28.07.2020 · Fachbeitrag · Einkommensteuer

Das häusliche Arbeitszimmer absetzen: So einfach gehts (leider) nicht

von RAin Annika Haucke, Fachredakteurin und Journalistin (FJS), Berlin

| Das häusliche Arbeitszimmer ist immer noch eines der Steuersparmodelle der Nation. Jährlich machen rund eine Mio. Arbeitnehmer und über 400.000 Unternehmer Aufwendungen geltend (BDrs19/19321, Abruf-Nr. 216106 ). Und es sollen noch mehr werden. Eine Studie des Ifo-Instituts hat nämlich ergeben, das 54 Prozent der Unternehmen Homeoffice dauerhaft stärker etablieren wollen. SSP macht Sie deshalb mit den Voraussetzungen vertraut, damit es mit dem Kostenabzug für das Arbeitszimmer klappt. |

Die Voraussetzungen für den Abzug

Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten für die Ausstattung sind erstmal Ihre Privatsache; ein steuerlicher Abzug ist nicht erlaubt. Doch § 4 EStG hält eine Einschränkung bereit: Wenn Ihnen für Ihre Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sind maximal 1.250 Euro dieser Kosten pro Jahr doch abziehbar. Arbeitnehmer können die Kosten als Werbungskosten ansetzen, Selbstständige als Betriebsausgaben. Und es wird noch besser: Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit, gibt es gar keine Begrenzung der Kosten.

Allerdings setzen beide Abzugsarten voraus, dass

es sich um einen geschlossenen Raum handelt (hier steckt der Teufel im Detail) und

Sie das Zimmer fast ausschließlich beruflich nutzen. Beruflich nutzen bedeutet: Sie arbeiten dort gedanklich, schriftstellerisch, verwaltungstechnisch oder organisatorisch.

Wichtig | Privat nutzen dürfen Sie den Raum dagegen nur zu maximal zehn Prozent. Ist der Anteil höher, entfällt der Abzug komplett ‒ eine Kostenaufteilung kommt nicht in Betracht (BFH, Beschluss vom 27.07.2015, Az. GrS 1/14, Abruf-Nr. 183407).

Wer kann wieviel absetzen?

Im Klartext bedeutet das: Lehrer dürfen nicht mehr als 1.250 Euro geltend machen, weil sie in der Schule unterrichten und dies ihre Arbeit prägt. Selbstständige wie Künstler oder Schriftsteller dürfen dagegen die gesamten Kosten absetzen. Das gilt natürlich nur dann, wenn sie überwiegend von zu Hause aus arbeiten. Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, die eine externe Kanzlei haben, unterliegen generell ebenfalls der Beschränkung (ausführlich FG Düsseldorf, Urteil vom 05.09.2012, Az. 15 K 682/12 F, Abruf-Nr. 215989).

Ebenso gilt das für Handelsvertreter, die fast an jedem Arbeitstag Kunden vor Ort aufsuchen und beim Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz zur Verfügung haben. Bereiten Versicherungsmakler ihre eigentliche Tätigkeit von zu Hause nur vor und erbringen die wesentliche Leistung beim Kunden, dürfen auch sie nur 1.250 Euro abziehen.

PRAXISTIPP | Verbringen Arbeitnehmer dagegen mehr als die Hälfte ihrer Arbeitszeit im Arbeitszimmer, weil sie das mit ihrem Arbeitgeber so vereinbart haben, sind die Kosten in voller Höhe abziehbar. Gleiches gilt für einen Versicherungsmathematiker, der an zwei Tagen beim Arbeitgeber und an drei Tagen am häuslichen Telearbeitsplatz arbeitet. Auch ein Ingenieur, der hauptsächlich im häuslichen Arbeitszimmer komplexe Problemlösungen erarbeitet und ab und zu Kunden im Außendienst betreut, darf die kompletten Kosten abziehen.

Übrigens: Schwieriger wird es, wenn Sie mehreren Tätigkeiten nachgehen. Dass dann der Mittelpunkt der Gesamttätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer liegt, wenn das für alle Tätigkeiten für sich genommen der Fall ist, leuchtet soweit ein. Doch was ist, wenn sich den einzelnen Tätigkeiten kein qualitativer Schwerpunkt zuordnen lässt? In diesem Fall kann man nicht einfach die Summe der Tätigkeiten bilden.

PRAXISTIPP | Stellt Ihr Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung dar, erzielen Sie aber unterschiedliche Einkünfte, teilen Sie die Arbeitszimmerkosten auf die einzelnen Einkunftsarten auf. Maßstab ist dabei die jweilige zeitliche Nutzung. Die können Sie schätzen.

Welche Kosten können Sie geltend machen?

Abzugsfähig sind zunächst einmal alle Kosten, die Ihnen rund um das Arbeitszimmer entstehen. Dazu gehören z. B.

Miete bzw. Gebäudeabschreibung und Schuldzinsen,

Renovierungs-, Reinigungs- und Reparaturkosten,

Verbrauchsabgaben (Strom, Heizung, Wasser, Müllabfuhr),

Versicherungen (Gebäude und Einrichtung) und die Grundsteuer.

Wichtig | Sie können nicht die gesamten Kosten ansetzen, sondern nur die Kosten, die auf den Anteil entfallen, den das Arbeitszimmer an der Gesamtwohnfläche hat. Zubehörräume wie Keller oder Abstellräume zählt das Finanzamt nicht zur Wohnfläche. Ausnahme: Sie haben sich das Arbeitszimmer im Keller eingerichtet ‒ denn dann ist der Raum zum dauernden Aufenthalt von Personen geeignet.

Beispiel

Sie haben ein Haus mit einer Wohnfläche von 200 qm. Das Arbeitszimmer hat 20 qm, der Keller 15 qm. Der Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche beträgt 20 qm x 100 : 200 qm, also zehn Prozent. Befindet sich das Arbeitszimmer dagegen im Keller, berechnen Sie den Anteil so: 15 qm x 100 : 215 qm, das sind knapp sieben Prozent.

Daneben sind auch die Kosten für die Ausstattung des Zimmers, wie Lampen, Vorhänge oder Tapeten abziehbar ‒ und zwar zu 100 Prozent. Luxusgegenstände, die das Zimmer schmücken sollen, dürfen Sie dagegen nicht ansetzen. Das betrifft etwa (teure) Kunstwerke (BFH, Urteil vom 30.10.1990, Az. VIII R 42/87, Abruf-Nr. 121117) oder antike Möbel und Teppiche (FG Saarland, Urteil vom 09.11.1989, Az. 2 K 186/84).

PRAXISTIPP | Kosten für Arbeitsmittel fallen nicht unter die Aufwendungen für das Arbeitszimmer. Sie können diese Kosten immer zusätzlich geltend machen. Machen Sie das auch, weil hier die Beschränkung nicht zum Tragen kommt. Beispiel: Das Arbeitszimmer bildet nicht den Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit. Sie haben bereits Arbeitszimmerkosten von 1.200 Euro. Schaffen Sie nun ein Bücherregal für 200 Euro an, dürfen Sie nicht nur 50 Euro, sondern die vollen 200 Euro für das Regal als Werbungskosten (Arbeitsmittel) abziehen.

Was müssen Sie beim Finanzamt einreichen?

Gehen Sie auf Nummer Sicher, wenn Ihr Arbeitgeber in der Firma keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und Sie die Kosten für ein Arbeitszimmer geltend machen möchten: Lassen Sie sich das von ihm bestätigen und reichen Sie die Bestätigung beim Finanzamt ein.

Außerdem sollten Sie einen Grundriss der Wohnung einreichen, aus dem das Finanzamt den Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche ermitteln kann. Es kann außerdem hilfreich sein, Fotos von Ihrem Arbeitszimmer beizulegen: Ist z. B. aus dem Grundriss nicht ersichtlich, dass es sich um ein abgetrenntes Zimmer handelt, sollte dies aus den Fotos hervorgehen.

Aber Achtung: Auf diesen Fotos sollten keine Privatgegenstände zu sehen sein ‒ Spielzeug auf dem Boden oder die CD-Sammlung im Regal wären fatal. Damit könnten Sie sich ein Eigentor schießen. Sie sollten immer auch damit rechnen, dass das Finanzamt sich das genauer anschauen möchte und einen Besuch ankündigt (oder ausnahmsweise auch unangekündigt vorbeischaut).

Wichtig | Sie sind zwar generell berechtigt, einem Finanzbeamten den Zutritt zu Ihrer Wohnung zu verweigern (FG Münster, Urteil vom 11.07.2018, Az. 9 K 2384/17, Abruf-Nr. 205228). In dem Fall müssen Sie aber damit rechnen, den Kostenabzug für das Arbeitszimmer zu verlieren (FG Niedersachsen, Urteil vom 09.03.1993, Az. VII 314/90).

PRAXISTIPP | Überlegen Sie genau, was Sie mit der Steuererklärung einreichen und was Sie nur auf Nachfrage liefern. Insbesondere wenn die Kosten begrenzt sind, fordert das Finanzamt oft nichts weiter an.

Weiterführender Hinweis