01.01.2006 | Praxiswissen kompakt

Betriebskosten: Typische Fehler vermeiden

von RiAG Ulf Börstinghaus, Gelsenkirchen

Bei mietrechtlichen Mandaten gilt es, immer wieder vorkommende Fehler zu vermeiden. In Fortsetzung der Beiträge aus MK 05, 70 und 82, stellen wir daher typische Fälle vor und zeigen, wie Sie Risiken erkennen und beseitigen.  

Richtig abrechnen

Die Betriebskostenabrechnung muss auch für einen juristischen und betriebswirtschaftlichen Laien verständlich sein. Der Umfang der Rechnungslegungspflicht bemisst sich nach dem Grundsatz der Zumutbarkeit, also nach einer sinnvollen Relation zwischen Arbeits- und Zeitaufwand des Vermieters einerseits und schutzwürdigen Interessen des Mieters andererseits. Entscheidend sind hier folgende Punkte:  

Checkliste: Die 5 wichtigsten Grundsätze richtiger Abrechnung

1. Erstellen der Abrechnung: Den Vermieter trifft die Abrechnungspflicht. Diese Pflicht entsteht nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Derjenige, der zu diesem Zeitpunkt tatsächlich Vermieter ist, muss über den ganzen Abrechnungszeitraum abrechnen. Vereinbarungen über den wirtschaftlichen Besitzübergang betreffen nur das Innenverhältnis zwischen Verkäufer und Erwerber und haben keinen Einfluss auf das Verhältnis zum Mieter. Geht das Eigentum während des Abrechnungszeitraums über, muss der Erwerber über den gesamten Abrechnungszeitraum abrechnen. Umgekehrt bleibt die Abrechnungspflicht bei einem Vermieterwechsel nach Ende des Abrechnungsjahrs beim Veräußerer und geht nicht gemäß § 566 BGB auf den Erwerber über. Ist die Zwangsverwaltung über das Grundstück angeordnet, muss der Zwangsverwalter über die Betriebskosten abrechnen und zwar auch über Zeiträume, die vor der Beschlagnahme des Grundstücks lagen. Erfolgt die Abrechnung durch einen Vertreter, ist § 174 BGB entsprechend anwendbar.

2. Adressat: Richtiger Adressat ist der Mieter. Die Abrechnung muss also an ihn gerichtet sein. Bei einer Personenmehrheit muss allen Mietern gegenüber abgerechnet werden. Eine Betriebskostenabrechnung, die nur an einen von zwei Mietern gerichtet wurde, ist also nicht ganz unwirksam, sondern entwickelt nur gegenüber den Mietern keine Wirkung, an die sie nicht adressiert war.

3. Abrechnungseinheit: Aus der Abrechnung muss ersichtlich sein, dass sie die Wohnung des Mieters betrifft. Bei der Abrechnung nach Wirtschafts- oder Abrechnungseinheiten muss auch die betreffende Wirtschafts- oder Abrechnungseinheit angegeben werden. Problematisch ist hier die Zulässigkeit einer solchen Abrechnung, wenn im Mietvertrag dazu keine Vereinbarungen getroffen wurden (BGH NZM 05, 737, Abruf-Nr. 052479).

4. Abrechnungszeitraum: Ferner muss der Abrechnungszeitraum angegeben werden. Dieser darf max. 12 Monate betragen. Eine Unterschreitung ist bei vertraglicher Vereinbarung zulässig. Beim Vermieterwechsel während des Abrechnungszeitraums ist eine Verkürzung bis zum Zeitpunkt des wirtschaftlichen Besitzübergangs oder bis zur Eigentumsumschreibung nicht zulässig.

5. Notwendige Angaben: Soweit keine besonderen Abreden vorliegen, verlangt die Rspr. folgende Mindestangaben (BGH NJW 92, 573, NZM 05, 13; s.o., S. 9):

• Zusammenstellung der Gesamtkosten,

• Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel,

• Berechnung des Anteils des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Praxishinweis: Problematisch sind der Vorwegabzug bei teilgewerblicher Nutzung und die Angabe der Vorauszahlungen. Lösung: Es sind alle Kosten aufzunehmen und anschließend ist der Vorwegabzug vorzunehmen und zu erläutern. Anzugeben sind die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen und nicht die Sollvorschüsse. Zusätzliche Erläuterungspflichten können sich aus dem Gebot der Wirtschaftlichkeit ergeben (zum Vorwegabzug demnächst Kinne in MK 2/06).

 

Besonderheiten bei der Einhaltung der Abrechnungsfrist beachten

Die Abrechnungsfrist von einem Jahr gilt jetzt nicht nur für öffentlich geförderten, sondern auch für freifinanzierten Wohnungsbau (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Abrechnung muss in dieser Frist dem Mieter zugehen. Beweispflichtig für den Zugang ist der Vermieter. Kann der Vermieter aber die ordnungsgemäße Absendung an die richtige Anschrift beweisen und behauptet der Mieter, die Abrechnung nicht erhalten zu haben, hat der Vermieter die Fristüberschreitung nicht zu vertreten, wenn er die Abrechnung später, z.B. im Prozess, nochmals übersendet.