08.04.2015 · Fachbeitrag · Effektives Arbeiten

Leichter Umgang mit Word-Feldfunktionen

von Claudia von Wilmsdorff, Fachautorin und Trainerin, Speyer

| Der gekonnte Umgang mit Feldfunktionen in Microsoft Office Word erspart viel lästige Tipparbeit. Die Felder machen manuelle Eingaben unnötig und unterstützen beim Automatisieren. Wie Sie die Feldfunktionen im Kanzleialltag praxisnah einsetzen, veranschaulicht dieser Beitrag mit Beispielen aus der Version Word 2013. |

1. Felder sind Platzhalter für sich ändernde Daten

Haben Sie sich einmal gefragt, warum in gespeicherten Briefen nach dem erneuten Öffnen das falsche Datum steht? Wieso erscheinen im Schriftsatz kryptische Formeln im Stil von {PAGE \* Arabic \* MERGEFORMAT}? Das hängt mit Feldern zusammen. Felder sind Platzhalter für unterschiedliche Elemente. Sie liefern Ergebnisse wie Datum oder Seitenzahl. Verwenden Sie Datum, Fußnoten, Seitenzahlen, Nummerierung, Verweise oder ein Inhaltsverzeichnis, arbeiten Sie bereits mit Feldern. Word kennt etwa 80 verschiedene Funktionen. Die alphabetische Liste kann nach Kategorien geordnet werden. Sie finden die Feldfunktionen unter „Einfügen“, „Text“, „Schnellbausteine“ und dem Befehl „Feld“.

Oft werden Felder auf anderen Wegen eingefügt: Drücken Sie probehalber „Alt“+ „Umschalt“+ „D“. An der Cursorposition wird das Datum eingesetzt. Andere Möglichkeit: Wählen Sie „Einfügen“, „Text“, „Datum und Uhrzeit“. Belassen Sie den Haken im Kontrollkästchen „Automatisch aktualisieren“. Oder: Sie klicken in einer geöffneten Kopfzeile auf „Kopf- und Fußzeilentools“, „Entwurf“, „Einfügen“, „Dokumentinfo“ und wählen hier z.B. „Autor“. In allen Fällen fügt Word keinen bloßen Text ein, sondern eine Feldfunktion.