26.06.2008 | Umgang mit einem Luxusproblem
Ablehnung von Aufträgen: So halten Sie sich potenzielle Auftraggeber gewogen
Sicher, es ist ein Luxusproblem. Aber es gibt es. Manche Büros sind derzeit so gut im Geschäft, dass sie Aufträge ablehnen müssen. Auch dabei sollten Sie professionell und kundenorientiert vorgehen. Das erreichen Sie am besten durch eine intensive mündliche wie schriftliche Kommunikation.
1. Persönliches Gespräch
Wir empfehlen Ihnen, Ihrem Auftraggeber persönlich die Gründe zu erläutern, warum Sie den Auftrag nicht annehmen können. Das können Sie telefonisch tun. Besser ist es, wenn Sie Ihren Auftraggeber persönlich aufsuchen, wenn die räumliche Distanz es zulässt. Vermeiden Sie aber auf alle Fälle eine rein schriftliche Absage.
2. Schriftlich nachfassen
Fassen Sie das Gespräch anschließend in einem Brief noch einmal zusammen. Bedenken Sie: Wer schreibt, der bleibt. Ihr Auftraggeber wird Sie dadurch in guter Erinnerung halten. Und das wollen Sie ja: Dass er beim nächsten Projekt wieder bei Ihnen anklopft.
Musterabsageschreiben
| Sehr geehrte Damen und Herren (Auftraggeber), wir wissen es sehr zu schätzen, dass Sie das Projekt ... mit unserem Planungsbüro realisieren wollten. Wie ich Ihnen in unserem Gespräch am ... auch schon erklärt habe, hätten wir den Auftrag sehr gern angenommen. Leider sind wir war aber derzeit kapazitätsmäßig nicht in der Lage, das Projekt ordnungsgemäß abzuwickeln. Deshalb haben wir uns schweren Herzen dafür entschieden, die Planungsaufgabe nicht anzunehmen.
Als Treuhänder unserer Auftraggeber stellen wir an uns selbst hohe Ansprüche an die Planung und Bauleitung der Baumaßnahme. Unter den gegebenen Umständen war es nicht 100-prozentig sicherzustellen, dass wir Ihnen unsere Leistungen in der gewohnten Qualität erbringen hätten können. Da aber eine ordnungsgemäße Projektabwicklung und damit die Zufriedenheit unserer Kunden für uns oberste Priorität genießt, bitten wir Sie um Verständnis für diese Entscheidung.
Wir würden uns aber natürlich sehr freuen, wenn Sie beim nächsten Projekt wieder auf unser Büro zukommen. Dafür im voraus vielen Dank. Mit freundlichen Grüßen .... Architekt/Ingenieur |
Unser Service: Sie finden das Schreiben zur indviduellen Anpassung in „myIWW“ (www.iww.de) im „Online-Service“ unter „Musterschreiben“ – Stichwort: „Kundenkontakte“.
