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Juristische Online-Datenbanken: Suchfunktionen und Wissensmanagement
von Christian Rekop, LL.M., Leiter Online-Datenbanken und Fachmedienberatung, Hans Soldan GmbH, Essen
| Inhaltsangebot und Kostenaufwand spielen bei der Entscheidung für die individuell richtige Online-Datenbank eine große Rolle ( AK 14, 193 ). Entscheidend ist aber auch, welche Suchmöglichkeiten die Plattformen zur Verfügung stellen und wie mit dem erzielten Ergebnis umgegangen werden kann. Der Beitrag vergleicht beck-online, JURION und juris. |
1. Volltext- und Fundstellensuche: So suchen Sie effizient
Die ideale Volltextsuche ist schnell, vollständig, präzise und verfügt über eine intelligente Relevanzsortierung der Trefferliste.
a) Suchgeschwindigkeit: juris sucht am schnellsten
Eine Google-Suche nach „Datenbank“ und „Verwertungsrecht“ liefert in 0,53 Sekunden eine Trefferliste. Der Zeitabstand zwischen dem Absenden der Suche und einer Anzeige der Trefferliste ist in den kommerziellen juristischen Online-Datenbanken höher. Die von uns durchgeführten Tests ergaben folgende Rangliste in puncto Suchgeschwindigkeit:
- 1. juris
- 2. beck-online
- 3. JURION
b) Vollständigkeit und Präzision der Suche
Eine Trefferliste ist vollständig, wenn alle verfügbaren Dokumente mit Relevanz zur Suchanfrage gelistet werden und präzise, wenn Dokumente ohne Relevanz nicht gelistet werden. Relevante Dokumente sind natürlich nicht nur solche, die die Suchbegriffe exakt in der eingegebenen Form beinhalten. Auch Dokumente mit Flexionen und Wortvarianten der eingegeben Suchbegriffe sind relevant. Damit möglichst alle relevanten Dokumente gefunden werden, muss die Suchanfrage von der Suchmaschine also mit bestimmten Verfahren bearbeitet werden.
Das Erkennen von Grundformen beziehungsweise die Rückführung eines Suchbegriffs auf seinen Wortstamm und die anschließende Generierung sämtlicher Wortvarianten ermöglicht eine höhere Vollständigkeit der relevanten Dokumente. Das Rechercheergebnis der Suchbegriffe „Datenbank“ und „Verwertungsrecht“ sollte also gleich dem der Suchbegriffe „Datenbanken“ und „Verwertungsrechte“ sein. Damit sämtliche Wortvarianten berücksichtigt werden, müssen Wortkompositionen in ihre Einzelwörter zerlegt werden (z.B.: Datenbankhersteller in Datenbank und Hersteller). Diese rein linguistischen Verfahren zur Erhöhung der Vollständigkeit werden künftig durch semantische Elemente erweitert, sodass ein Suchbegriff auch bedeutungsgleiche Worte oder Wortgruppen im Dokument erfasst.
PRAXISHINWEIS | Nutzern von beck-online, JURION und juris ist aktuell trotz fortschreitender Technik bei der Wahl der Suchbegriffe zu raten, weniger und einfache, statt mehr und komplexe Begriffe einzugeben. Denn heute werden weder alle Wortvarianten erkannt, noch ist zeitnah eine hundertprozentige Erfassung der Semantik einer Suchanfrage gewährleistet. |
Zwar droht bei einer drei- bis vierstelligen Trefferanzahl der Informationsüberfluss. Doch die Filtermöglichkeit nach Publikationstyp oder Rechtsgebiet hilft, die Trefferzahl zu reduzieren, und die Relevanzsortierung macht eine Antwort auf die Suchanfrage unter den ersten Treffern sehr wahrscheinlich. Die Relevanzsortierung ist in juristischen Online-Datenbanken voreingestellt und kann in eine Sortierung nach Datum geändert werden. Die Datumssortierung ist vor allem für Rechtsprechung bedeutsam, da auf diese Weise eine aufgegebene oder neue Rechtsprechung schnell erkennbar ist. Relevanzkriterien sind z.B. die relative Häufigkeit des Vorkommens eines Suchbegriffs in einem Dokument, der Wortabstand mehrerer Suchbegriffe oder die Position des Suchbegriffs (z.B. in der Überschrift, im Leitsatz, am Anfang des Dokuments).
Das Auffinden von Fundstellen gelingt besonders schnell, wenn die Suche die jeweilige Fundstelle als solche erkennt. Statt einer Trefferliste wird direkt das beschriebene Dokument angezeigt oder, im Fall von Aktenzeichen, eine überschaubare Anzahl von Treffern, die sich unmittelbar mit der entsprechenden Entscheidung auseinandersetzen. In beck-online und in juris werden Aktenzeichen, Zeitschriftenfundstellen, Paragrafen und Artikel als Fundstelle interpretiert. Juris zeigt bei der Suche nach Normen neben dem Schnellzugriff auf die Norm zusätzlich eine Trefferliste an. In JURION wird jede Suchanfrage zunächst als Volltextsuche durchgeführt. Jedoch werden eingegebene Fundstellen generell auf Platz eins einer Trefferliste sortiert. Einige Suchanfragen lösen, über die genannten Fundstellen hinaus, in beck-online und juris einen Filter aus, z.B. die Eingabe eines Gerichts oder Zeitraums. Im Vergleich hat beck-online jedoch die meisten Interpretationen für Filter vorgesehen. So weist die Datenbank jedem Werk einen Filterbegriff zu. Die Suche nach „Schmidt“ und „Pensionsrückstellung“ löst z.B. eine Volltextsuche nach „Pensionsrückstellung“, beschränkt auf den EStG-Kommentar von Schmidt, aus. Die Eingabe „Strafrecht“ aktiviert einen Rechtsgebietsfilter.
PRAXISHINWEIS | Wer sich anfangs mit den Eigenheiten der jeweiligen Suche auseinandersetzt, kann in der täglichen Arbeit dauerhaft Zeit sparen. Im Vergleich der Systeme ist beck-online am deutlichsten auf eine juristische Suche, die sämtlichen Publikationstypen gerecht wird, zugeschnitten. |
2. Automatisierte Suche bieten alle drei Datenbanken an
Sie sind als Rechtsberater verpflichtet, die Rechtsprechung der Instanzgerichte und das Schrifttum einschließlich der Aufsatzliteratur heranzuziehen, wenn ein Rechtsgebiet „in der Entwicklung begriffen und (neue) höchstrichterliche Rechtsprechung zu erwarten ist“ (für einen Steuerberater BGH NJW 09, 1593).
Um diese Entwicklung zu überwachen, können einmal gespeicherte Suchanfragen automatisch in einem bestimmten Intervall wiederholt werden. Das jeweilige Ergebnisdelta in der Trefferliste wird dem Nutzer per E-Mail mitgeteilt. Beck-online bezeichnet diese wertvolle Funktion als „Suchauftrag“. Der Nutzer hat die Möglichkeit, sich für bis zu zwölf Monate über neue Treffer informieren zu lassen. Das Ende des Suchauftrags sollte im Auge behalten werden, da ein zeitlich unbegrenzter Auftrag nicht möglich ist. Die E-Mail-Benachrichtigung erfolgt nur an die vom Nutzer hinterlegte Adresse. Anders bei JURION und juris: Hier können die Suchaufträge für unbestimmte Zeit erteilt werden, und auch die E-Mail-Adresse kann für jeden Suchauftrag variiert werden.
3. Aktenfunktionen
Beck-online, JURION und juris verfügen über Aktenfunktionen, die dem Nutzer die Zuordnung recherchierter Dokumente zu Akten erlauben. Die Akten müssen zunächst angelegt werden. In beck-online können neben der Vergabe eines Aktenzeichens Informationen wie Sache, Anspruchsart, Gegenstandswert oder Instanzen angegeben werden. In juris kann schlicht ein Aktenzeichen und in JURION eine sogenannte Merkliste angelegt werden.
PRAXISHINWEIS | Im Unterschied zur Arbeit mit gedruckter Fachliteratur erwirbt der Nutzer einer juristischen Online-Datenbank die Inhalte nicht, sondern er mietet sie. Dazu mietet er eine entsprechende Rechercheplattform. Am Ende des Mietverhältnisses verliert der Nutzer die Zugriffsmöglichkeit auf sämtliche Inhalte - auch auf die angelegten Akten auf den Anbieterservern. Nicht nur deshalb sollten relevante Rechercheergebnisse besser in dem unmittelbaren und dauerhaften Einflussbereich der Kanzlei abgespeichert werden. |
4. Verschaffen Sie Kollegen Zugang zu den Such-Ergebnissen
Ihr Wissensmanagement sollte ermöglichen, dass die Rechercheergebnisse auch für Folgefälle verwendet werden können. Sie sollten in einem zentralen Ablageort, jenseits der Fallakte, gespeichert werden. Die Ergebnisse stammen in der Regel aus kostenpflichtigen Online-Datenbanken, aber auch aus freien Informationsquellen im Internet oder gescannten Printinhalten. Der Ablageort sollte für jeden Berufsträger der Kanzlei zugänglich sein und eine logische Taxonomie aufweisen, z.B. nach Rechtsgebieten.
PRAXISHINWEIS | Im einfachsten Fall schaffen Kanzleien dazu eine Ordnerstruktur, die z.B. über die Windows Search von allen Berufsträgern nach Dokumenten durchsucht werden können. Alternativ existiert hierfür spezielle Software. JURION ermöglicht z.B. das Durchsuchen eigener Dokumente in einer Software für den gesamten juristischen Bearbeitungsprozess (E-Akte, AK 14, 194). |
