· Qualitätsmanagement
Risikomanagement umsetzen: kein Grund zur Sorge!
von Silke Lehmann-Binder, ZQMS-Beauftragte der LZK Hessen
| Das Risikomanagement ist ein wichtiges Element des Qualitätsmanagements. Trotzdem höre ich häufig von Praxen, dass sie nicht so genau wissen, was damit gemeint ist und schon gar nicht, wie es umgesetzt wird. Viele erwarten, dass es sich dabei um eine weitere bürokratische Anforderung des Gesetzgebers handelt, die nur durch aufwendige Verwaltungsschritte zu erfüllen ist. Der Beitrag soll verdeutlichen, dass Sie ‒ selbst wenn Sie das Thema bisher „vernachlässigt“ haben ‒ bereits zahlreiche Forderungen des Risikomanagements erfüllen, ohne sich dessen bewusst zu sein. Aber der Reihe nach ... |
Forderungen des Gesetzgebers zum Risikomanagement
Der Gesetzgeber fordert ein Risikoprofil, um Risiken der Praxis identifizieren und analysieren zu können, eine Risikobewertung, in der die potenziellen Risiken eingeschätzt werden und eine Risikostrategie, aus der hervorgeht, wie mit den Risiken umgegangen wird bzw. wie diese vermieden werden (G-BA QM-Richtlinie 2016, Seite 7, iww.de/s3236). Aber mit welchen Risiken haben wir es in der Zahnarztpraxis zu tun?
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Klinische Risiken
| Hygiene
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Arbeitsunfälle
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Organisatorische/personelle Risiken
| Aktive Medizinprodukte
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Dokumentation und Datenschutz
| Strategische Risiken
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Mithilfe einer Tabelle können Sie die identifizierten Risiken Ihrer Praxis dokumentieren, bewerten und ggf. jederzeit ergänzen. Auch wenn dies aufwendig klingt, ist es recht simpel ‒ vor allem, weil es keine konkrete Vorgabe gibt, wie die Dokumentation gestaltet sein muss. Wichtig ist, dass Ihr Dokument eine Beschreibung des unerwünschten Ereignisses, die Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines solchen Ereignisses und die Maßnahmen, die getroffen werden, um ein solches Ereignis zu verhindern, enthält.
Die Tabelle, die Sie für Ihre Beschreibungen nutzen, kann wie folgt aufgebaut sein:
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Kategorie* | Festgestellter Fehler/unerwünschtes Ereignis | Relevanz** | Datum | Maßnahmen |
* Kategorie: Medizinisch/Behandlung = M; Hygiene = H; Organisatorisch = O; Kommunikationsfehler Personal/Patienten = K; Betriebswirtschaftlich = B; Abrechnung = A; EDV/IT = E; Sonstiges = S
** Relevanz: 1 = hoch ; 2 = mittel ; 3 = gering
Stichverletzungen stellen z. B. ein hohes Infektionsrisiko für die Mitarbeiter dar. Das Risiko lässt sich vermeiden, indem das Recapping von gebrauchten Kanülen verboten wird und kontaminierte Sharps sofort in den dafür vorgesehenen durchstichsicheren Behältern entsorgt werden. Zusätzlich sollten die Mitarbeiter zum Umgang mit spitzen und scharfen Gegenständen und zum Vorgehen nach einer Nadelstichverletzung etc. regelmäßig unterwiesen werden, um sie zu sensibilisieren. Diese Maßnahmen könnten in der obigen „Risikobewertung“ im Feld „Maßnahmen“ eingetragen werden.
Praktische Umsetzung des Risikomanagements
In den meisten Praxen wird das Risikomanagement als Bestandteil eines vorhandenen QM-System organisiert und umgesetzt. Das bedeutet, dass das Risikomanagement nicht separat betrachtet und organisiert wird, sondern zahlreiche Schnittstellen zu vorhandenen Organisationsinstrumenten aufweist. Ohnehin vorhandene Prozesse sind bereits Bestandteil Ihres Risikomanagements wie z. B.
- das Notfallmanagement,
- das Fehlermanagement,
- festgelegte Arbeitsanweisungen wie der Umgang mit Gefahrstoffen und die Unterweisung anhand der Betriebsanweisungen,
- die regelmäßige Aktualisierung der Anamnesebögen, um die Informationen bei der Therapie zu berücksichtigen.
Zentrales Dokument zum Umgang mit Risiken anlegen
Für die Darstellung einer grundsätzlichen Strategie im Umgang mit Risiken empfehle ich ein Dokument, in dem Sie Ihre in der Praxis festgelegten Vorbeugemaßnahmen darstellen und auf die sich überschneidenden Prozesse, wie z. B. das Fehlermanagement verweisen. Ein solches Dokument könnte wie folgt aufgebaut sein:
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Die Risikoanalyse unserer Praxis ... hat Folgendes ergeben: | |||
Mögliche Risiken | Vorbeugemaßnahmen | Verantwortlich | Mitgeltende Dokumente |
Untersuchungs- und Behandlungsrisiken
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Fehlmedikationen |
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Risiken im Strahlenschutz |
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Umgang mit Gefahrstoffen |
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Infektionsgefahr |
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Arbeitsunfälle |
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Sonstige Notfälle (Brand, medizinischer Notfall) |
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Datenpannen (z. B. Verlust von Daten, Weiterleitung von Daten an Dritte ohne Einwilligung, falscher Empfänger etc. |
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… |
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Die beispielhaft genannten Vorbeugemaßnahmen lassen erkennen, dass bereits durch das Erfüllen der gesetzlichen Vorgaben die Risiken in der Praxis minimiert werden. Das Erfüllen dieser Vorgaben ist also bereits elementarer Bestandteil Ihres Risikomanagements. Hierzu gehören u. a. die Umsetzung der Arbeitsschutzvorgaben, der Hygienerichtlinien, der Strahlenschutzverordnung, der Datenschutzgrundverordnung. Die Erfüllung dieser Anforderungen hat somit direkten Einfluss auf die Eintrittswahrscheinlichkeit von Arbeitsunfällen, Infektionen, Datenpannen etc.
Weitere Risiken in Zahnarztpraxen
Hinzu kommen die klinischen Risiken, die Diagnose und Therapie der Patienten mit sich bringen. Fehlerquellen sind z. B. Aufklärungs-, Diagnose- und Therapiefehler. Auch hier sind die Vorbeugemaßnahmen der Kern. Weitere allgemeine Beispiele für Vorbeugemaßnahmen in zahnärztlichen Praxen sind z. B.:
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Es gibt kein allgemeingültiges Risikomanagement
Das bisher Gesagte macht klar, dass es kein allgemeingültiges Risikomanagement gibt, das für alle Zahnarztpraxen gleichermaßen anwendbar ist. Beides ‒ Qualitäts- und Risikomanagement ‒ muss der jeweiligen Situation der Zahnarztpraxis entsprechen und kann individuell dokumentiert werden. Maßnahmen im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen und häufig in Praxen bereits etablierten Fehlermanagements haben ebenso Einfluss auf Ihr Risikomanagement wie die jährlichen Unterweisungen Ihrer Mitarbeiter. Alle diese Maßnahmen führen zu Verbesserungen und Anpassungen von Praxisprozessen und damit auch dazu, dass Risiken vermieden bzw. minimiert werden.
Weiterführende Hinweise
- Die Formulare zur „Risikobewertung mit Risikoprofil“ sowie zum „Risikomanagement“ finden Sie unter iww.de/ppz (Downloads ‒> Checklisten). Es handelt sich um Word-Dokumente von ZQMS (www.zqms-eco.de), die PPZ mit Genehmigung von ZQMS bereitstellen darf.
- Beitrag „Das Risikomanagement ‒ eine Empfehlung zur Umsetzung in der Praxis“ in PPZ 06/2018, Seite 4 ff.
