02.01.2022 · Fachbeitrag · Elektronischer Rechtsverkehr (Stand: Dezember 2021)

Leserforum: 19 Antworten auf 19 beA-Fragen

von Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz, https://bea-abc.de

| Der sichere Umgang mit dem beA wird in Zukunft zu den Routinetätigkeiten in einer Anwaltskanzlei gehören. Doch kurz vor dem Start der aktiven beA-Nutzungspflicht am 1.1.22 gab es noch viele Anwenderfragen, die AK gern beantwortet. Hier 19 Antworten auf 19 Fragen zum beA (Stand: Dezember 2021). Bitte haben Sie Verständnis, dass die Haftung dafür ausgeschlossen ist ‒ Gerichte können die Fragen ggf. abweichend beurteilen. |

1. Ist mobiles beA möglich?

Frage | Ist das beA mobil einsetzbar, z. B. über ein Laptop oder Tablet?

Antwort | Das beA ist über den Browser zu bedienen. Für den Zugang über ein Laptop oder Tablett benötigen Sie ein Softwarezertifikat, ein Gerät mit einem Smart-Card-Reader oder ein Kartenlesegerät für Ihre beA-Karte.

2. Reicht Dateibezeichnung anstelle von Dateinamen?

Frage | Kann der „sprechende Inhalt“ eines Schriftsatzes statt im Dateinamen in der Dateibezeichnung angegeben werden?

Antwort | Als Anhangsbezeichnung beim Hochladen des Dokuments reicht das nicht aus. Denn die Justiz kann dieses Feld nicht auslesen. Allerdings entfällt das Erfordernis nach § 2 Nr. 2 ERVV ab 2022, soweit der „Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig“ umschrieben werden soll. Angesichts bereits bekannter Fehler beim Hochladen empfiehlt es sich, lesbare Dateinamen zu verwenden. Dies ist auch für die eigene Organisation hilfreich.

3. Müssen Schriftsatz und Nachricht dasselbe Datum haben?

Frage | Muss das Datum des PDF-Schriftsatzes mit dem Datum der Nachricht (Absendetag) übereinstimmen?

Antwort | Wie im analogen Rechtsverkehr gibt es hier keine gesetzlichen Vorgaben. Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es sinnvoll, dass beide Daten übereinstimmen.

4. Wie sieht einfache Signatur aus?

Frage | Reicht es für die einfache Signatur aus, nur den Nachnamen des Rechtsanwalts unter den Text zu setzen, wenn sich der Vorname aus dem (elektronischen) Briefkopf ergibt?

Antwort | Das BAG hat sich mit dem Erfordernis der einfachen Signatur beschäftigt und festgestellt, dass der Nachname genügt (14.9.2020, 5 AZB 23/20, AK 21, 58).

5. Welcher Briefkopf, welches Postfach bei Vertretung?

Frage | Muss bei einer Vertretung unter dem Briefkopf des Vertretenen der Name des Vertreters (als Verantwortlicher) oder derjenige des Vertretenen (als zugerechneter Prozessbevollmächtigter) erscheinen? Ist bei einer Vertretertätigkeit (mit oder ohne qeS) als Absender das Postfach des Vertreters oder des Vertretenen zu verwenden? Und muss eine gesonderte Untervollmacht (also wie die Hauptvollmacht der Partei) als Anhang beigefügt werden ‒ muss das Original hierfür mit Unterschrift eingescannt werden?

Antwort | Es ist der Briefkopf des Vertretenen (Sachbearbeiters) zu verwenden. Der Vertreter übernimmt die volle Verantwortung für den Schriftsatz und signiert mit einfacher Signatur (Namenszug). Gesendet wird aus dem Postfach des Vertretenen mit qeS (PIN-Eingabe) ohne Zusätze wie i. V., pro abs. etc. Idealerweise wird das Postfach des Vertretenen (Sachbearbeiter) verwendet, damit die eingehende Post korrekt zugeordnet werden kann. Mit dem Recht Nr. 13 kann die Vertretung aus dem Postfach des Vertretenen das eEB abgeben oder (und mit dessen Briefkopf) einen Schriftsatz einreichen.

Zur Untervollmacht ist bislang keine Rechtsprechung bekannt. Da die „verantwortende Person“ (§ 130a Abs. 3 ZPO) signiert und das Dokument mit einer qeS versehen sein muss, ist eine Untervollmacht m. E. entbehrlich.

6. Anhänge signieren?

Frage | Müssen alle Schriftsatz-Anhänge mit einer qeS signiert werden, wenn sie von einem Mitarbeiter versandt werden?

Antwort | Anlagen müssen gemäß § 130a Abs. 3 S. 2 ZPO nicht signiert werden.

7. Wozu dient die Anhangsbezeichnung?

Frage | Wozu dient die „Anhangsbezeichnung“, wenn sie nicht vom Gericht ausgelesen werden kann/muss?

Antwort | Die Anhangsbezeichnung dient der Eingabe des Vermerks „Zustellung von Anwalt zu Anwalt“, damit sie im eEB erscheint.

8. Wie sind elektronische Dokumente an beBPo zu schicken?

Frage | Ist der Nachricht an ein beBPo ein xJustiz-Datensatz anzuhängen?

Antwort | Nein. § 130a ZPO (und die anderen Verfahrensordnungen) beziehen sich allein auf die Einreichung bei Gericht.

9. Können Nachrichten als Muster gespeichert werden?

Frage | Gibt es wie bei E-Mail-Programmen die Möglichkeit, frühere Nachrichten als Vorlage für eine spätere Mehrfachverwendung abzuspeichern?

Antwort | Solange die Nachricht nach § 27 ERVV noch im beA vorhanden ist, kann die Nachricht weitergeleitet werden. Ein Muster/eine Vorlage ist im beA nicht vorgesehen. Das beA dient lediglich dem Transport von Nachrichten.

10. Ist „Justizbehörde“ gleich „Empfänger“?

Frage | Wozu dient das Feld „Justizbehörde“ ‒ ist es denn nicht identisch mit dem Empfänger?

Antwort | Empfänger und Justizbehörde sind identisch, sofern Sie an ein Gericht senden. Ansonsten können Sie bei „Justizbehörde“ die Angabe „Unbekannt“ ausgewählt werden (dieses Feld entfällt ab der Version 3.10).

11. Eigenes beA von Unterabteilungen?

Frage | Woher weiß ich, ob Unterabteilungen des Empfängers (z. B. Nachlassgericht) ein eigenes Postfach besitzen, das ggf. zwingend (bei Fristwahrung) genutzt werden müsste?

Antwort | Alle teilnehmenden Gerichte finden sich im Gesamtverzeichnis. Dort müssen Sie prüfen, ob das Nachlassgericht eine eigene SAFE-ID hat.

12. Hinweise im Betreff?

Frage | Soll der Betreff nur das Rubrum enthalten (Parteien und Verfahrensgegenstand) oder auch Hinweise an die Geschäftsstelle („Eilt“ o. Ä.)?

Antwort | Im Betreff können Sie alle Hinweise eintragen.

13. Wozu sind Nachrichtentextfeld und Nachrichtenfußzeile?

Frage | Wozu kann das Nachrichtentextfeld sinnvoll verwendet werden? Wird es vom Gericht zwingend gelesen, nur zu technischen Zwecken von der Geschäftsstelle („EILT“, „Baldiger Termin“ etc.) oder als wirksame Info an den Richter im konkreten Streitfall? Kann ich dann auf Anhänge verzichten? Und wird die (leere) Nachrichtenfußzeile automatisch jeder Nachricht angehängt?

Antwort | Das Nachrichtentextfeld kann von der Justiz nicht ausgelesen werden. Daher wurde es bisher „versteckt“. Die BRAK stellt zwar mit der Version 3.10 eine automatische Umwandlung als PDF zur Verfügung. Weil sich aber Absender, Empfänger, Datum etc. nicht daraus ergeben und eine Formatierung wenig sinnvoll ist, sollten Sie das Feld komplett ignorieren. Gleiches gilt für die Nachrichtenfußzeile, die im Übrigen manuell eingefügt werden müsste.

14. Journale aufbewahren?

Frage | Werden auch die Journale automatisch aus dem beA gelöscht?

Antwort | Ja, die Löschfrist des § 27 RAVPV bezieht sich auch auf die Journale. Je nach Umfang der Nutzung sollten Sie hier Regeln für den Export einführen.

15. Ausgang kontrollieren und dokumentieren?

Frage | Reicht es zur Ausgangskontrolle aus, in der Nachrichtenübersicht in den „Gesendeten Nachrichten“ den Zugegangen-Vermerk und den Übermittlungsstatus „Erfolgreich“ zu prüfen? Oder was bezeichnen diese Angaben? Wie kann ich kanzleiintern eine durchgeführte Ausgangskontrolle dokumentieren und ggf. elektronisch gegenüber einem Gericht nachweisen?

Antwort | Zur Ausgangskontrolle müssen Sie die Nachricht öffnen und den Übermittlungsstatus prüfen. Die anderen Angaben beziehen sich nur auf die erfolgreiche Signaturprüfung und sind daher nicht ausreichend. Sie können für die Ausgangskontrolle konkrete Handlungsanweisungen an Ihre Mitarbeitenden geben und deren Beachtung stichprobenartig überprüfen.

16. Inhalt von Anhängen oder Nachrichten nachweisen?

Frage | Wie kann ich den Inhalt eines Anhangs nachweisen, wenn sich dieser nicht aus Protokollaufzeichnungen etc. ergibt? Warum sollten neben gesendeten auch eingegangene Nachrichten exportiert werden, wenn die Nachrichtenanhänge bereits in der elektronischen Akte separat gespeichert werden?

Antwort | Für all diese Sachverhalte gilt: Nur durch die ZIP-Datei, die nach dem Senden oder Empfangen durch „Exportieren“ erzeugt wird, werden sämtliche Angaben gespeichert.

17. Nachrichten wie exportieren?

Frage | Kann ich den Export in der Nachrichtenübersicht sehen oder automatisch einrichten?

Antwort | Sie können den Export einer eingegangenen oder gesendeten Nachricht nicht in der jeweiligen Nachrichtenübersicht sehen oder automatisch sichtbar machen ‒ deshalb gibt es die Etikettierlösung.

18. Nachrichten wie abspeichern?

Frage | Wo kann ich die exportierten Nachrichten abspeichern: verfahrens- oder mandantenbezogen in einem eigenen Unterverzeichnis, mandatsübergreifend zentral in einem Exportverzeichnis für alle beA-Nachrichten?

Antwort | Das Abspeichern und der Speicherort obliegen dem einzelnen Nutzer, z. B. können Sie in einen beA-Zwischenordner anlegen (beA-Eingang, beA-Ausgang, beA-Gesendet) und in die jeweilige elektronische Akte kopieren.