19.12.2017 · Unternehmen

Software-Audits: Zulässigkeit, Grenzen, Folgen der Verweigerung

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von RA Sven Hunzinger, SBR Schuster & Partner Rechtsanwälte mbB, Düsseldorf

| Während es früher nur Großunternehmen traf, werden heute auch kleinere Unternehmen damit konfrontiert. Die Rede ist von Software-Audits, die nicht nur Microsoft oder Oracle, sondern alle großen Softwarehersteller durchführen (wollen). Man begegnet ihnen auch unter den Begriffen „Lizenzplausibilisierung“, „Lizenzüberprüfung“, „Vermessung“ oder „Nachprüfung der Vertragserfüllung“. Gemeint ist aber immer das Gleiche. Der Softwarehersteller will prüfen, ob die erworbene Software im vertraglichen Umfang genutzt wird oder möglicherweise eine Unterlizenzierung vorliegt. Im Folgenden wird geklärt, inwieweit der Kunde dem Druck der Softwarehersteller nachgeben muss. |

1. Am Anfang steht die Selbstauskunft

Dem Kunden wird zunächst erklärt, dass die Teilnahme an dieser Überprüfung keineswegs auf freiwilliger Basis erfolge, der Softwarehersteller hierzu aufgrund der vertraglichen Regelungen im Lizenzvertrag vielmehr verpflichtet sei. Meistens kommen die Kunden dieser Audit-Aufforderung des Softwareherstellers nach und beginnen zunächst damit, eine Selbstauskunft nach Wünschen des Softwareherstellers durchzuführen, die teilweise aus einer Excel-Tabelle („deployment summary“) aber mitunter auch aus einem vom Softwarehersteller bereitgestellten Software-Tool (Selbstvermessung) besteht.

Dieses interne Audit bereitet aber meist erhebliche Schwierigkeiten, da die Lizenzbedingungen der Softwarehersteller ständigen Änderungen unterliegen und oft unverständlich gestaltetet sind. Die Folge sind regelmäßig „Ungereimtheiten“ in der Selbstauskunft, die dann zum eigentlichen Software-Audit, nämlich einer Prüfung vor Ort in den Räumlichkeiten des Kunden führen. Im Rahmen dieser Vor-Ort-Prüfung ‒ meist durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ‒ wird dann jeder PC und jeder Server auf die tatsächliche und die vertragliche Nutzung abgeglichen. Das Ergebnis ist eine hohe Rechnung für aus Sicht des Softwareherstellers erforderliche Nachlizenzierungen und die Audit-Kosten.