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Aufwandsspenden im Verein: So gehen Sie rechts- und finanzamtssicher damit um
| „Stell‘ mir doch eine Spendenquittung aus“: Hinter diesem Satz steckt meist der Wunsch, für eine Leistung, die der „Spender“ für den Verein erbracht hat, mit einer Spendenbestätigung vergütet zu werden. Doch so einfach geht das nicht. In der Januar-Ausgabe haben wir Ihnen gezeigt, welche Anforderungen die Finanzverwaltung an „Aufwandsspenden“ stellt. Mit den Informationen aus dem nachfolgenden Teil 2 stellen Sie Ihre „Aufwandsspenden-Praxis“ auf ein finanzamtssicheres Fundament. |
Der Grundgedanke bei einer Aufwandsspende
Der Grundgedanke bei einer Aufwandsspende ist: Der Spender hat einen Zahlungsanspruch. Würde er die Zahlung erhalten und dann zurückspenden, läge eine Geldspende vor. Die Aufwandsspende kürzt diesen Vorgang einfach nur ab - schon der Verzicht auf die Auszahlung wird als Spende behandelt. Die Aufwandsspende ist deswegen nur eine Sonderform der Geldspende.
Spender verzichtet auf Auszahlung
Damit die Spende wirksam wird, muss der Spender also einen Zahlungsanspruch haben und dann darauf verzichten. Wirksam wird eine Verzichtserklärung, wenn sie dem Auftraggeber zugeht. Die Spendenbescheinigung muss also für das Jahr ausgestellt werden, in dem dem Verein die Verzichtserklärung zugeht - nicht für das Jahr, in dem der Aufwand entstand.
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Ein Vorstandsmitglied gewährt dem Verein in der Gründungsphase (2013) ein Kassendarlehen. Im Jahr 2014 verzichtet er auf die Rückzahlung. Die Spendenbescheinigung ist also für das Jahr 2014 auszustellen. |
Verzicht muss bedingungslos sein und zeitnah erfolgen
Weitere Voraussetzung für eine Aufwandsspende ist, dass der Spender frei entscheiden kann, ob er auf die Auszahlung seines Vergütungs- oder Aufwendungsersatzanspruchs besteht oder zugunsten des steuerbegünstigten Vereins auf eine Auszahlung verzichtet. Der Verzicht muss - wie bei gegenseitigen Verträgen mit Austausch von Leistung und Gegenleistung üblich - zeitnah, also im unmittelbaren Anschluss an die Entstehung des Vergütungs- oder Aufwendungsersatzanspruchs, ausgesprochen werden.
Schriftlicher Verzicht zu empfehlen
In der Regel sollte der Zahlungsverzicht schriftlich erfolgen. Die Verzichtserklärung wird zu den Spendenunterlagen genommen. Bedenken Sie: Wird auf der Zuwendungsbescheinigung der falsche Spendenzeitpunkt angegeben, liegt eine grobe Fahrlässigkeit vor, die zu einer Spendenhaftung führt.
Ehrenamtliche Arbeitsleistung nicht aufwandsspendenfähig
Erbringt ein Mitglied Arbeitsleistungen freiwillig oder aufgrund einer satzungsmäßigen Verpflichtung, kann die Leistung - genauer der Verzicht auf die Vergütung - nicht als Spende behandelt werden. Die Finanzverwaltung unterstellt, dass Leistungen ehrenamtlich tätiger Mitglieder und Förderer unentgeltlich und ohne Aufwendungsersatzanspruch erbracht werden.
PRAXISHINWEIS | Diese Vermutung ist allerdings widerlegbar. Der Gegenbeweis wird bei vertraglichen Ansprüchen grundsätzlich durch eine schriftliche Vereinbarung geführt (BMF, Schreiben vom 7.6.1999, Az. IV C 4 - S 2223 - 111/99; Abruf-Nr. 000178). Das kann in dreierlei Form geschehen:
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Verzicht auf andere Ansprüche spendenfähig
Nach dem Wortlaut von § 10b Absatz 3 Satz 4 EStG kann nur der Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen als Spende behandelt werden. Damit ist der „Spendenspielraum“ aber nicht erschöpft. Es sind auch andere vertragliche oder gesetzliche Ansprüche als Spenden berücksichtigbar. Das gilt zum Beispiel, wenn der „Spender“ Anspruch auf Bezahlung für eine Lieferung oder Leistung hat. Hier handelt es sich aber nicht um die Erstattung von Aufwand, sondern um die Spende des Entgelts.
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Gewerbetreibende liefern dem Verein Maschinen oder Büromaterial, Handwerker erbringen Handwerksleistungen oder Künstler haben für einen Auftritt bei einer Vereinsveranstaltung Anspruch auf eine Gage. Wird in diesen Fällen auf die Forderung einer Gegenleistung verzichtet, handelt es sich um eine Spende des Entgelts, wobei der Zahlungsweg abgekürzt wird. |
Wichtig | Der Verein muss deshalb eine Geldzuwendung bestätigen, keine Sachzuwendung. Bei „Es handelt sich um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen“ darf also „Nein“ angekreuzt werden.
Preisnachlass als Spende
Auch ein Preisnachlass ist „spendenfähig“. Wie bei Aufwandspenden handelt es sich um einen Geldspende - und nicht um eine Sachspende. Der Preisnachlass kann aber nur dann als Spende behandelt werden, wenn zunächst der volle Betrag in Rechnung gestellt wurde und dann auf einen Teil der Zahlung verzichtet wird. Es handelt sich dann um eine Geldzuwendung mit abgekürztem Zahlungsweg.
Steuerlich und buchhalterisch handelt es sich also um zwei getrennte Vorgänge. Es ist deswegen auch nicht von Belang, in welchem steuerlichen Bereich die gespendete Sache verwendet wird.
Buchhalterisch wird zunächst die Anschaffung des Geräts wie bei einem Kauf - ohne Preiskürzung erfasst, also Anschaffungskosten in ungekürzter Höhe. Auf der Gegenseite verringern sich Bankkonto oder Kasse um den Betrag der Zahlung. Es liegt also eine Einnahme (Geldzuwendung) in Höhe des gewährten Bruttonachlasses vor (inklusive der darin enthaltenen Umsatzsteuer).
Der Zugang beim Sachvermögen wird also zum einen durch den Abgang bei Bankkonto oder Kasse ausgeglichen. Der als Nachlass gewährte Restbetrag zum anderen als Einnahme aus Spenden. Wobei die „Einnahme“ in diesem Fall genau genommen eine verminderte Ausgabe ist.
Auszahlung und Rückspende statt Aufwandsspende
Wegen der Nachweisproblematik empfiehlt es sich vielfach, auf Aufwandsspenden zu verzichten und stattdessen die zugesagten Erstattungsansprüche auszuzahlen und dann zurückspenden zu lassen. Der Vorteil: Da hier echte Geldspenden verbucht und ausgewiesen werden, ist eine Nachprüfung durch das Finanzamt weniger wahrscheinlich.
An der Problematik ändert das aber nichts. Ist der Erstattungsanspruch nicht nachweisbar, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung oder unentgeltliche Zuwendung unterstellt werden. Beides gefährdet die Gemeinnützigkeit.
Das gilt auch, wenn Kostenersatz nach einer vorhergehenden Geldspende ausgezahlt wird. Der Abzug einer Spende nach § 10b EStG setzt voraus, dass die Ausgabe beim Spender zu einer endgültigen wirtschaftlichen Belastung führt. Eine endgültige wirtschaftliche Belastung liegt nicht vor, wenn der Wertabgabe aus dem Vermögen des Steuerpflichtigen ein entsprechender Zufluss gegenübersteht. Die Auszahlung von Kostenersatz an den Spender führt nur dann nicht zu einem schädlichen Rückfluss, wenn der Kostenersatz aufgrund eines ernsthaft eingeräumten Erstattungsanspruchs geleistet wird (OFD München, Schreiben vom 8.4.1999, Az. S 2223 - 127 St 413).
Wann lohnt sich ein Verzicht auf zustehende Vergütungen?
Eine Aufwandsspende oder ein anderer Erstattungsverzicht führt netto nur dann zu einem Steuervorteil, wenn die Einnahmen, auf die verzichtet wurde, keine steuerlichen Folgen auslösen. Das gilt vor allem für Fahrtkostenersatz bis zur Höhe der Kilometerpauschale (30 Cent) oder für Verpflegungsmehraufwendungen (12 Euro ab 8 Stunden, 24 Euro ab 24 Stunden Abwesenheit)
Bei Vergütungen betrifft das regelmäßig nur die Ehrenamtspauschale und den Übungsleiterfreibetrag. Bei einkommensteuerpflichtigen Einkünften wird durch die Spende lediglich die fällige Steuer neutralisiert. Sind die Zahlungen zudem sozialversicherungspflichtig, ist ein grundsätzlicher (Teil-)Verzicht günstiger als eine Spende.
War die Einnahme, auf die verzichtet wurde, umsatzsteuerpflichtig, ändert daran der Verzicht mit Spendenbescheinigung nichts. Hier gilt nichts anderes als bei Sachspenden aus dem Betriebsvermögen.
Der Spendenabzug setzt einen Vermögensabfluss beim Spender voraus. Wird also auf eine Vergütung verzichtet, kann das steuerlich nur als Spende geltend gemacht werden, wenn der Vermögenszufluss als Einnahme behandelt wird. Ein Unternehmer, der zugunsten des Vereins auf die Bezahlung einer Rechnung verzichtet, muss die Rechnung also dennoch als Betriebseinnahme verbuchen.
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Ein Handwerker führt Renovierungsarbeiten für einen gemeinnützigen Kindergartenverein durch und verzichtet auf die Bezahlung der Rechnung. Er erhält eine Zuwendungsbestätigung in Höhe des Bruttorechnungsbetrags. Ertrag- und umsatzsteuerlich muss die Rechnung so behandelt werden, als wäre sie bezahlt worden. Die ausgewiesene Umsatzsteuer muss also abgeführt werden. Ist der Spender umsatzsteuerpflichtig, hat er also nicht nur keinen steuerlichen Vorteil, sondern durch die abzuführende Umsatzsteuer einen zusätzlichen finanziellen Aufwand. Zwar ist die Umsatzsteuer Teil des spendenabzugsfähigen Betrags. Da die Steuerersparnis nur anteilig - abhängig von Grenzsteuersatz - ist, bildet die Umsatzsteuer eine zusätzliche Belastung. |
Aufzeichnungen und Nachweise
Beim Verzicht auf die Aufwandserstattung handelt es sich um eine abgekürzte Geldspende. In der Spendenbestätigung muss deswegen nicht angegeben werden, welcher Aufwand dem Erstattungsanspruch zugrunde liegt. Zur Anerkennung der Aufwandsspenden sind dennoch geeignete Aufzeichnungen und Nachweise über Art und Umfang der jeweils geleisteten Tätigkeiten und der dabei entstandenen Ausgaben anzufordern und zu überprüfen. Der Spendenempfänger muss entsprechende Unterlagen aufbewahren.
Der Spendenabzug wird versagt, wenn keine ausreichenden Aufzeichnungen und Nachweise existieren. Vertrauensschutz nach § 10b Abs. 4 Satz 1 EStG besteht nicht (OFD München, Schreiben vom 8.4.1999, Az. S 2223 - 127 St 413).
Auch wenn kein Geld fließt, muss die Spende buchhalterisch erfasst werden. Allerdings nur, wenn eine Spendenbescheinigung ausgestellt wird. Die Ertragsbuchung erfolgt unter Spenden - im DATEV-Vereinskontenrahmen (SKR 49) unter 3230/Aufwandszuwendungen gegen Zuwendungsbestätigung. Dem steht eine Minderung auf dem entsprechenden Aufwandskonto gegenüber.
Weiterführende Hinweise
- Beitrag „Stell‘ mir doch eine Spendenquittung aus“, Teil 1, VB 1/2014, Seite 8
- Beitrag „Umgang mit Sachspenden: Einige Hinweise zu einem Thema mit Missverständnispotenzial“; VB 9/2013, Seite 3
- Beitrag „Neue Vordrucke für Spendenbescheinigungen ab 2014“, VB 12/2013, Seite 3
