11.12.2013 · Fachbeitrag · Recruiting

Wegweiser für ein gut vorbereitetes Vorstellungsgespräch und die Einarbeitungszeit

von Sina Töpfer ‒ Inhaberin TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT ‒ Recruiting / Beratung / Coaching / Konfliktklärung, Hamburg

| Das Vorstellungsgespräch ist unerlässlich, um den möglichen neuen Mitarbeiter richtig einzuschätzen und kann nur mit gutem Konzept erfolgreich geführt werden. Vorrangig bewirbt sich zwar der Kandidat bei Ihnen. Jedes Vorstellungsgespräch ist aber auch eine Werbung für Ihre Kanzlei. Wie Sie planvoll in ein Gespräch gehen, sichere Entscheidungen treffen und als Arbeitgeber in den ersten Tagen punkten, lesen Sie im folgenden Beitrag. |

1. So punkten Sie als Arbeitgeber im Gespräch

Zunächst sollten Sie sich die Bewerbung auf Folgendes durchsehen:

Rechtschreibung/Grammatik,

Vollständigkeit (Stimmigkeit von Anlagen und Lebenslauf),

Gehalts- und Eintrittstermin und

Unstimmigkeiten (Lücken, Widersprüche).

Bevor das Gespräch beginnt, sollten Sie sich zudem im Klaren sein, welche Informationen Sie in das Gespräch einbringen möchten, z.B.:

Vorstellung Ihrer Person und der Kanzlei,

Beschreibung des Arbeitsplatzes/Tätigkeitsbereichs,

kollegiales Umfeld,

Einarbeitung,

Rahmenbedingungen (Gehalt/Urlaub/Sonderkonditionen) und

Forderungen und Förderungen (Zielvereinbarungen/Feedbackgespräche/Seminare/Weiterbildungen).

Sind Sie sich dieser Punkte bewusst, steht einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch nichts mehr im Weg. Die wichtigsten Phasen zeigt diese Checkliste:

Checkliste / Gesprächsleitfaden
Phase 1 ‒ Begrüßung und Gesprächseröffnung: Welchen ersten Eindruck macht der Bewerber?

Phase 2 ‒ Vorstellung des Bewerbers: Lassen Sie ihn seinen Lebenslauf schildern, berichten, was für seine berufliche Weiterentwicklung entscheidend war und beschreiben, wie er mit herausfordernden Situationen umgeht.

Phase 3 ‒ Vertiefungsphase: Fragen Sie, warum sich der Kandidat gerade in Ihrer Kanzlei bewirbt. Erkunden Sie, wie der Bewerber auf die Nachfrage nach den eigenen Stärken und Schwächen reagiert. Wo sind seine Motivation, seine Lernfähigkeit und seine Kompetenz herausragend?
Phase 4 ‒ Vorstellung der Kanzlei und der Position: Finden Sie heraus, ob der Bewerber informiert und interessiert ist. Zeigt er eine positive Einstellung zur Kanzlei, zur Branche und wirtschaftlichen Ausrichtung der Kanzlei?

Phase 5 ‒ Prüfen von Verhaltensweisen und Fallbeispielen: Konfrontieren Sie den Bewerber mit problematischen oder komplexen Situationen aus der Praxis. Ist er in der Lage, sie zu bewältigen? Wie kommt er zu einer Lösung? Erkennen Sie, dass seine Vorgehensweise auf Erfahrungen beruht?

Phase 6 ‒ Fragen des Bewerbers: Beobachten Sie, ob der Bewerber Fragen vorbereitet hat und ob diese zielführend sind.

Phase 7 ‒ Gesprächsabschluss: Sprechen Sie Rahmenbedingungen (soziale Leistungen, Arbeitsvertrag, Gehaltsrahmen, Eintrittstermin) und die weitere Vorgehensweise an. Bitten Sie den Bewerber, aus seiner Sicht nochmals die wichtigsten Punkte zusammenzufassen. Der neue Mitarbeiter sollte deutliches Interesse an einer Einstellung kundtun. Fragen Sie sich selbst, ob seine Persönlichkeit, Fähigkeiten und sein Interesse die optimale Ausfüllung der Position erwarten lassen.

2. Die wichtigsten Schritte nach dem Gespräch

Die nächsten Schritte, sobald feststeht, wer Ihr neuer Mitarbeiter werden soll, sind Folgende:

mündliche Zusage,

Arbeitsvertrag aufsetzen und per Post in zweifacher Ausfertigung mit der Bitte um die schnellstmögliche Rücksendung eines unterschriebenen Exemplars versenden,

Wiedervorlage dafür setzen, gegebenenfalls erneut beim Kandidaten nachfragen, wann mit der Rückgabe des Vertrags zu rechnen ist (dies hat höchste Priorität, weil die künftige Mitarbeit erst nach Vorlage des unterschriebenen Vertrags sicher ist) und

nachdem der unterschriebene Vertrag vorliegt:

- Absage an die anderen Bewerber

- Löschung veröffentlichter Anzeigen etc.

Damit sich der neue Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag zum einen willkommen fühlt und zum anderen alle Voraussetzungen gegeben sind, ihm einen reibungslosen Arbeitsstart zu ermöglichen, sind bestimmte Handlungsschritte notwendig. Ein gelungener Start des neuen Mitarbeiters beschleunigt Ihren gemeinsamen Erfolg in der Kanzlei und spricht sich herum. Zudem überzeugen Sie als Arbeitgeber mit guter Führungsfähigkeit.

Haken Sie die Punkte der folgenden Übersicht mit den wichtigsten Schritten ab, an die Sie denken sollten. Die Liste lässt sich ‒ angepasst an die konkreten Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei ‒ verkürzen oder erweitern.

Übersicht: Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters
	Erledigt
E-Mail-/Intranet-Ankündigung in der Kanzlei über den Start
Absprache mit direkten Kollegen/innen, Übergabe, Einarbeitung
IT-Absprache (neuen User hinterlegen, E-Mail-Adresse, Zugriffsrechte, Telefondurchwahl, Signatur etc., Einführung am ersten Tag)
Haustechnik, Türschild
Schlüssel und Übergabeprotokoll bereitlegen
Willkommensmappe zusammenstellen
Klären, wer den Empfang des neuen Mitarbeiters übernimmt
Klären, wer zum Mittagessen am ersten Arbeitstag mit dem neuen Mitarbeiter bereit ist
Wer übernimmt die Vorstellungsrunde innerhalb der Kanzlei?
Einladung Betriebsausflug/Weihnachtsfeier (Aufnahme des Mitarbeiters in E-Mail-Verteiler etc., Überlegung, ob er schon zu Feiern vor seinem Arbeitsbeginn eingeladen wird)
Aktualisierung der internen Telefonliste, Urlaubslisten usw.
Aktualisierung der Website
Meldung an Lohn-Buchhaltung, Steuerberater, Versicherungen
Meldung an Nahverkehr, wenn darüber Kanzleioptionen abgeschlossen sind (z.B. Jobticket)
Anlegen einer Personalakte
Wiedervorlage am ersten Arbeitstag: Hat Mitarbeiter Lohnsteuerkarte, Gesundheitszeugnis, Arbeitserlaubnis abgegeben?
Wiedervorlage am ersten Arbeitstag: Meldepflichten nachkommen (Rentenversicherungsanstalt, eventuell Agentur für Arbeit etc.)

Eine Begleitung in den ersten Tagen bedeutet, dass Sie Präsenz zeigen. Erkundigen Sie sich bei dem neuen Mitarbeiter, ob alles in Ordnung ist oder ob er eine Hilfestellung benötigt. Sammeln Sie Feedback von den Kollegen, sodass Sie sich über Ihren persönlichen Eindruck hinaus ein umfassenderes Bild verschaffen können. Fragen Sie den Mitarbeiter unbedingt nach positiven oder negativen Eindrücken und gehen Sie diesen Dingen anschließend nach.

Innerhalb der Probezeit sollte in jedem Fall ein Termin mit dem Mitarbeiter (etwa zum Mittagessen) stattfinden. Dieser Termin wird dafür genutzt, Feedback zu geben/einzuholen. Sprechen Sie in diesem Termin offen an, dass sich die Probezeit dem Ende zuneigt. Wenn Sie bis zu diesem Zeitpunkt mit dem Mitarbeiter zufrieden sind, ist dieses Gespräch eine Art Formalie, die Ihnen allenfalls hilft, herauszufinden, ob der Mitarbeiter auch an einer Fortführung des Arbeitsverhältnisses interessiert ist. Sehen Sie aber keine Veranlassung für eine Fortführung des Arbeitsverhältnisses, sollte dieses Gespräch in der Probezeit nicht beim Mittagessen, sondern in Ihrem Büro stattfinden.

Weiterführender Hinweis