01.07.2005 | Projektmanagement, Teil 2

Der Projektablauf anhand eines Beispiels

Im ersten Teil dieser Beitragsserie hatten wir die Vorgehensweise beim Projektmanagement im Krankenhaus aufgezeigt („Chefärzte Brief“ Nr. 6/2005, S. 11 ff.). Im nun folgenden zweiten Teil möchten wir Ihnen den geplanten Ablauf eines Projekts an Hand eines Beispiels darstellen. Hierzu haben wir die Organisation und Durchführung eines größeren Kongresses gewählt. Einige der dargestellten Methoden sind für diese Aufgabe sicherlich zu aufwendig – sie lassen sich jedoch gut darstellen und dann auf andere Planungen übertragen.  

Erster Schritt: Festlegung der Projektziele

Von besonderer Bedeutung für den Erfolg eines Projekts ist die exakte Festlegung der Projektziele. Ein häufiges Problem sind unklare Zielvorgaben. So könnte auch eine professionelle Veranstaltungsorganisation mit dem Auftrag „Organisieren Sie doch mal den diesjährigen Kongress unserer Fachgesellschaft“ nicht sehr viel anfangen.  

Bevor Sie als Chefarzt einen Projektauftrag vergeben, sollten Sie sich sehr genau überlegen, was Sie haben möchten. Wenn Sie zum Beispiel unter anderem die marketingwirksame Darstellung Ihrer Klinik mit dem Treffen erreichen wollen, muss dies in den Zielen auch angegeben werden. Dabei hat sich bewährt, einen schriftlichen Projektauftrag zu vergeben. Dazu ein Beispiel:  

Projektbezeichnung: Geben Sie dem Projekt einen kurzen, unverwechselbaren Namen „Organisation des Jahreskongresses der Fachgesellschaft“  

Projektinhalt: Was soll alles erledigt werden?  

„Organisation des Kongresses, Aufgaben ... “  

Projektleiter: Wer koordiniert die Arbeit?  

„OA Dr. Schulze“  

Projektbeteiligte: Wer soll helfen?  

„Dr. Schmidt, Fr. Meier, Fr. Müller“  

Projektumfeld: Wer ist vom Projekt betroffen?  

„Klinikleitung, Wissenschaftssekretariat, Küche, Hausdienste“  

Geplante Termine: Welche Termine sind einzuhalten?  

„10. - 12.10. 2005 Kongress“  

Zwischentermine: Welche Teilaufgaben müssen bis wann abgeschlossen sein?  

„6. 7. 2005: Einladungsversand – 31. 8. 2005: Auswahl der Redner“  

Projektbeginn: Wann starten die Arbeiten?  

„21. 6. 2005  

Projektende: Wann müssen die Arbeiten abgeschlossen sein?  

„4. 10. 2005“  

Zeitressourcen: Welchen Anteil der normalen Arbeitszeit darf das Projektteam für die Projektarbeit verwenden?  

„2 Stunden pro Woche“  

Geplantes Budget: Wieviel Geld steht zur Verfügung?  

„Industrie-Sponsoren: 5.000 Euro“  

Auftraggeber: Wer ist der Auftraggeber?  

„CA Prof. Dr. Heinemann“  

Experten: Wer steht für besondere Aufgaben außerdem zur Verfügung?  

„Küchenchef: Catering – Kulturamt: Rahmenprogramm“  

 

Änderung von Zielen nur in Ausnahmefällen

Achten Sie unbedingt darauf, den Inhalt des Projekts genau zu beschreiben. Neben der ungenauen Definition der Aufgabe besteht ein häufiges Problem darin, dass die Ziele während des laufenden Projekts geändert werden. Das wird sich zwar nicht immer vermeiden lassen, wenn auf aktuelle Entwicklungen reagiert werden muss, sollte aber wirklich nur in Ausnahmefällen geschehen. Auch das Setzen von unrealistischen Zielvorgaben ist bei der Planung von Aufgaben oft zu beobachten. Insbesondere bei Zeitvorgaben darf nicht zu eng kalkuliert werden.