01.02.2008 | Tipps für den Jahresabschluss

Steuern sparen mit einer Rückstellung für Aufbewahrungskosten von Unterlagen

Ihr Geschäftsjahr 2007 ist gut gelaufen? Dann freut das nicht nur Sie, sondern auch Ihr Finanzamt. Ihre Devise sollte lauten, dem Fiskus nur das zu geben, was ihm auch zusteht. Vor allem in punkto Rückstellungen für die Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wird in der Praxis noch Steuer-Spar-Potenzial verschenkt.  

Grundsätzliches

Nach dem Handels- und Steuerrecht müssen Unternehmer Geschäftsunterlagen je nach Art sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, Abschlüsse festgestellt oder Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Für die Verpflichtung zur Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen muss eine Rückstellung gebildet werden. Dieses Pflicht trifft auch Freiberufler,  

• die freiwillig bilanzieren oder

• aufgrund ihrer Rechtsform hierzu verpflichtet sind.

Rechtsgrundlagen

§ 249 Absatz 1 Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt vor, dass in Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden ist. Diese handelsrechtliche Verpflichtung gilt wegen des Maßgeblichkeitsgrundsatzes auch für die Steuerbilanz. Dies betrifft etwa die Kosten  

• für Jahresabschlüsse mit den dazugehörenden Unterlagen, Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen über zehn Jahre und

• für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, über sechs Jahre.

Die Höhe der Rückstellung ist mit dem Betrag auszuweisen, der bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung nach den Verhältnissen am Bilanzstichtag wahrscheinlich zur Erfüllung notwendig ist.  

01.02.2008 |