· Fachbeitrag · Mitgliederversammlung
OLG Saarbrücken erleichtert Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail
| Immer mehr Vereine kommunizieren mit ihren Mitgliedern über elektronische Medien. Ihnen kommt eine Entscheidung des OLG Zweibrücken zu pass. Das hat nämlich an die Satzungsgestaltung, um zur Mitgliederversammlung per E-Mail einladen zu können, Anforderungen gestellt, die jeder Verein relativ leicht erfüllen kann. |
Grundsatz: Schriftform als Standard
Trifft die Satzung keine näheren Regelungen, muss die Einladung zur Mitgliederversammlung in schriftlicher Form erfolgen (§ 32 Abs. 1 Satz 2 BGB). Das kann nach geltender Rechtsauffassung sein
- ein einfacher Brief, Einschreiben,
- ein Fax oder
- ein persönlich zugestelltes Schriftstück.
Andere Formen der Einladung sind nur zulässig, wenn die Satzung das ausdrücklich so festlegt. Das gilt etwa für Ankündigungen in der Presse, auf der vereinseigenen Internetseite oder per Aushang. Deswegen spräche nichts gegen eine Einladung per E-Mail, wenn die Satzung das so regelt. Unklar war aber bisher, ob das auch möglich ist, wenn die Satzung nur allgemein die Schriftform vorschreibt.
Die Entscheidung des OLG Zweibrücken
Das OLG Zweibrücken hat jetzt geklärt, dass es für die E-Mail-Einladung ausreicht, wenn die Satzung für die Einladung „Schriftform“ vorsieht. „Schriftform“ bedeutet nach Ansicht der Richter nämlich nicht zwingend einen Brief, auch eine E-Mail ist grundsätzlich zulässig (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 4.3.2013, Az. 3 W 149/12; Abruf-Nr. 132042).
Was bedeutet Schriftform?
Bei der Schriftform ist zu unterscheiden zwischen
- dem gesetzlichen Schriftformerfordernis nach § 126 BGB und
- der gewillkürten Schriftform im Sinne des § 127 BGB.
Die gesetzliche Schriftform kann nur durch eine elektronische Form (zum Beispiel E-Mail) ersetzt werden, wenn der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügt und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versieht (§ 126a BGB).
Wichtig | Beim Schriftformerfordernis nach Satzung bzw. nach § 32 Abs. 1 Satz 2 BGB handelt es sich aber - so das OLG Zweibrücken - grundsätzlich um die gewillkürte Schriftform, weil es hier um privatautonome Rechtssetzungen geht. Nach § 127 Abs. 2 Satz 1 BGB genügt zur Wahrung der durch Rechtsgeschäft bestimmten schriftlichen Form die telekommunikative Übermittlung, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist. Das gilt neben dem Telefax auch für die E-Mail. Auch hier kann der geschriebene Text nämlich dauerhaft aufbewahrt werden oder der Empfänger einen Ausdruck anfertigen.
PRAXISHINWEIS | Verlangt die Satzung also nur die einfache Schriftform und ergibt sich auch aus dem übrigen Satzungskontext nichts anderes, ist eine Einladung per E-Mail grundsätzlich zulässig. |
Entscheidung des OLG ist zunächst nur für Vereinsregister relevant
Das bedeutet aber noch nicht, dass die E-Mail in jedem Verein die bisher übliche briefliche Einladung ersetzen kann. Durch die Entscheidung ist nämlich nur klargestellt, dass das Vereinsregister die Eintragung von Beschlüssen einer Mitgliederversammlung, zu der ohne besondere Satzungsgrundlage per E-Mail eingeladen wurde, nicht aus formalen Gründen abweisen kann.
Ist Einladung per E-Mail unzulässiges Mitgliedererschwernis?
Vereinsintern kann sich die Situation aber anders darstellen. Hier gilt nämlich der Grundsatz, dass keinem Mitglied die Teilnahme an der Mitgliederversammlung unzulässig erschwert werden darf. Ein solches Erschwernis kann sich durch die Wahl des Versammlungsorts ergeben (lange Anreise) oder durch einen ungünstig gelegten Zeitpunkt der Versammlung - etwa zur Haupturlaubszeit.
Auch die Einladung per E-Mail kann eine solche unzulässige Erschwernis darstellen. Das ist dann der Fall, wenn die nötigen technischen Voraussetzungen (Internetzugang und EDV-Hardware) für die Mitglieder nicht selbstverständlich verfügbar sind oder die Mitglieder nicht alle die erforderlichen Kenntnisse im Umgang mit Hard- und Software haben.
PRAXISHINWEIS | Im konkreten Fall hielt das OLG das für unproblematisch, weil die Mitglieder Studenten waren und die Kommunikation per E-Mail im Verein auch sonst gängig war. |
Beachten Sie | Ist das aber nicht der Fall - zum Beispiel wegen der Altersstruktur der Mitglieder - kann nicht allgemein und umstandslos per E-Mail eingeladen werden. Rechtssicherheit kann der Verein dann nur herstellen, indem er
- die Einzelzustimmung der Mitglieder einholt oder
- die Einladung per E-Mail in der Satzung regelt.
So setzen Vereine die neue Rechtslage optimal um
Vereine, die die Entscheidung des OLG nutzen, und künftig zu Mitgliederversammlungen verstärkt per E-Mail einladen wollen, haben zwei Möglichkeiten.
1. Einzelzustimmung der Mitglieder einholen
Da eine Satzungsregelung zur Einladung per E-Mail nicht grundsätzlich erforderlich ist, kann die Möglichkeit, eine unzulässige Erschwernis der Teilnahme an der Mitgliederversammlung geltend zu machen, auch per Einzelzustimmung der Mitglieder ausgeschlossen werden.
Wichtig | Es ist zwar recht aufwändig, die Zustimmung jedes Mitglieds einzuholen. Es erspart dem Verein aber eine Satzungsänderung. Und es müssen auch nicht alle Mitglieder zustimmen. Es gilt vielmehr der Grundsatz, dass nur Mitglieder, die die Zustimmung erteilt haben, per E-Mail eingeladen werden können. Der Rest, das kann auch die Mehrheit sein, muss weiterhin per Post eingeladen werden. Die Einzelzustimmung könnte wie folgt formuliert werden (bei Neumitgliedern bietet es sich an, diese Erklärung schon in die Beitrittserklärung aufzunehmen).
Einladung per E-Mail / Zustimmung der Mitglieder |
Ich erkläre mich damit einverstanden, dass mir die Einladung zur Mitgliederversammlung an die folgende E-Mail-Adresse zugestellt wird: ... Eine briefliche Einladung ist damit nicht mehr erforderlich. Die Einladung gilt als zugestellt, wenn sie an die genannte E-Mail-Adresse abgesendet wurde. Eine Änderung meiner E-Mail-Adresse teile ich dem Verein rechtzeitig mit. |
2. Verbindliche Regelung per Satzung
Wollen Sie Ihren Mitgliedern die Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail zwingend und einheitlich verordnen, können Sie das nur per Satzung tun. Ein einfacher Beschluss der Mitgliederversammlung oder die Regelung in einer Vereinsordnung, die nicht Satzungsbestandteil ist (etwa eine Geschäftsordnung), genügen dafür nicht. Es muss dann eine Satzungsänderung erfolgen, für die eine Dreiviertelmehrheit der bei der entsprechenden Mitgliederversammlung anwesenden Mitglieder erforderlich ist - soweit die Satzung die Mehrheitserfordernisse nicht anders festlegt.
Wichtig | Ist die Einladung per E-Mail als Regelverfahren in der Satzung verankert, haben einzelne Mitglieder keinen Anspruch darauf, weiterhin brieflich eingeladen zu werden. Das gilt selbst, wenn sie keinen E-Mail-Account haben. Ist die E-Mail-Nutzung unter den Vereinsmitgliedern aber nicht allgemein verbreitet, sollte die Einladung alternativ per Post erfolgen. Um die gewünschte Verwaltungsvereinfachung zu erreichen, sollte das aber eine Ausnahmeregelung sein, die eigens beantragt werden muss.
Einladung zur MV per E-Mail / Regelung in der Satzung |
Die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgt durch den Vorstand per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung mit einer Frist von 14 Tagen. Die Einladung gilt als zugestellt, wenn sie an die letzte, dem Verein mitgeteilte E-Mail-Adresse abgesendet wurde. Die Einladung kann auch postalisch erfolgen, soweit ein Mitglied das schriftlich beantragt. Dem Antrag ist eine Begründung beizufügen, warum eine Zustellung per E-Mail nicht möglich ist |
