· Honorarkalkulation
Ermittlung von Stundensätzen einer Zahnarztpraxis und deren Aussagekraft
von Dipl-Vw. Katja Nies und Dr. med. dent. Detlev Nies, Köln, praxisbewertung-praxisberatung.com
| Jede selbstständige Zahnärztin und jeder selbstständige Zahnarzt muss heute unternehmerisch denken, ihre/seine Leistungen aufwandsgerecht kalkulieren und die Kosten entsprechend der Verursachung an den Patienten weitergeben. Die Kenntnis der Kosten- und Erlössituation der Praxis ist hierfür existenziell. Im Folgenden soll daher einerseits die Analyse der Kostenseite betrachtet werden, andererseits aber auch die Erlösseite und hierbei insbesondere die Ermittlung adäquater Stundensätze für die geleistete Arbeit. |
Hintergrund
Die Kalkulation von Honoraren für zahnärztliche Leistungen liegt zu weiten Teilen nicht in der Hand der Betroffenen, weil Krankenkassen als der „natürliche Gegenspieler“ der Leistungserbringer und die (Sozial-)Politik beim Verfassen der einschlägigen Gebührenordnungen ein gewichtiges Wort mitzureden haben. Aber gerade weil die Zahnärzte nicht in der Lage sind, die Honorare für ihre Leistungen (komplett) selbst zu bestimmen, ist es wichtig, über die Kosten- und Erlössituation der Praxis informiert zu sein. Der beste Vergleichsmaßstab ist eine Gegenüberstellung der in der Praxis erwirtschafteten zeitbezogenen Erlöse sowie der anfallenden Kosten.
- Zum Betrachten der Erlösseite ist es zum einen erforderlich, den jeweiligen zahnärztlichen Leistungen bestimmte Zeitkontingente zuzuweisen; zum anderen ist es notwendig, diese Zeitkontingente zu bewerten. Dies geschieht, indem sogenannte „Stundenumsätze“ oder „Minutenumsätze“ ermittelt werden, die dann als Multiplikator für die Zeitkontingente dienen.
- Auf der Kostenseite ist die Zuordnung der einzelnen Kostenpositionen deutlich komplizierter, weil bestimmte Kostenblöcke für die gesamte Praxis anfallen (z. B. Miete), andere nur für bestimmte Teilbereiche (z. B. Praxislabor), und wieder andere aufgeteilt („geschlüsselt“) werden müssen (z. B. Personalkosten).
Ziel dieser Ausarbeitung ist es daher, zu zeigen, wie Stundensätze ermittelt werden können, welche Stundensätze relevant sind und anschließend zu hinterfragen, ob aus Sicht der Verfasser die derzeit in der Diskussion stehenden Stundensätze der Praxisrealität gerecht werden.
Ermittlung der maßgeblichen Rechengrößen
Grundlage für die Ermittlung eines jeden Stundensatzes ist die Anzahl der für die Behandlung tatsächlich aufgewendeten Arbeitsstunden. Zeiten für Urlaub, Krankheit oder andere Ausfallzeiten zählen naturgemäß nicht als Behandlungszeit. Sofern der Behandler für zahnärztliche Arbeiten zur Verfügung steht, aber mangels Patienten (z. B. Leerzeiten, Patient sagt ab oder erscheint nicht zur Behandlung) keine Behandlungen durchführen kann, gelten diese Zeiten als Behandlungszeiten. Sonstige Tätigkeiten für die Praxis (z. B. Fortbildung, Gutachten schreiben, Buchhaltung, Einkäufe usw.) sind getrennt zu erfassen.
Wünschenswert ist es, abzuschätzen, wie sich die Behandlungszeit auf die Erbringung von Privatleistungen und Kassenleistungen aufteilt, da für diese beiden Segmente zwar ein (annähernd) gleicher Kostenstundensatz, nicht aber der gleiche Erlösstundensatz unterstellt werden kann. Bei dieser Betrachtung sind Privatleistungen, die für Kassenpatienten erbracht werden, und Privatleistungen, die für Privatpatienten erbracht werden, gemeinsam der Gruppe der Privatleistungen zuzuordnen.
Es empfiehlt sich, die Ermittlung der Behandlungszeit anhand des Bestellbuchs vorzunehmen und zu differenzieren nach
- Behandlungszeit des Praxisinhabers,
- Behandlungszeit des Assistenten und
- Behandlungszeit der Prophylaxehelferin. Bei Letzterer sind lediglich die-jenigen Zeiten als Behandlungszeiten zu erfassen, in denen tatsächlich Prophylaxebehandlungen durchgeführt werden.
- Bei Praxen mit eigenem Zahntechniker kann eine Erfassung der Laborarbeitszeiten analog zum Erfassen der Arbeitszeiten eines Behandlers erfolgen.
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Zeitraum | Behandlung (Std.) | davon für Privat leistungen: ca. % | davon für Kassenleistungen: ca. % | Sonstige Tätigkeit für die Praxis (Std.) |
Januar | ||||
Februar | ||||
März | ||||
April | ||||
Mai | ||||
Juni | ||||
Juli | ||||
August | ||||
September | ||||
Oktober | ||||
November | ||||
Dezember | ||||
Summe | ||||
Wollte man die gesamte Arbeitszeit des Zahnarztes für die Praxis berücksichtigen, wären die hier erfassten „reinen Behandlungszeiten“ um die sonstigen Zeiten, die für die Praxis aufgewendet werden, zu ergänzen (laut KZBV-Jahrbuch 2020 (Tab. 5.27) durchschnittlich etwa 10,2 Stunden pro Woche!).
Betriebseinnahmen
Zur Ermittlung der Betriebseinnahmen ist vorzugsweise die betriebswirtschaftliche Auswertung der Praxis heranzuziehen. Die Praxis-EDV ist hierfür nur bedingt geeignet, weil sie in der Regel das Leistungsgeschehen, nicht aber den Zahlungseingang abbildet. Sofern eine Praxis neu gegründet oder erst kürzlich übernommen worden ist und dadurch die Zahlungseingänge der KZV noch nicht den üblichen Rhythmus erreicht haben, kann es aber aussagekräftiger sein, auf die Leistungsdaten der Praxis-EDV zurückzugreifen. In der Regel können die nachfolgend aufgeführten Erlösgruppen unterschieden werden:
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Erlösgruppe | Betrag |
KZV Honorar | |
Kassenpatienten Eigenanteile (Kasse) | |
Kassenpatienten Privatleistungen | |
Privatpatienten Honorar | |
Summe: | |
„Sonstige Einnahmen“, wie z. B. Erlöse aus dem Verkauf von Anlagegütern oder Zinseinnahmen, werden nicht berücksichtigt.
Soweit die Prophylaxeleistungen getrennt ausgewiesen werden sollen, können diese Daten wie nachfolgend dargestellt erfasst werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Prophylaxeleistungen nicht doppelt (bei dem Behandler und bei der Prophylaxehelferin) erfasst werden.
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Erlösgruppe | Betrag |
PZR | |
Sonstige Prophylaxeleistungen | |
Summe: | |
Sofern in nennenswertem Umfang Umsätze aus einem Praxislabor erzielt werden, können diese wie folgt erfasst werden:
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Erlösgruppe | Betrag |
Eigenlabor Kasse | |
Eigenlabor Privat | |
Eigenlabor Behandler (z. B. Cerec) | |
Summe: | |
Fremdlaborkosten stellen einen sog. „durchlaufenden Posten“ dar, weil sie in gleicher Höhe auf der Kosten- und Erlösseite anfallen. Sie sind daher weder auf der Einnahmen- noch auf der Ausgabenseite zu berücksichtigen. Je nach Praxisstruktur kann es unter Umständen sinnvoll sein, die Position „Eigenlabor Behandler“ dem Zahnarzt und nicht dem Labor zuzurechnen.
Betriebsausgaben
Auch die Ermittlung der Betriebsausgaben sollte anhand der betriebswirtschaftlichen Auswertung erfolgen. Bestimmte Kostenblöcke (z. B. Abschreibungen) sind mithilfe des Steuerberaters zu schätzen, sofern keine aktuellen Daten vorliegen. Aus unserer Sicht hat sich die nachfolgend dargestellte Aufteilung der Kosten bewährt:
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Kostengruppe | Betrag |
Praxismaterial | |
Personalkosten | |
Büro/Verwaltung | |
Beiträge/Versicherungen | |
Ggf. Kfz | |
Zinsen | |
AfA, GWG | |
Reparaturen | |
Labor | |
Sonstige | |
Summe | |
Sofern die Kosten der Prophylaxebehandlungen getrennt erfasst werden sollen, wird man sich in der Praxis auf die entsprechende Berücksichtigung der Material- und Personalkosten beschränken und ansonsten prozentuale Anteile („Zuschlagsätze“) unterstellen müssen, da eine weitergehende Erfassung sehr aufwendig ist. Steuerliche Gestaltungsmittel wie z. B. Ansparabschreibungen werden bei den Berechnungen des Stundensatzes nicht berücksichtigt.
Berechnung unterschiedlicher Stundensätze
Bei jedem der unten angeführten Stundensätze können der Honorarumsatz je Stunde, die Praxisausgaben je Stunde und der Praxisgewinn je Stunde ermittelt werden.
- Zur Errechnung des Honorarumsatzes je Stunde ist die Summe der im Rahmen der Praxistätigkeit erwirtschafteten Honorare (vgl. Tabelle 2a) durch die Zahl der Behandlerstunden (vgl. Tabelle 1) zu dividieren. Sofern detaillierte Auswertungen zum Honorarumsatz je Stunde für den Behandler, den Assistenten, die Prophylaxehelferin oder das zahntechnische Labor ermittelt werden sollen, wird unter Berücksichtigung der jeweiligen Teilbeträge entsprechend vorgegangen.
- Zur Errechnung der Praxisausgaben je Stunde („Kostenstundensatz“) ist die Summe der im Rahmen der Praxistätigkeit angefallenen Kosten (vgl. Tabelle 3) ‒ u. U. inklusive der kalkulatorischen Kosten ‒ durch die Zahl der Behandlerstunden (vgl. Tabelle 1) zu dividieren. Entsprechend wird vorgegangen, wenn detaillierte Auswertungen der Praxisausgaben je Stunde für den Behandler, den Assistenten, die Prophylaxehelferin oder das zahntechnische Labor erfolgen.
- Der Praxisgewinn je Stunde errechnet sich als Differenz zwischen den Praxisumsätzen je Stunde und den Praxiskosten je Stunde.
Stundensätze ohne Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten
Unter Stundensätzen ohne Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten (sog. „IST- Stundensätze“) versteht man einen im Rahmen der Praxistätigkeit tatsächlich erzielten Stundensatz. Es handelt sich hier um Stundensätze, die ausschließlich die Daten der betriebswirtschaftlichen Auswertungen beinhalten.
Stundensätze mit Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten
Eine Betrachtungsweise, welche ausschließlich die Einnahmen- und Ausgabenströme berücksichtigt (IST-Stundensätze), ergibt schnell ein unzutreffendes Bild von der Leistungsfähigkeit der Praxis, da sog. „kalkulatorische Größen“ nicht erfasst werden. Dies sind vor allem auf der Ausgabenseite:
- Der kalkulatorische Unternehmerlohn: für dessen Höhe gibt es kein eindeutiges „Maß“. Sofern der kalkulatorische Unternehmerlohn berücksichtigt werden soll, kann z. B. vom statistischen Durchschnittseinkommen eines niedergelassenen Zahnarztes ausgegangen werden. Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Oberarzt-Gehalt inkl. Sozialabgaben anzusetzen.
- Kalkulatorische Lohnkosten für mitarbeitende Familienangehörige, denen kein reguläres Gehalt gezahlt wird: Hier sollten marktübliche Gehälter und Sozialabgaben unterstellt werden.
- Kalkulatorische Mietkosten für Praxisräume, die im Eigentum des Praxiseigentümers stehen: Es ist mit einer marktüblichen Miete zu kalkulieren.
- Kalkulatorische Zinsen für das in die Praxiseinrichtung geflossene Eigenkapital: Es ist ein marktüblicher Zinssatz für festverzinsliche Wertpapiere anzusetzen.
„SOLL-Stundensätze“ als Kalkulations- und Orientierungshilfe
Unter einem „SOLL-Stundensatz“ versteht man
- entweder einen externen Wert, der als „Messlatte“ für den erzielten Stundensatz dient, oder
- eine nach bestimmten, selbst gewählten Kriterien festgelegte Zielgröße, an der sich der Stundensatz orientieren soll.
Die Abweichung der IST-Stundensätze von den SOLL-Stundensätzen ermöglicht eine Beurteilung der Erlös- und Kostensituation der Praxis, bezogen auf die jeweils gewählte Bezugsgröße.
Beispielrechnung
Anhand der „Statistischen Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung“ (Ausgabe 2020, online unter ogy.de/hfxf) sollen die oben erwähnten Stundensätze für eine „Statistische Durchschnittspraxis“ für das Jahr 2018 ermittelt werden. Folgende Zahlen (Gesamtdeutschland, es stehen auch getrennte Zahlen für die sog. alten Bundesländer und die neuen Bundesländer zur Verfügung) werden unterstellt:
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Größe | Betrag in Euro |
Umsatz* | 520.500 |
Davon: Fremdlabor* | 88.100 |
Kosten* | 351.800 |
Davon: Fremdlabor* | 88.100 |
Behandlungszeit/Woche** | 32,8 Std. |
Quelle: KZBV-Jahrbuch 2020, *5.3 bzw. **5.27
Bei einer unterstellten jährlichen Arbeitszeit von 45 Wochen (4 Wochen Urlaub, zwei Wochen Feiertage, eine Woche sonstige Ausfallzeiten für Krankheit, Fortbildung usw.) würde sich eine Jahresarbeitszeit von 1.476 Stunden ergeben.
Kürzt man den Umsatz um die Fremdlaborerlöse, ergibt sich ein Honorarumsatz in Höhe von 432.400 Euro. Hierbei ist unterstellt, dass keine Eigenlaborumsätze erzielt werden. Hieraus errechnet sich ein Honorarumsatz in Höhe von 292,95 Euro pro Stunde oder 4,88 Euro pro Minute.
Kürzt man die Kosten um die Fremdlaborkosten, ergeben sich Praxiskosten in Höhe von 263.700 Euro. Hierbei ist unterstellt, dass keine Eigenlaborkosten anfallen. Hieraus errechnet sich ein Kostenstundensatz in Höhe von 178,66 Euro oder ein Minutensatz von 2,98 Euro.
Der Praxisgewinn (vor Steuern) beträgt demzufolge 114,29 Euro pro Stunde bzw. 1,90 Euro pro Minute.
Sofern die Fremdlaborumsätze sowohl bei den Kosten als auch bei den Erlösen erfasst werden, ergibt sich ein Erlösstundensatz in Höhe von 352,64 Euro (5,88 Euro/Min.) und ein Kostenstundensatz in Höhe von 238,35 Euro (3,97 Euro/Min.). Der Gewinn pro Behandlungsstunde ist identisch mit dem o. g. Wert. Die Differenz von einem Cent entsteht durch Rundung der Zahlen.
Wichtig | Bei der vorstehenden Berechnung handelt es sich um eine „Mischkalkulation“, da nicht zwischen Behandlungszeiten für Kassenleistungen und Behandlungszeiten für Privatleistungen unterschieden wird. Und bei allen Gewinnangaben handelt es sich um Stundensätze vor Steuern!
Berechnung für die eigene Praxis
In der folgenden Tabelle findet sich je eine Spalte für die Zahlen der KZBV-Statistik 2020 zu den sog. alten und neuen Bundesländern. In der rechten Spalte können Sie die Zahlen Ihrer Praxis eintragen. Die entsprechenden Werte lassen sich in einer Tabelle wie folgt zusammenfassen:
Wichtig | Es werden in der letzten Zeile der Tabelle nicht nur die Behandlungszeiten am Patienten berücksichtigt, sondern auch die Zeiten, die für die Praxisverwaltung und sonstige Tätigkeiten für die Praxis aufgewendet werden musste.
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Alte Bundesländer* | Neue Bundesländer** | Zahlen der eigenen Praxis | |
Behandlungsstunden pro Woche | 33,0 | 32,4 | |
Behandlungsstunden pro Jahr (bei 45 Wochen Jahresarbeitszeit) | 1.485 | 1.458 | |
Arbeitsstunden inkl. sonstige Arbeitszeit pro Woche | 43,3 | 42,5 | |
Arbeitsstunden inkl. sonstige Arbeitszeit pro Jahr | 1.948,5 | 1.912,5 | |
Praxisumsatz inkl. Labor | 547.800 | 445.500 | |
Honorarumsatz | 456.500 | 363.200 | |
Honorarumsatz je Behandlungsstunde | 307,41 | 249,11 | |
Praxiskosten inkl. Labor | 372.300 | 289.100 | |
Praxiskosten ohne Labor | 281.000 | 206.800 | |
Praxiskosten je Behandlungsstunde | 189,23 | 141,84 | |
Praxiskosten gesamt inkl. kalkulatorische Kosten | keine Angabe | keine Angabe | |
Praxiskosten pro Stunde inkl. kalkulatorische Kosten | keine Angabe | keine Angabe | |
Praxisgewinn bezogen auf die Behandlungsstunde | 118,18 | 107,27 | |
Praxisgewinn bezogen auf die Arbeitsstunde inkl. sonstige Arbeitszeit | 90,07 | 81,78 | |
Quelle: KZBV-Jahrbuch 2020, *5.7 bzw. *5.9
Schlussbemerkung
Unterstellt man bei Zahnarztpraxen einen Fixkostenanteil von 75 Prozent der Gesamtkosten (hier mag jeder seine Einschätzung nach den individuellen Praxisgegebenheiten vornehmen), kostet die dreiwöchige Einstellung des Praxisbetriebs in den alten Bundesländern etwa 14.000 Euro zzgl. Gewinnausfall, in den neuen sind es etwa 10.300 Euro zzgl. Gewinnausfall! Die Reisekosten dürften im Vergleich hierzu in der Regel deutlich geringer sein.
In der von der BZÄK in Auftrag gegebenen und jährlich aktualisierten Studie der Prognos AG für den Zeitraum 2018 bis 2020 wird von einem Sollumsatz in Höhe von 326,07 Euro pro Stunde ausgegangen. Im Zeitraum 2004 bis 2005 belief sich der Sollumsatz pro Stunde noch auf 202,80 Euro. Naturgemäß sind die gesetzlichen Krankenkassen mit diesen Berechnungen nicht einverstanden.
Die Höhe dieses Betrags ist abhängig von den gewählten Parametern und soll im Rahmen dieser Ausarbeitung nicht hinterfragt werden. Es ist aber darauf hinzuweisen, dass das bei der BZÄK veröffentlichte „Kalkulationsraster“ insofern missverständlich ist, als bei einem Stundensatz in Höhe von 326,07 Euro und einer „HOZ-Behandlungszeit“ von 1.244 Stunden ein HOZ-Sollumsatz in Höhe von 405.790 Euro unterstellt wird. Eine Kassenpraxis kann diese Behandlungszeit für Privatleistungen nicht erreichen, da sie der in der Studie unterstellten Jahresarbeitszeit entspricht. Um realistische Zahlen für Kassenpraxen zu ermitteln, sollte man also entweder zwischen einem Erlösstundensatz und Kostenstundensatz für Kassenpatienten bzw. für Privatpatienten unterscheiden oder für die Berechnungen mit einem Mischstundensatz kalkulieren.
