· Kanzleimanagement
TeamDrive DAV: Unterwegs in der sicheren „Anwaltswolke“
| So komfortabel die digitalen Wolken auch sind, sie bergen für Berufsgeheimnisträger wie Rechtsanwälte oder Ärzte besondere Tücken. Der DAV und TeamDrive Systems haben gemeinsam eine besonders sichere Anwendung speziell für Anwälte entwickelt. Detlef Schmuck, Geschäftsführer und Mitgründer der TeamDrive Systems GmbH in Hamburg, fasst wichtige Details zu der speziellen Cloud-Lösung für Juristen zusammen. |
Frage: Warum ist die Lösung der TeamDrive Systems GmbH besonders sicher?
Antwort: Die sensiblen mandatsbezogenen sowie eigenen Daten der Kanzlei werden alle Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Verschlüsselung findet auf allen Geräten statt, also auch bei einem mobilen Zugriff via Smartphone und Tablet. Gespeichert werden alle Daten auf verschiedenen Systemen in einem Hochsicherheits-Datacenter auf Servern in einem Rechenzentrum unter Hoheit der T-Systems in Frankfurt. Damit ist sichergestellt: Es kann nichts verloren gehen.
Frage: Viele Nutzer sind reine Anwender und können häufig die verschiedenen Arten der Verschlüsselungen nicht unterscheiden. Wie sieht dies technisch konkret aus?
Antwort: Die Daten bleiben nicht nur bei der Übertragung in die Cloud verschlüsselt, sondern sind auch verschlüsselt auf dem Server abgelegt. Jeder „Space“, also der Ordner auf Ihrem PC, wird mit einem eigenen AES-256-Schlüssel verschlüsselt. Die Technik ist mit nahezu allen Betriebssystemen kompatibel: Kanzlei- oder Mandantendaten können sicher und zuverlässig über Windows, Mac OS X und Linux-Desktop-Clients sowie mobilen Geräten (iOS und Android) abgerufen und synchronisiert werden. Sämtliche Schlüssel werden automatisch von der Software generiert und bleiben ausschließlich unter Kontrolle der Anwälte. Um die Schlüsselverwaltung braucht sich der Anwalt aber nicht zu kümmern. So kann er sich vollständig auf seine Arbeit konzentrieren.
Frage: Welche weiteren Vorteile bietet die Cloud-Lösung dem Anwalt?
Antwort: Dadurch, dass Schriftsätze und Mandantenakten in der Cloud automatisch gespeichert sind, entsteht dort eine Datensicherung. Das bedeutet Back-ups, die den Anwalt zuverlässig vor einem Datenverlust schützen. Egal ob der Computer defekt ist, gestohlen wird oder durch Ransomware verschlüsselt wird ‒ der Anwalt hat sofort wieder Zugriff auf seine unversehrten Daten in der Cloud. Gerade kleine Anwaltskanzleien ersparen sich durch diese Datensynchronisation den eigenen Server in der Kanzlei und den Arbeitsaufwand regelmäßiger Backups.
Gleichzeitig haben alle Mitarbeiter der Kanzlei, ortsunabhängig immer und überall Zugriff auf Schriftwechsel und die synchronisierten Mandantenakten. Dabei ist es dem Anwalt freigestellt, ob er auf einem Tablet zu Hause oder bei Gericht seine Daten bearbeitet oder ob er per Webbrowser seine Dokumente einsieht und herunterlädt. So ist er mobil und kann auch seine Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten lassen.
Frage: Können Mandanten auf begrenzte Cloudbereiche zugreifen, z. B. um sich Schriftsatzentwürfe oder Formulare herunterzuladen bzw. diese für den Anwalt hochzuladen?
Antwort: Das ist möglich. Hierfür muss lediglich eine Datei mit einem verschlüsselten Link verschickt werden. Dann kann über jeden Browser auf diese Daten zugegriffen werden. Der Link kann jederzeit wieder deaktiviert werden. Der Mandant kann exakt auf die Daten zugreifen, die die Kanzlei zuvor freigibt, sozusagen einen „abgeriegelten“ Bereich der Cloud. Alternativ kann der Anwalt einen Datenraum, also einen Ordner, für den Mandanten freigeben. Darin können Mandant und Anwalt gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder Dokumente digital bereitgestellt werden. Die notwendige Softwarelizenz ist für den Mandanten kostenfrei.
Frage: Und auch E-Mail-Anhänge schlüpfen nicht durch das Sicherheitsnetz?
Antwort: Mithilfe eines MS Outlook-Add-ins von TeamDrive können sämtliche E-Mail-Anhänge immer automatisch verschlüsselt übertragen werden. Diese komfortable Funktion wird aufgrund der verschärften Anforderungen der DS-GVO von vielen Anwälten genutzt.
Frage: Wird das Angebot von der Anwaltschaft gut angenommen?
Antwort: Anwaltskanzleien im vierstelligen Bereich nutzen derzeit das Angebot , das der Anwaltverein für seine Mitglieder mit TeamDrive ausgehandelt hat.
Frage: Welche Kosten fallen an?
Antwort: Anwender zahlen 59,50 EUR zzgl. MwSt. pro Jahr. Darin eingeschlossen sind 10 GB Online-Speicher. Angeboten werden auch fünf Anwenderplätze mit 100 GB Online-Speicher für 299,00 EUR zzgl. Mwst. DAV-Mitglieder erhalten einen Rabatt von 30 Prozent auf den Listenpreis.
Frage: Von welchen technischen Erweiterungen können Nutzer bald profitieren?
Antwort: In den letzten zwei Jahren wurden viele Funktionen wie ein sicherer Webbrowser-Zugang zu den Daten oder das schon erwähnte Outlook-Add-in für sichere E-Mail-Anlagen entwickelt. Eine automatische Snapshot-Erstellung zum verbesserten Schutz gegen die Folgen von Sabotage und Ransomware sorgt dafür, dass Anwälte nach Cyberattacken mit wenigen Mausklicks wieder Zugriff auf alle unversehrten Daten erlangen. Neu hinzugekommen sind jetzt die Kontrolle von Aufbewahrungsfristen und konfigurierbare automatische Löschfunktionen. In den nächsten Monaten kommen dann noch digitale Briefkästen hinzu. Damit kann jeder Anwalt seinen Mandanten ein personalisiertes Portal bereitstellen, um Dateien und Fotos hochzuladen.
Frage: Welche innovativen Cloud-Funktionen werden künftig für Anwälte eine Rolle spielen?
Antwort: Die Herausforderung, der sich TeamDrive stellt, wird sein, die Prozesse der Arbeit mit den Daten und die Zusammenarbeit zwischen Anwalt und Mandat zu verbessern sowie zu vereinfachen. Sämtliche Einladungsprozesse, Aktivierungen und Verwaltungsprozesse für den Anwalt werden übersichtlicher und stark vereinfacht. TeamDrive verfügt über Schnittstellen, die eine Integration von KI-basierten Suchmaschinen ermöglichen. Hier besteht die Herausforderung, in Kooperationen mit Anbietern für fachspezifische Suchmaschinen und Fachdatenbanken, Mehrwertdienste sicher und datenschutzkonform zu integrieren. Sowohl seitens des Herstellers als auch der Kunden besteht ein großes Interesse, eine Schnittstelle betreffend das beA zu integrieren.
Weiterführende Hinweise
- Cloud-Kommentar: Sieger von morgen (FAZ, 3.3.19)
