01.03.2016 · Fachbeitrag · Aufbewahrungsfrist

Diese Unterlagen können Sie nun vernichten

von StB Dipl.-Kauffrau Vera Frey, Schwerte

| Im Laufe der Zeit werden die Archive immer voller. Daher stellen Sie sich stets wieder die Frage: Welche Unterlagen können vernichtet werden? Der Beitrag liefert eine Übersicht, was Sie nun vernichten können. |

1. Steuer- und Handelsrecht als Grundlage

Die geschäftlichen Unterlagen von Unternehmen sind nach zwei Rechtsgrundlagen, nämlich dem Steuer- und Handelsrecht, aufzubewahren. Dabei stimmen die Vorschriften größtenteils überein. Da die steuerrechtlichen Bestimmungen für den betrieblichen Alltag allerdings meistens relevanter sind, wird im Folgenden ausschließlich auf die steuerrechtlichen Vorschriften eingegangen.

§ 147 AO regelt Einzelheiten zu den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Zudem finden sich z. B. im UStG speziellere Regelungen. Nach § 147 AO müssen Sie zehn Jahre aufbewahren: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen und ergänzende Organisationsunterlagen, Lageberichte, Rechnungen sowie Buchungsbelege. Seit 1.1.16 können Sie somit die Unterlagen vernichten, die aus 2005 stammen oder älter sind. Für folgende Nachweise gilt nur eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten Briefe sowie sonstige Unterlagen, die steuerrechtlich bedeutend sind. Sie können nun vernichtet werden, wenn sie 2009 oder zuvor erstellt wurden.