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Optimierung der Praxisstruktur: 10 Tipps für unternehmerisches Denken und Handeln
von Anita Koschny, Dental Consulting, Bayreuth
| Um eine Zahnarztpraxis erfolgreich zu führen, benötigen Sie neben einer exzellenten Fachkompetenz als Zahnarzt auch die Fähigkeit, unternehmerisch zu denken und zu handeln. Das Zahnmedizinstudium indes vermittelt nur die zahnmedizinische Fachkompetenz. Daher überlassen immer noch zu viele Praxisinhaber ihre unternehmerischen Entscheidungen dem Zufall. Die folgenden Tipps sind weder neu noch abschließend. Wer sich aber im Praxisalltag daran hält ‒ sei es als Einsteiger oder als Etablierter ‒, erfüllt die wesentlichen Voraussetzungen für den Erfolg der eigenen Zahnarztpraxis. |
1. Leben Sie in der Mitarbeiterführung eine klare Linie vor
Mitarbeiter benötigen zur Erledigung von Aufgaben klare, eindeutige Vorgaben. So können sie ihr Arbeitsvolumen wirtschaftlich erledigen, weil klar ist, wann eine Aufgabe richtig oder nicht richtig bzw. vollständig erledigt wurde. Fehlt eine klare Linie, hat dies fatale Folgen für Arbeitsweise des Teams: Jeder erledigt seine Aufgabe so, wie er es für richtig hält. Manches wird doppelt, anderes gar nicht erledigt. In der Praxis kommt es zur Gruppenbildung: Ein Teil übernimmt mehr Verantwortung als notwendig, ein anderer Teil entzieht sich dieser, wo nur möglich. Das schadet sowohl dem Praxisklima als auch dem Praxisergebnis.
PRAXISTIPP | Nehmen Sie als Praxisinhaber eine Vorbildfunktion ein. Sie können nur das fordern, was Sie selbst vorleben (ZP 12/2016, Seite 10). |
2. Strukturieren Sie die Praxisabläufe, aber nicht zu sehr
Zur erfolgreichen Praxisführung gehören strukturierte Arbeitsabläufe. Hier können zwei Extreme entstehen: keine Organisation und zu viel Organisation. Klare Strukturen und Abläufe sind für die meisten Praxen zwar spätestens seit Einführung der QM-Pflicht kein Fremdwort mehr, jedoch sind diese selten auf wirtschaftlichen Erfolg der Praxis abgestimmt. Klare Vorgaben und Regeln schaffen Zeit und Raum für Neues, geben Sicherheit und Klarheit. Aber: Sind zu viele Vorgaben und Regeln vorhanden, so können diese genau das Gegenteil bewirken: Aus Angst, etwas zu vergessen, wird für die Aufgabe mehr Zeit als üblich benötigt. Halten Sie daher die Abläufe in allen Bereichen klar, aber einfach geregelt. Leben Sie auch hier eine klare Linie vor!
3. Seien Sie vorsichtig mit Personaleinsparungen
Wer die Kosten senken will, indem er Personal einspart, handelt riskant. Denn: Eine Praxis steht und fällt mit ihrem Personal! Ohne qualifizierte Mitarbeiter können Sie Ihr etabliertes Praxisangebot nicht halten und selbst gesteckte (oder gesetzlich vorgegebene) Qualitätsstandards i. d. R. nicht (mehr) erfüllen. Daher hat eine Personaleinsparung zwei Seiten: Weniger Personalkosten bedeuten i. d. R. auch weniger Gesamteinnahmen (ZP 11/2014, Seite 16).
MERKE | Bekannte Aussagen wie „Die Abrechnungskraft macht ja keinen Umsatz” mögen z. T. stimmen, denn die Abrechnungskraft hat ja vor allem administrative und organisatorische Aufgaben zu erledigen. Aber: Eine gute Abrechnungskraft ist im Idealfall als Praxismanagerin das Bindeglied zwischen Team und Praxisinhaber. Sie optimiert die organisatorischen Strukturen in der Praxis, kalkuliert Heil- und Kostenpläne, kennt die zahnärztliche Abrechnung und kann diese entsprechend umsetzen. So trägt sie maßgeblich zur Produktivität der Praxis und zur Steigerung des Praxisergebnisses bei. |
4. Hinterfragen Sie alt eingefahrene Strukturen
Ein eingespieltes Praxisteam, das seit vielen Jahren zusammenarbeitet, hat viele Vorteile, birgt aber auch manche Gefahren: Eingefahrene Strukturen können ein Hindernis für weiteres Wachstum und wirtschaftlichen Erfolg sein. Die Devise: „Das haben wir schon immer so gemacht” hat selten dazu beigetragen, hinderliche Abläufe neu und optimal zu gestalten. Da der „frische Wind” von außen fehlt, werden Arbeitsabläufe selten kritisch hinterfragt. Das Prozedere in der Praxis wird für allgemeingültig gehalten.
Wenn Sie auch nur im Geringsten den Eindruck haben, dass etwas nicht so läuft wie es soll, werden Sie aktiv. Von entscheidender Bedeutung ist dabei, Veränderung dem Team nicht „überzustülpen“, sondern das Team im Sinne des Veränderungsmanagements (Change Management) ins Boot zu holen (ZP 11/2014, Seite 16).
PRAXISTIPP | Es kann z. B. sinnvoll sein, die Privatliquidation (Rechnungen, Heil- und Kostenpläne) von einem externen Abrechnungsdienstleister auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Wirtschaftlichkeit überprüfen zu lassen. In vielen Fällen werden Praxisberatungen sogar mit staatlichen Zuschüssen gefördert. Mehr dazu in der ZP-Sonderausgabe „Fördermittel für die Zahnarztpraxis“, online unter iww.de/zp (bei „Downloads“ → Sonderausgaben). |
5. Nutzen Sie Einsparpotenziale!
Auch wenn Ihre Praxis gut läuft und Sie prinzipiell keine finanziellen Sorgen plagen, gilt: Schaffen Sie Rücklagen für Unerwartetes und für Investitionen, für die Sie keinen Bankkredit aufnehmen wollen. Wie wichtig dieser Grundsatz ist, zeigen aktuell die coronabedingten Honorarausfälle bei Zahnärzten. Prüfen Sie daher regelmäßig Ihre laufenden Praxisausgaben. Einsparpotenziale gibt es vor allem bei
- Wareneinkauf (ZP 07/2017, Seite 9; ZP 12/2016, Seite 6),
- Versicherungen (ZP 10/2016, Seite 17),
- Telefon- und Internetanbietern sowie
- Gebühren für Bankkonten.
Wenn Sie Ihre Ausgaben erstmals überprüfen, gehen Sie die Bankkonten des letzten vollständigen Kalenderjahres Buchung für Buchung durch. Nutzen Sie dabei die folgende Checkliste.
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6. Berücksichtigen Sie den Stundenkostensatz Ihrer Praxis
Bei Ihrer Honorarkalkulation und -planung geht es u. a. darum, zu welchem Preis Sie Zuzahlerleistungen (z. B. Prophylaxe) anbieten. Dafür sind aus betriebswirtschaftlicher Sicht allein Ihre Praxiskosten maßgebend. Genauer gesagt geht es um den individuellen Stundenkostensatz, d. h. um die Kosten, die eine Stunde Praxisbetrieb verursacht. Um kostendeckend zu arbeiten, müssen Sie in einer Stunde Praxisbetrieb mindestens den gleichen Betrag an Umsatz erwirtschaften. Um Gewinne zu erzielen, muss der Umsatz entsprechend höher ausfallen. Den Stundenkostensatz kann Ihnen Ihr Steuerberater mitteilen. Wie Sie mithilfe des Stundenkostensatzes die Rentabilität Ihrer Praxis analysieren, lesen Sie in ZP 11/2017, Seite 6.
MERKE | Viele Zahnärzte orientieren sich bei ihrer Honorarplanung an der Preisgestaltung des Kollegen von nebenan. Konkurrenzanalysen sind zwar sinnvoll, aber die Preise von Mitbewerbern 1:1 zu übernehmen, kann gefährlich sein: Z. B. kann Ihre Nachbarpraxis mit geringeren Eigenanteilen höhere Gewinne erzielen, weil sich das Praxisgebäude seit vielen Generationen im Familienbesitz befindet, während Sie im Monat 3.000 Euro Miete bezahlen müssen. Mit ihrem eigenen Stundenkostensatz sind Sie auf der sicheren Seite. |
7. Zuzahlerleistungen: Erstellen und pflegen Sie eine Preisliste
Sobald Sie Ihren individuellen Praxisstundensatz kennen, erarbeiten oder aktualisieren Sie Ihre Preisliste für Zuzahlerleistungen. Eine solche Preisliste, ist für alle Beteiligten eine große Erleichterung:
- Das Praxisteam kann Patientenfragen schnell und korrekt beantworten.
- Die Abrechnungskraft kann ‒ sofern es keine Fallbesonderheiten gibt ‒ entsprechend der Kalkulation die Abrechnung schnell erstellen.
- Sie sparen Zeit bei der Prüfung der Abrechnung.
8. Steigern und erhalten Sie Ihre Liquidität
Wer als Praxisinhaber wirtschaftlich erfolgreich arbeiten will, muss auch die Liquidität im Auge behalten. Das galt schon in „normalen“ Zeiten ‒ und jetzt erst recht in Zeiten von Corona. Unbedingt sind Forderungen zu realisieren, d. h. in Einnahmen umzuwandeln. Eine schon länger bekannte Möglichkeit ist z. B. das Factoring, d. h. der Verkauf von Forderungen: Factoringgesellschaften kaufen Rechnungen mit vorheriger Bonitätsprüfung von Ihnen an, Sie erhalten das Geld innerhalb weniger Tage und bezahlen dafür einen vorher fest vereinbarten Prozentsatz an Gebühr. Das erhöht die Liquidität, spart ein eigenes Mahnwesen und viel Ärger. Auch die Digitalisierung hat bei der Bezahlung neue Möglichkeiten geschaffen: Wie Sie es als Zahnarzt Ihren Patienten ermöglichen, Rechnungen via „Mobile Payment“ mit dem Smartphone zu bezahlen, lesen Sie in ZP 05/2019, Seite 16.
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9. Tätigen Sie Privatentnahmen geordnet und maßvoll
Die o. g. Liquiditätsengpässe führen oft zu unregelmäßige Privatentnahmen von Bankkonten und aus der Barkasse der Praxis: Es wird dann Geld entnommen, wenn es da ist. Unternehmerisch denkende Praxisinhaber wissen, in welcher Höhe eine monatliche Privatentnahme i. d. R. möglich ist.
PRAXISTIPP | Zahlen Sie sich per Dauerauftrag einen zuvor festgelegten Unternehmerlohn auf Ihr privates Konto aus. Von diesem begleichen Sie dann alle Privatausgaben. So gibt es keine Vermischungen mit dem Praxiskonto. Bei der Ermittlung der monatlich möglichen Privatentnahme hilft Ihnen Ihr Steuerberater. |
10. Optimieren Sie Ihre Praxisauslastung
Zur betriebswirtschaftlichen Praxisführung gehört auch die Optimierung der Praxisauslastung. Diese erreichen Sie durch effiziente und planvolle Arbeitsorganisation. Prüfen Sie mit Ihrem Team in der Praxis, an welchen Stellen noch effizienter gearbeitet und geplant werden kann.
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