So ermitteln Sie ersparte Aufwendungen

Abrechnung gekündigter Verträge – Teil III

von Dipl.- Ing. und Architekt Klaus D. Siemon, ö.b.u.v. Sachverständiger für Leistungen und Honorare der Architekten, Osterode

Im dritten Teil unserer Beitragsserie zur leistungsgerechten Abrechnung vorzeitig gekündigter Verträge geht es um das Thema „Abzug ersparter Aufwendungen“. Ihre ersparten Aufwendungen müssen Sie immer konkret ermitteln und vom Gesamthonorar abziehen, wenn die „60/40- Klausel“ nicht anzuwenden ist. Das ist relativ oft der Fall.

Nicht mehr erbrachte Vertragsleistungen abrechnen

Wir erinnern uns: Bei unverschuldet gekündigten Planungsverträgen dürfen Sie wirtschaftlich nicht schlechter gestellt werden als ohne Vertragskündigung. Sie können also die vertraglich vereinbarte Gesamtvergütung abrechnen. Davon müssen Sie abziehen

Aufwendungen, die Sie infolge der Kündigung erspart haben, sowie
Erträge, die Sie durch anderweitige Verwendung der Arbeitskrafterworben haben oder böswillig zu erwerben unterlassen haben.

In der Praxis spielen die ersparten Aufwendungen eine wichtige Rolle. In Einzelfällen wird die anderweitige Verwendung der Arbeitskraft noch Bedeutung erlangen. Das böswillige Unterlassen anderweitigen Erwerbs kommt in der Praxis dagegen so gut wie nie vor.

Grundsätze zur Ermittlung ersparter Aufwendungen

Ersparte Aufwendungen sind Kosten, die Sie durch die Kündigung des Auftraggebers bei dem in Frage stehenden Projekt konkret eingespart haben. Sie müssen also die ersparten Aufwendungen nur für die nicht mehr erbrachten Vertragsleistungen nachvollziehbar darlegen.

Falls der Auftraggeber behauptet, dass Sie höhere ersparte Aufwendungen haben, als Sie diese in der Honorarrechnung ausgewiesen haben, muss er das beweisen. Um ihm eine sachgerechte Interessenwahrung zu ermöglichen, müssen Sie die Grundlagen Ihrer Angaben zu den ersparten Aufwendungen darstellen. Ihre Angaben müssen genauso prüfbar bzw. nachvollziehbar sein wie die Honorarrechnung ansonsten auch. Es ist aber nicht erforderlich, dass Sie bürointerne Angelegenheiten, wie zum Beispiel Ihr Inhabergehalt offenbaren.

Eingesparte Personalkosten

Es ist Ihnen nicht zuzumuten, dass Sie nur wegen der Kündigung eines Planungsvertrags Mitarbeiter entlassen, allein um Aufwendungen zu ersparen und damit den Auftraggeber zu entlasten. Das ist durch die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) festgezurrt. Die für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiter werden also so weiterbezahlt als wenn der Auftrag abgewickelt würde. Nicht zu den ersparten Aufwendungen zählen auch weiterlaufende Gehälter für Sie als Inhaber, Beiträge zu Ihrer Alterssicherung, gesetzliche und freiwillige Abgaben für technische und kaufmännische Mitarbeiter sowie weiterlaufende Kosten für Fort- und Ausbildung des Personals.

Beachten Sie: Wenn es eine sinnvolle Möglichkeit gibt, die Mitarbeiter für andere Aufgaben einzusetzen, sollten Sie das tun und bei den ersparten Aufwendungen ehrlich absetzen. Man darf durch eine Kündigung nicht schlechter gestellt werden, aber auch nicht besser.

Hatten Sie beabsichtigt, den Auftrag mit freien Mitarbeitern abzuwickeln, gehören diese dann nicht mehr anfallenden Kosten zu den ersparten Aufwendungen. Voraussetzung ist jedoch, dass der Vertrag mit dem freien Mitarbeiter vorzeitig beendet werden kann. Ersparte Kosten freier Mitarbeiter oder Subplaner müssen Sie auf den gekündigten Vertrag bezogen ermitteln. Ein allgemein aus der Vergütung der HOAI berechneter durchschnittlicher Stundensatz ist keine tragfähige Grundlage für diese Berechnung, also nicht prüffähig.

Unser Tipp: Ein 1-Personen-Büro hat bei einer vorzeitigen Kündigung außer projektbezogenen Verbrauchsgütern (Papier, Stiften, Druckerpatronen usw.) keine ersparten Aufwendungen.

Einsparung von Sachkosten

Auch bei den Sachkosten gilt: Als erspart gelten nur Kosten, die durch die Kündigung konkret nicht mehr anfallen. Das sind zum Beispiel ersparte Skizzenpapiere und Zeichenmittel, Stifte, Druckerpatronen usw. Projektunabhängige Sachkosten wie allgemeine Bürokosten, Dienstfahrzeug, Akquisition oder Telefonanlage laufen dagegen durch, ohne dass durch die vorzeitige Kündigung Einsparungen auftreten. Diese Kosten gehören somit nicht zu den ersparten Aufwendungen.

Auch bei den Sachkosten müssen Sie die ersparten Aufwendungen (hier unabhängig von der Bürogröße) nachvollziehbar auflisten, fachgerecht bewerten und zusammenfassen. Es reicht, wenn Sie die Kosten so aufstellen wie in unserem Beispiel auf der Seite 14.

Wichtig: Nebenkosten nach § 7 HOAI gehören nicht zu den Sachkosten. Sie sind also bei den ersparten Aufwendungen nicht zu berücksichtigen. Für den gekündigten Vertragsteil fallen Nebenkosten in der Regel ohnehin nicht mehr an. Sollten Nebenkosten jedoch auch nach Kündigung unabdingbar sein, müssen Sie diese gesondert nachweisen und bei den Leistungen des gekündigten Vertragsteils im Rahmen der Nebenkosten abrechnen.

Ersparte Aufwendungen in der Regel unter 40 Prozent

Aus der bisherigen Betrachtung zeigt sich als Nebeneffekt, dass die gute alte 60/40-Regel gar nicht so gut war. Sie sollten also gar nicht versuchen, danach abzurechnen. Die ersparten Aufwendungen liegen nämlich fast immer deutlich unter 40 Prozent des Resthonoraranspruchs (also des nach Kündigung anfallenden Honorars). In vielen Fällen kann davon ausgegangen werden, dass für den gekündigten Vertragsanteil rund 90 Prozent des vereinbarten Honorars anfallen und nur 10 Prozent zu den ersparten Aufwendungen zählen.

Ersparte Aufwendungen bei Generalplanung oder Subplanern

Hatten Sie für die Auftragsabwicklung einen oder mehrere Subplaner vorgesehen, ist allein das Vertragsverhältnis zum Subplaner relevant. Der Subplaner muss mit Ihnen ordnungsgemäß abrechnen. Sie sind in diesem Fall der Auftraggeber.

Anderweitige Verwendung der Arbeitskraft

Anderweitigen Erwerb müssen Sie als Planungsbüro nachvollziehbar und ohne Widerspruch zu den Vertragsumständen angeben. Dazu gehören vor allem so genannte Ersatzaufträge. Im Zuge der Honorarabrechnung müssen Sie darlegen, um welche Ersatzaufträge Sie sich bemüht haben. Diese Bemühungen müssen nicht von Erfolg gekrönt gewesen sein. Sie belegen aber, dass Sie sich um Ersatzaufträge bemüht haben. Das kann der Auftraggeber von Ihnen erwarten.

Keine Ersatzaufträge sind Aufträge, um die sie sich ohnehin bemühen und die Sie auch ohne Kündigung parallel abgewickelt hätten. Diese Aufträge dürfen nicht zur Schmälerung Ihres Honorars aus dem gekündigten Vertrag herangezogen werden. Hier ist also klar zu differenzieren. Da Freiberufler nicht nur acht Stunden pro Tag arbeiten, kann der Auftraggeber nicht automatisch von Ersatzaufträgen ausgehen, wenn Sie einen anderen Auftrag angenommen haben. In mittleren und großen Planungsbüros ist das Thema Ersatzaufträge deshalb fast keines, weil temporäre Überbelastungen öfter auftreten.

Richtig ist, dass nur solche Aufträge als anderweitiger Erwerb angesehen werden, die Sie anstelle des gekündigten Auftrags angenommen haben. Bei der derzeitigen Konjunkturlage dürften Ersatzaufträge aber kaum auftreten.

So gehen Sie in der Praxis vor

Gehen Sie bei einem gekündigten Vertrag in zwei Schritten vor:

Halten Sie den Stand der Vertragserfüllung zum Kündigungsstichtag nachprüfbar fest (ersparte Aufwendungen werden nur vom Honorar für den nach Kündigung liegenden Leistungsteil abgezogen).
Ermitteln Sie dann die ersparten Aufwendungen für den Teil der Leistungen, die Sie nicht mehr erbracht haben. Diesen Betrag müssen Sie von Ihrem Resthonoraranspruch abziehen.

Unser Tipp: Sie müssen die ersparten Aufwendungen nicht nach Leistungsphasen ordnen. Es reicht eine Gliederung nach Personal- und Sachkosten. Diese Aufstellung muss nachprüfbar sein. Bei den Personalkosten reicht es, wenn Sie die ersparten Aufwendungen nach Stundenzahl und Stundenkosten berechnen. Bei den Sachkosten sollten Sie dagegen ins Detail gehen, damit die Prüfbarkeit gewahrt ist.

Unser Service: Damit Sie sich in der Praxis etwas leichter tun, haben wir auf der nächsten Seite eine Muster- Abrechnung konzipiert.