· Fachbeitrag · Satzungsrecht
Das sehen die neuen Regeln zur hybriden und zur virtuellen Beschlussfassung vor
von Rechtsanwältin und Steuerberaterin Dr. Eva-Maria Kraus, Assoziierte Partnerin, Flick Gocke Schaumburg Partnerschaftsgesellschaft mbB, Bonn
| Die Sonderregelungen für virtuelle Sitzungen des Stiftungsvorstands, eines Stiftungsrats, Kuratoriums, Beirats oder sonstigen Organs der Stiftung waren nach mehrfacher Verlängerung zum 31.08.2022 ausgelaufen. Jetzt hat der Gesetzgeber durch eine Ergänzung des BGB eine dauerhafte Möglichkeit zur digitalen Beschlussfassung geschaffen ‒ allerdings ohne Rückwirkung. SB stellt Ihnen die neuen Regelungen vor. |
Sonderregelungen zur digitalen Beschlussfassung bewährt
Digitale und hybride Sitzungen gehören seit knapp drei Jahren zum Alltag vieler Stiftungen. Möglich machte dies eine vorübergehende pandemiebedingte Sonderregelung. Danach konnten Organe ‒ in Abweichung zu der regulären Gesetzeslage ‒ Beschlüsse in digitaler Form fassen. Eine Satzungsregelung oder eine Zustimmung aller Organmitglieder war nicht erforderlich. Nachdem die Sonderregelung seit 01.09.2022 nicht mehr gilt, hat der Gesetzgeber nun endlich reagiert und mit der Ergänzung des § 32 BGB eine dauerhafte Regelung geschaffen. Am 09.02.2023 hat der Bundestag das Gesetz in der Fassung der Beschlussempfehlung des Rechtsausschusses (BT-Drucksache 20/5585, Abruf-Nr. 233843) beschlossen.
Neu: Generelle Zulässigkeit von hybriden Sitzungen
Die Neuregelung sieht vor, dass künftig jeder Verein ohne Satzungsermächtigung hybride Mitgliederversammlungen durchführen kann. Über die Verweisungen in § 28 und § 86 BGB bzw. § 84b BGB n. F. gilt dies auch für Sitzungen der Vereins- und Stiftungsvorstände sowie anderer Organe.
Die Entscheidung, ob eine hybride Sitzung oder eine Präsenzsitzung durchgeführt wird, obliegt dem Einberufungsorgan, sofern die Satzung keine andere Regelung vorsieht. Bei einer hybriden Sitzung können die Teilnehmer selbst entscheiden, ob sie digital oder vor Ort teilnehmen.
PRAXISTIPP | Wenn zukünftig zu einer Sitzung eines Stiftungsorgans eingeladen wird, hat der Einladende ‒ vorbehaltlich einer abweichenden Satzungsvorgabe ‒ die Wahl, ob er zu einer Präsenzsitzung einlädt oder zu einer hybriden Sitzung. Entscheidet er sich für eine hybride Sitzung, muss er in der Einladung angeben, wie die Mitglieder des Organs ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können. Anders als noch im Gesetzgebungsverfahren diskutiert, können neben Videokonferenztechnik auch alle anderen elektronischen Kommunikationsmittel verwendet werden, sodass z. B. auch die Teilnahme per Telefonkonferenz oder Chat möglich ist. |
Neu: Rein virtuelle Sitzungen nach Beschluss
Neben hybriden Sitzungen sind auch rein virtuelle Sitzungen möglich, allerdings nur, wenn die Mitglieder des betroffenen Organs dies durch Beschluss vorsehen. Eine Aufnahme in der Satzung ist nicht erforderlich. Der Beschluss ist mit der für einfache Beschlüsse vorgesehenen Mehrheit zu fassen, also in der Regel mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
PRAXISTIPP | Es empfiehlt sich, bei der nächsten Organsitzung einen Beschluss darüber zu fassen, ob das Berufungsorgan ermächtigt wird, künftig auch zu rein virtuellen Versammlungen einzuladen. Im Unterschied zur hybriden Sitzung müssen dann alle Teilnehmer virtuell teilnehmen. Der Beschluss kann für einzelne oder alle künftigen Sitzungen gelten. Enthält die Satzung bereits eine Regelung, wonach eindeutig rein virtuelle Sitzungen möglich sind, muss kein Beschluss gefasst werden. Existiert eine Geschäftsordnung, kann dies auch dort geregelt werden. Ist für die Erstellung und Änderung der Geschäftsordnung allerdings nicht das Organ selbst zuständig, muss zusätzlich von dem betroffenen Organ ein Beschluss über die Zulässigkeit der virtuellen Sitzung gefasst werden. |
Keine Erleichterungen für schriftliche Umlaufbeschlüsse
Die pandemiebedingten Erleichterungen in Bezug auf schriftliche Beschlussfassungen außerhalb von (virtuellen/hybriden/Präsenz-)Sitzungen wurden nicht ins BGB übernommen. Hier gilt also weiter die seit 01.09.2022 wieder geltende Vor-Corona-Rechtslage. Sprich: Schriftliche Umlaufbeschlüsse sind nur zulässig, wenn dies die Satzung vorsieht oder alle Mitglieder zustimmen.
PRAXISTIPP | Sollen künftig auch im schriftlichen Umlaufverfahren Beschlüsse ohne Zustimmung aller Organmitglieder gefasst werden können, muss dies weiterhin in der Satzung vorgesehen werden. |
Keine Rückwirkung
Die ursprünglich vorgesehene Rückwirkung zum 01.09.2022, die eine nahtlose Anknüpfung an die pandemiebedingten Erleichterungen bedeutet hätte, wurde leider nicht umgesetzt. Die Neuregelung tritt stattdessen am Tag nach der Verkündung in Kraft. Das soll noch im März der Fall sein.
PRAXISTIPP | Mangels Rückwirkung der Neuregelung bleibt es bei der „Lücke“ zwischen Auslaufen der pandemiebedingten Erleichterungen und dem Inkrafttreten der Neuregelung. Organbeschlüsse, die seit dem 01.09.2022 in digitaler Form gefasst wurden, sind daher nichtig, wenn es an einer Satzungsermächtigung bzw. Zustimmung aller Mitglieder fehlte. Diese Beschlüsse müssen daher wiederholt werden, was nach Inkrafttreten der Neuregelung im Rahmen einer hybriden Sitzung möglich ist. |
