· Fachbeitrag · Kanzleiumzug
Das Vier-Stufen-System: Erste Maßnahmen
von Rechtsanwaltsfachangestellter Christian Noe, B.A., Leipzig
| Der Aufbruch in neue Büroräume oder eine Kanzleitrennung kann zur Herkulesaufgabe werden. Kern eines gelungenen Umzugs ist die reibungslose Kommunikation des Adressenwechsels und die schnelle Wiederaufnahme des Kanzleibetriebs. Wie Sie dies mit dem bewährten Vier-Stufen-System vorausschauend und zeitsparend organisieren und so Hektik und Fallstricke vermeiden, zeigt Ihnen dieser Beitrag ‒ beginnend mit Stufe 1. |
1. Wichtige Vorprüfungen
Zu den wichtigsten Punkten, die Sie vorab prüfen sollten, gehören die folgenden drei Positionen. Sie erscheinen auf den ersten Blick vielleicht als selbstverständlich. Erfahrungsgemäß können sie aber in der Hektik des Alltags vergessen werden und, wenn nicht gar zu Schlimmerem, zumindest zu unnötigem Stress führen:
- Sehen Sie noch einmal den alten Mietvertrag durch. Hier müssen Sie vor allem die Kündigungsfristen beachten.
- Notieren Sie sich für den Abschluss des neuen Mietvertrags unbedingt Ihre Einzugsdaten.
- Prüfen Sie, ob Telefon- und Internetanschlüsse in Ihrer neuen Kanzlei verfügbar sind.
2. Gut organisiert: Ihr „Umzugszirkel“
Für das Gelingen der Umzugsorganisation ist eine Auflistung auf einem DIN-A4-Blatt mit allen Personen und deren telefonischen/E-Mail-Kontaktdaten sinnvoll, mit denen ein ständiger Austausch gewährleistet sein muss. Das ist Ihr „Umzugszirkel“. Hier sollten Sie einbeziehen:
- Bürovorsteher/-leiter (er muss u.a. für den kontinuierlichen Informationsfluss an das Personal sorgen),
- Assistenz: Wählen Sie einen Kanzleiangestellten aus, der Daten erfasst, Dokumente zusammenträgt und einen Umzugskalender erstellt, der die Punkte der folgenden Checklisten umfasst und ‒ nach Bedarf ‒ unter Umständen tagesaktuell ergänzt,
- Spedition (Ansprechpartner für alle Einzelheiten bis zum Umzugstag),
- aktueller Vermieter (Kündigung, Räumlichkeiten-Abnahme und Übergabeprotokoll),
- neuer Vermieter (bzw. deren Bevollmächtigte, Hausmeister oder -verwaltung) und
- Steuerberater.
TIPP | Fragen Sie frühzeitig im Kollegenkreis, zum Beispiel bei Treffen im Gericht oder Anwaltverein, nach deren Umzugserfahrungen und verlässlichen Speditionen. |
Checkliste / Stufe 1 ‒ drei bis vier Monate vor dem Umzug |
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3. Kanzleikommunikation ‒ Augen auf!
Der sensibelste Zweig bei den Umzugsvorbereitungen ist die umgehende Verfügbarkeit der Telefon- und Internetkommunikation im neuen Büro. Mit der folgenden Drei-Schritte-Regel sind Sie auf der sicheren Seite:
- 1.Stellen Sie Umzugsaufträge bei Ihrem Internet- und/oder Telefondienstleister frühzeitig (ca. zwei Monate vor dem Umzugstag). Vergewissern Sie sich unbedingt, dass in den neuen Räumen Telefon-, DSL- und Internetverbindung via Kabel technisch möglich sind und den gewünschten Übertragungsgeschwindigkeiten entsprechen.
- Verlassen Sie sich dabei nicht auf die sogenannten „Verfügbarkeitschecks“ auf den Webseiten der Anbieter. Diese können unzuverlässig sein!
- Vergewissern Sie sich beim Vermieter, der Deutschen Telekom oder ‒ alternativ ‒ bei Nachbarn oder benachbarten Geschäften, dass Telefon- und Internetanschluss problemlos funktionieren.
- 2.Im Zweifelsfall: Lassen Sie sich die technische Verfügbarkeit von Telefon und schnellen DSL-Anschlüssen im Mietvertrag vom Vermieter schriftlich zusichern.
- 3.Notieren Sie, einen Termin für ein oder zwei Wochen vor dem Einzugstag mit einem Servicetechniker des alten/neuen Anbieters in den neuen Räumen zu vereinbaren.
- Zu diesem Zeitpunkt sollte die Stromversorgung sichergestellt sein. Prüfen Sie mit dem Techniker, ob die Leitungen sowie evtl. neue Hardware funktionieren. Nehmen Sie dabei ein eigenes Laptop mit. Bauen Sie die Internetverbindung auf, testen Sie die Geschwindigkeit, schließen Sie ein Telefon an und wählen Sie testweise mit Ihrem Handy die neue Büronummer. Dies sollte problemlos innerhalb weniger Minuten durchzuführen sein.
4. Aktenvernichtung
Wer umzieht, sollte sich von Altlasten trennen. Daher gilt:
- Ermitteln Sie die Aktenbestände, die nicht mehr der Aufbewahrungsfrist unterliegen. Veranlassen Sie eine vorschriftsmäßige Vernichtung dieser Bestände (professionelle oder eigenhändige Aktenvernichtung).
- Gleiches gilt für veraltete Kanzleiliteratur, also Kommentare, Zeitschriftensammlungen und Bücher. Sortieren Sie frühzeitig aus und führen Sie sie dem Altpapier zu.
- Vereinbaren Sie eine Sperrmüllabholung nach dem Umzugstag.
Weiterführender Hinweis
- In einer der nächsten Ausgaben von „Anwalt und Kanzlei“ werden wir über die professionelle Vernichtung von Kanzleiakten berichten.
