beA-Leserforum: 15 aktuelle Nutzerfragen zu qeS, Papier-EB, GePo, neuen Dateigrößen u. V. m.

| Nach wie vor wirft die aktive beA-Nutzungspflicht in den Rechtsanwaltskanzleien Fragen auf und Abläufe müssen neu organisiert werden. Der folgende Beitrag gibt Antworten auf 15 aktuelle Nutzerfragen u. a. zur qeS, Papier-EB des Gerichts, Gesellschaftspostfach, neuen Dateigrößen etc. Bitte haben Sie Verständnis, dass die Haftung für Antworten ausgeschlossen ist ‒ Gerichte können die Fragen ggf. abweichend beurteilen. |

1. Wer kann bei qeS versenden?

Frage | Wenn meine Karte eine qeS enthält, kann auch meine Mitarbeiterin versenden?

Antwort | Ja, das ist richtig. Nur wenn der Anwalt mit einer qeS signiert, darf der Mitarbeiter die Nachricht versenden.

2. Reicht die händische Unterschrift unter dem Scan?

Frage | Ist es möglich, einen händisch unterschriebenen Schriftsatz einzuscannen und mit einer Mitarbeiterkarte ohne Signatur wirksam an das Gericht zu versenden?

Antwort | Nein. Der Mitarbeiter darf nur versenden, wenn das Dokument mit einer elektronischen Unterschrift, also der qeS, versehen ist. Die händische Unterschrift ist „schmückendes Beiwerk“, nicht mehr.

3. Was ist mit dem Papier-EB des Gerichts zu tun?

Frage | Mein Nachlassgericht stellt mir Empfangsbekenntnisse (EB) in Papierform zur Verfügung. Das Gericht beruft sich darauf, dass es mit mir kommunizieren kann, wie es gern möchte. Ich scanne die EB und reiche sie per beA ein. Ist das so korrekt?

Antwort | Ja, das können Sie so machen (s. ebenso schon AK 22, 37). § 175 Abs. 4 ZPO gibt die Richtung vor: „Das Empfangsbekenntnis muss schriftlich, durch Telekopie oder als elektronisches Dokument (§ 130a) an das Gericht gesandt werden.“ Wenn Sie das EB als elektronisches Dokument erhalten, geben Sie es direkt im beA ab.

4. Kann ich ein Papier-EB auch zurückfaxen?

Frage | Muss ich das EB, das mir das Gericht per Papier zugesandt hat, über das beA zurückschicken, oder kann ich hierfür vereinfacht noch die angegebene Faxnummer nutzen?

Antwort | Hierzu gibt es unterschiedliche Auffassungen:

• Der Betreiber des ZPO-Blogs ‒ der Stellvertretende Direktor des AG Wildeshausen, Benedikt Windau ‒ vertritt die Auffassung, dass § 175 Abs. 4 ZPO lex specialis ist. Danach können Sie faxen.

• Andere meinen, dass § 130a ZPO und damit die elektronische Übermittlung maßgeblich ist.

• Ich gehe davon aus, dass Gerichte, die ein Papier-EB senden, auch mit einem per Post zurückgeschickten oder -gefaxten Papier-EB klarkommen. Bei Gerichten, die ein eEB über beA anfordern, sollten Sie das eEB über das beA abgeben. Denn das eEB ist technisch ein Strukturdatensatz, sodass im Idealfall das Gericht, das bereits elektronische Akten führt, diesen Strukturdatensatz maschinell auslesen kann. Damit wird die Arbeit der Gerichte erleichtert.

5. Besteht beim EB Formularzwang?

Frage | Besteht bezüglich des EB ein Formularzwang, d.h. muss ich zwingend das EB-Formular des Gerichts verwenden? Woraus ergibt sich das? Was ist in den Fällen, wenn das Gericht ein EB per Post und zusätzlich per beA versendet?

Antwort | Mit dem Gesetz zur Regelung der Wertgrenze für die Nichtzulassungsbeschwerde in Zivilsachen, zum Ausbau der Spezialisierung bei den Gerichten sowie zur Änderung weiterer zivilprozessrechtlicher Vorschriften vom 14.11.19 wurde zwar die Rückkehr des EB-Formulars beschlossen. Ob aber ein eEB oder ein Papier-EB mittels Formular angefordert wird, bestimmt das Gericht. M. E. ist es unwahrscheinlich, dass das Gericht sowohl ein Papier-EB als auch ein eEB anfordert. Wenn die Gerichte noch kein eEB versenden können, werden sie das Papier-EB nutzen. Wenn sie elektronisch senden können, werden sie das eEB nutzen.

6. Kann ich das Datum des EB ändern?

Frage | Wie kann ich das Datum des EB abändern, wenn ich z. B. zwei Tage nicht in der Kanzlei bin?

Antwort | Das EB geben Sie ab, wenn Sie es als Anwalt zur Kenntnis nehmen. Wenn Sie also zwei Tage lang nicht in der Kanzlei sind, geben Sie das EB erst danach ab. Nach dem BGH ist es entscheidend, wann der Anwalt das zugestellte Schriftstück mit dem Willen entgegengenommen hat, es als zugestellt gegen sich gelten zu lassen (12.9.19, IX ZB 13/19, Abruf-Nr. 211475). Für den Fristbeginn ist es unbeachtlich, wann das Schriftstück des Gerichts die Kanzlei erreicht hat.

7. Sind die Unterschiede der Karten erkennbar?

Frage | Woran erkennt man den Unterschied von Basiskarte und qualifizierter Signaturkarte?

Antwort | Rein äußerlich gibt es keinen Unterschied. Bei der Basiskarte bekommen Sie bei dem Versuch, eine qeS anzubringen, einen Hinweis, dass keine qeS vorhanden ist. Die qeS ist „nur“ ein digitales Zertifikat, das auf die Karte geladen wird.

8. Ist eine Karte für mehrere Mitarbeiter möglich?

Frage | Können zwei Mitarbeiter gemeinsam eine Karte benutzen?

Antwort | beA-Mitarbeiterkarten sind grundsätzlich nicht personalisiert. So könnten also tatsächlich mehrere Mitarbeiter eine Mitarbeiterkarte verwenden. Da es aber im Fall des Nachweises schwierig wird, einen Mitarbeiter zuzuordnen, empfiehlt es sich, für jeden Mitarbeiter eine eigene beA-Mitarbeiterkarte (iww.de/s6083) für jährlich 12,90 EUR netto zu bestellen. Scheidet ein Mitarbeiter aus, kann diese Karte unproblematisch an den neuen Mitarbeiter weitergegeben werden.

9. Kann die beA-Karte einfach im Lesegerät bleiben?

Frage | Kann ich die Karte dauerhaft im Lesegerät lassen, um ihre Abnutzung zu vermeiden?

Antwort | Nein. Beim Hochfahren des Systems weist das Lesegerät darauf hin, dass die Karte entnommen werden soll. Die beA-Karte muss dann wieder zwingend für die Anmeldung und für die Anbringung der qeS im Lesegerät eingesteckt sein. Danach können Sie sie entfernen und sicher aufbewahren (wie eine EC- oder Kreditkarte).

10. Warum soll man Signaturen nicht in PDF einbetten?

Frage | Wieso soll die Signatur nicht in die PDF-Datei eingebettet werden?

Antwort | Das beA sieht nur eine angefügte Signatur („detached signature“) nach dem Standard CMS Advance Electronic Signatures (CAdES) vor. Das bedeutet, dass zusätzlich zum Dokument eine Signaturdatei erstellt wird, die den Namen des Dokuments mit der Endung .p7s erhält. Mit einem externen Signaturprogramm könnten Sie zwar auch eine eingebettete Signatur („inline signature“) nach dem Standard PDF Advanced Electronic Signatures (PAdES) erstellen. Dann lautet die Endung .pkcs7. Allerdings hat das AG Lübeck eine solche eingebettete Signatur moniert (AK 21, 111). Auf der sicheren Seite sind Sie m. E. deshalb nur, wenn Sie mit angefügten Signaturen arbeiten.

11. Kann ich anders qualifiziert signieren?

Frage | Kann ich auch ohne Karte (auf anderem Weg) qualifiziert signieren?

Antwort | Nein, eine qeS bedingt immer die Nutzung einer Signaturkarte. Ein Software-Zertifikat kann keine qeS enthalten. Als Berufsträger können Sie allerdings auch mit einem Software-Zertifikat Nachrichten versenden, sofern Sie selbst versenden und keine materiell-rechtlichen Formvorschriften entgegenstehen.

12. Gibt es Gruppenpostfächer?

Frage | Wird es parallel zum Kanzleipostfach auch so etwas wie ein Gruppenpostfach für Syndikusrechtsanwälte, z. B. in Rechtsabteilungen, geben?

Antwort | Das Kanzleipostfach wird korrekterweise Gesellschaftspostfach (GePo) genannt. Es wird ab dem 1.8.22 für alle Berufsausübungsgesellschaften gemäß § 31b n. F. BRAO im Gesamtverzeichnis eingerichtet. Rechtsabteilungen und Verbände können seit dem 1.1.22 theoretisch ein elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) beantragen. Allerdings sind die technischen Voraussetzungen noch nicht vorhanden, sodass dies nur eine Option für die Zukunft ist. Verpflichtend wird das eBO für diese Gruppen erst ab dem 1.1.24 (vgl. Art. 3 Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 5.10.21).

Syndikusrechtsanwälte üben ihren Beruf nach § 46 Abs. 2 BRAO aus und haben jeweils ein eigenes beA für die Tätigkeit als Syndikusanwalt.

13. Können zwei Anwälte einen Schriftsatz signieren?

Frage | Wann und wie signieren zwei Anwälte einen Schriftsatz?

Antwort | Es genügt, wenn eine „verantwortende Person“ gemäß § 130a Abs. 3 ZPO das Dokument mit einer qeS signiert. Wer den Aufwand nicht scheut, kann das Dokument auch von zwei Anwälten mit einer qeS signieren lassen. Notwendig ist dies aber nicht.

14. Ist die Dateigröße begrenzt?

Frage | Gibt es eine Höchstgrenze mit Blick auf die Dateigröße?

Antwort | Bis zum 31.3.22 lag die Mengenbegrenzung bei 100 Dateien mit maximal 60 MB pro Nachricht. Seit dem 1.4.22 wird das Volumen auf 200 Dateien mit maximal 100 MB und ab dem 1.1.23 auf 1.000 Dateien mit maximal 200 MB erhöht. Wenn das nicht reicht, können Sie die Dateien auf mehrere Nachrichten aufteilen oder den ERV verlassen und eine DVD oder eine CD senden. Achtung: Ein USB-Stick ist nur im Straf-/OWi-Recht und in bestimmten Verfahren zulässig (vgl. eAeDB 2020, Nr. 3 vom 17.9.20).

15. Werden Anlagen gestempelt?

Frage | Müssen die Anlagen für das Gericht mit dem Stempel „Beglaubigte Abschrift“ versehen werden?

Antwort | Beglaubigte Abschriften sind nicht erforderlich. Anlagen sollten mit K1, K2 bzw. B1, B2 etc. gekennzeichnet werden, weil noch viele Gerichte ausdrucken. Sie können hier auch mit digitalen Anlagenstempeln arbeiten, wenn die Anlagen bereits digital vorliegen. Wenn die Anlagen noch eingescannt werden müssen, können Sie diese einfach von Hand beschriften.

Ein Ausdrucken mit händischem Stempeln und Wiedereinscannen ist nicht erforderlich. Meine Empfehlung geht dahin, ein PDF-Programm zu verwenden, bei dem Sie zunächst den Stempel auf das PDF aufbringen und danach das Dokument als PFD/A speichern. Das geht z. B. mit dem kostenlosen ACROBAT Reader DC. Gut verwendbar sind auch die kostenpflichtigen Programmen ACROBAT DC oder pdfDOCS, mit dem Sie das Dokument vor dem Umwandeln in eine PDF/A mit dem Stempel „verschmelzen“ können. Einen Überblick, wie Sie mit ACROBAT Reader DC einen eigenen Stempel erstellen können, finden Sie hier: https://www.heise.de/tipps-tricks/PDF-Stempel-erstellen-so-geht-s-6129675.html.