Matthias Zühlke: „mobile first, simple first, agil ‒ effiziente Workflows sind die Maßstäbe bei der Digitalisierung unseres Büros“

| Wie gehen Büros in Corona-Zeiten vor? Können neue Methoden wie Agil+Lean“ und Tools die Arbeit erleichtern? Für PBP sprach Edgar Haupt, Dipl.-Ing. im Fachbereich Architektur und Leiter des Lehrgangs „Agil + Lean im Planungsbüro 5.0“ ( https://www.agiles-planungsbuero.de ) mit Matthias Zühlke, Architekt und Geschäftsführender Partner, Maas und Partner Architekten, Münster. |

Redaktion: 30 Jahre Maas und Partner ‒ als einer der jungen Partner stehen Sie für die Entwicklung des Neuen Arbeitens in Ihrem Büro. Digitalisierung ist dabei sicher ein zentrales Motto. Wie gehen Sie diese an?

Matthias Zühlke: Gute Architektur zu verwirklichen, ist natürlich auch in Zukunft die Leitlinie unseres Schaffens. Wie wir diese qualitätsvoll und effizient erreichen, das ist die Frage, die mich bewegt. Also, welche Tools und welche Arbeitsweisen bringen oder versprechen den größten Erfolg ‒ sei es beim Entwerfen oder im Projektmanagement.

Redaktion: „Versprechen“ ist ein spannendes Stichwort. Sie gelten ja als sehr experimentierfreudig. Sie und Ihre Mitarbeiter testen fortlaufend, welche Instrumente zu Ihrer Arbeit passen.

Matthias Zühlke: Ja, genau. Allerdings testen wir nicht um des Testens willen. Wir sind vielmehr immer auf der Suche nach Tools und Programmen, die unsere Workflows optimal unterstützen. Das betrifft alle Bereiche: von BIM, Ausschreibung, Controlling und Büromanagement, über Cloud und Datenmanagement, Bauleitung, Aufgabenorganisation, Kommunikation intern und extern, bis zum Skizzieren, Notieren ...

Redaktion: Klingt nach viel Aktion neben der Projektbearbeitung und vielleicht auch nach viel Unruhe ...?

Matthias Zühlke: Wenn schon Unruhe, dann eine positive. Das Testen und Ausprobieren steht für eine gesunde Neugier. Und die ist Kennzeichen unserer Unternehmenskultur. Alle Mitarbeiter wollen ihre Arbeit gut machen und sollen Freude dabei haben. Neue Ideen dazu und Verbesserungsvorschläge nehmen wir sofort auf. Dieses Mitgestalten stärkt die Identifikation und auch das Verantwortungsbewusstsein jeden Mitarbeiters. Das verstehen wir unter agilem Arbeiten.

Redaktion: Wie kann man sich das denn konkret vorstellen?

Matthias Zühlke: Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass wir nicht ständig alles in Frage stellen. Wir nutzen auch Basis-Anwendungen, die lange Zeit Bestand haben. So sind wir sehr zufrieden mit dem Workflow und der Effizienz unserer Zeichenprogramme und der Projektentwicklung. Sobald sich allerdings Probleme ergeben, stellen wir jedes Programm in Frage und suchen nach Neuem.

Dazu haben wir ein festes Test-Team, bestehend aus meiner Person und einem IT-ler. Dazu kommt ein Spezialist für die jeweilige Anwendung, z. B. aus dem Brandschutz oder der Bauleitung. Testphasen dauern zwischen zwei und vier Wochen. Anhand von Checklisten analysieren wir die Nützlichkeit und den Workflow. Anschließend wird über den breiten Einsatz entschieden.

Redaktion: Und lohnt sich das?

Matthias Zühlke: Wir können es uns gar nicht leisten, mit für uns ungenügender Software zu arbeiten. Und wir dürfen zudem technisch nicht hinter der Zeit zurückbleiben oder gar abgehängt werden. Das Testen in der kleinen Gruppe kostet natürlich Zeit und Geld ‒ ist allerdings eine gute Investition. Inhaltlich und wirtschaftlich ist es allemal besser, im kleinen Vieles zu testen, als etwa im umfänglichen Rollout Programme einzuführen, die sich dann schon bald als nicht passend erweisen.

Redaktion: Ihr Maßstab ist ja Effizienz in der Projektabwicklung. Was sind da Ihre Leitlinien?

Matthias Zühlke: Das sind im Wesentlichen drei. Erstens „mobile first“. Technisch werden Pad und Stift auch im professionellen Bereich immer mehr Bedeutung bekommen. Außerdem möchten wir möglichst alles von überall machen können. Des weiteren „simple first“. Der einfachste Workflow intern und mit Externen ist eben der Beste. Schließlich „agil“. Das heißt für uns besagte Neugier, vor allem aber am Puls der Zeit zu sein, die optimale Performance in jedem Arbeitsschritt zu haben und auch Fehler direkt auszumerzen, uns zeitnah zu verbessern.

Redaktion: Innerhalb eines Büros lässt sich da sicher Einiges bewegen. Wie funktioniert denn die digitale Zusammenarbeit mit den zahlreichen anderen Beteiligten?

Matthias Zühlke: Wir müssen leider feststellen, dass die Baubranche in der Digitalisierung insgesamt noch nicht sehr weit ist. Fortschrittlich in Sachen BIM und Kommunikation erleben wir einige TGA-Büros, insbesondere in großen Projekten. Und die Behörden ermöglichen zumindest vielfach einen digitalen Bauantrag. Die meisten Bauherren sind übrigens sehr aufgeschlossen, mitunter technisch gut aufgestellt.

Redaktion: Corona zwingt uns gerade intensiv zur Zusammenarbeit über die Ferne, neudeutsch „Remote“. Doch Digitalisierung heißt ja nicht nur Homeoffice und Videokonferenz.

Matthias Zühlke: Zunächst sehen wir uns in unserer Haltung „mobil first“ bestätigt. Unsere Mitarbeiter sind an „Remote“ gewöhnt. Das zahlt sich besonders in diesen Zeiten aus. Bei allen misslichen Umständen werden wir jetzt in kurzer Zeit Fortschritte in der gesamten digitalen Kette machen.

Für uns geht Digitalisierung jedoch heute schon weiter. Wir nutzen in einigen Projekten algorithmisches Planen und Augmented Reality. Wir überprüfen Entwürfe mit VR-Brillen in 3D-Räumen, wir lassen den Computer Stellplätze zählen oder Türlisten pflegen, wir nutzen Apps, um das Geschehen auf der Baustelle nachzuhalten ...

Auch halten wir engen Kontakt mit den Hochschulen, so gestalten wir im Sommersemester einen Kurs im Bereich „Climate Responsive Design“. Wir setzen dabei auf Daten basierendes Entwerfen (Data-Based Design). Da geht sicher noch viel mehr. Wir freuen uns drauf.

Weiterführende Hinweise

• Mehr zum Thema „Agil+lean im Planungsbüro 5.0“ und dem entsprechenden Lehrgang finden Sie hier: www.agiles-planungsbuero.de

• Den Erfahrungsbericht von Kristian Bochnick „Klare Workflows fördern Eigenständigkeit und Sicherheit in Büro und Homeoffice“ finden Sie auf pbp.iww.de → Abruf-Nr. 46487141.

• Auch Sie haben die (notgedrungene) Digitalisierung gemeistert und wollen Kollegen an Ihren Erfahrungen teilhaben lassen? Dann schicken Sie uns eine E-Mail mit Kurzberichten über Ihre Erfahrungen zu Tools und Arbeitsweisen. Gerne rufen wir Sie auch zu einem Interview an. Wir freuen uns über Ihre Nachricht an pbp@iww.de.