· Fachbeitrag · Datenflut
Arbeitsentlastung durch effizientes Lesen
von Kommunikationstrainer Rolf Leicher, Heidelberg
| Die Menge der eingehenden Daten, die jeden Tag in der Kanzlei zu bewältigen ist, ist enorm. Ein effizientes Arbeiten wird dadurch erschwert, dass unnötige Zeit und Konzentration für das Lesen aufgewendet werden müssen. Erleichterung schafft ein „selektives Lesen“. Eine Arbeitsentlastung tritt ein, wenn Sie die Umstände der folgenden Checkliste beachten. |
1. Lesen Sie selektiv und trennen Sie nach der Relevanz
Beim selektiven Lesen wird unter Zeitdruck der Dateninhalt schnell erfasst und Wichtiges von Unwichtigem sofort getrennt. Es kommt also auf die Leseziele an, die sehr unterschiedlich sein können: informieren, bearbeiten, entscheiden. Bei der Bearbeitung einer Akte werden am besten Textstellen gleich markiert oder mit Randnotizen versehen. So werden die wesentlichen Punkte schneller wiedergefunden, und die Stellungnahme gegenüber dem Mandanten wird erleichtert. Dennoch gilt es, ein ständiges Zurückspringen der Augen auf Textstellen zu vermeiden. Eine solche sogenannte Regression erfordert zu viel Konzentration wie auch Zeit und ruft Irritationen hervor.
Checkliste / Erfolgreiches Aktenstudium |
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2. Richtiges Lesetempo finden: Schnell ist nicht immer gut
Eine hohe Lesegeschwindigkeit führt nicht immer zu schnellerem Erfolg. Durch sie kommt es oft zur oberflächlichen Aufnahme des Textes, die ein doppeltes Lesen nötig macht. Oft weiß ein Schnell-Leser nach der Lektüre nicht mehr genau, was er überhaupt gelesen hat. Allerdings können die Augen pro Minute über 5.000 Wörter erfassen, und das Gehirn kann diese Informationen auch problemlos verarbeiten. Regelmäßig ist es also eine Unterforderung, nur 250 Wörter in der Minute zu lesen.
FAZIT | Ein hohes Lesetempo erfordert zwar volle Konzentration. Eine entsprechende Aufmerksamkeit ist aber möglich. Die gelesenen Informationen können auch bei hohem Tempo gut aufgenommen werden, sofern man bereit ist, ein hohes Maß an Konzentration aufzuwenden. Durch ein zu geringes Lesetempo kann sogar die Gefahr bestehen, sich ablenken zu lassen, wodurch die Aufmerksamkeit leidet. Finden Sie Ihr individuelles Tempo. |
Auch der Bürostuhl beeinflusst indirekt Ihre Aufnahmefähigkeit. Nach DIN 4550, 4551 soll die Sitztiefe 38 bis 44 cm betragen und die Sitzbreite 40 bis 48 cm. Ein Bürostuhl sollte von 42 bis 53 cm höhenverstellbar sein, ebenso die Rückenlehne von 17 bis 23 cm über dem Sitz. Synchronmechanik unterstützt das dynamische Sitzen und verhindert Rückenschmerzen. Der optimale Bürostuhl muss das Körpergewicht beim Sitzen abfedern und in der niedrigsten Einstellung noch einen Restfederweg besitzen. Außerdem ist es wichtig, dass die Rückenlehne bis zu den Schulterblättern reicht. Sie muss im Lendenwirbelbereich in jeder Sitzposition den Rücken gut abstützen. Die ideale Breite der Rückenlehne beträgt 36 bis 48 cm. Sie sollten Ihre Sitzhaltung überdies so oft wie möglich wechseln.
PRAXISHINWEIS | Komplizierte juristische Fachbegriffe, über die der Mandant nachdenkt, führen bei ihm zur Leseunterbrechung. Denn auch Mandanten leiden unter der täglichen Datenflut. So sind Sie auch als Texter einer Information verantwortlich für eine angenehme Lektüre. Das Verständnis des Textes und auch die innerliche Zustimmung des Lesers fördern die Textaufnahme. |
