01.03.2021 · Fachbeitrag · beA von A bis Z (Teil 1) ‒ Stand: November 2021

Neue Einzelheiten des beA zum Buchstaben A: Abschrift, Az., Anhang, Anwendersupport, Archiv

von Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz, https://bea-abc.de

| Bei dem beA werden immer wieder Details korrigiert und verbessert. Damit Sie alle Möglichkeiten optimal nutzen und Ihre Kanzleiorganisation und -abläufe an die beA-Funktionen anpassen können, berichtet AK über die Einzelheiten von A bis Z. Der folgende Beitrag erläutert die Stichwörter Abschriften, Aktenzeichen, Anhang, Anwendersupport und Archivieren. |

Abschriften

Abschriften sind im Elektronischen Rechtsverkehr (ERV) nicht mehr erforderlich. Es genügt, wenn ein Dokument versandt wird, egal wie viele Personen beteiligt sind.

Adressbuch

Am einfachsten verwalten Sie Ihr Adressbuch, wenn Sie nach dem Versand im Ordner „Gesendet“ prüfen, ob Sie diesen Empfänger in Ihrem Adressbuch speichern wollen. Öffnen Sie dazu die Nachricht, gehen Sie auf „Sonstige Funktionen“ und wählen Sie „Adressen in mein Adressbuch übernehmen“. Beim nächsten Schreiben können Sie den Empfänger direkt eingeben und auswählen.

Aktenzeichen (Sender)

Dieses Feld ist optional auszufüllen. Sie können hierfür Regeln definieren, welche Informationen dort eingetragen werden.

Aktenzeichen (Empfänger) der Justiz

Tragen Sie hier das gerichtliche Aktenzeichen ein. Ist dies noch nicht bekannt, sollte der Hinweis „Neueingang“ und die Verfahrensart erfolgen.

Anhang

Mit dem Klick auf das Feld „Anhang hochladen“ öffnet sich Ihr Suchbaum (z. B. Windows-Explorer). Suchen Sie die zuvor erstellte Datei und laden Sie diese hoch. Beim Anhang ist zwischen Anlage und Schriftsatz zu unterscheiden.

Typ des Anhangs: Schriftsatz

Laden Sie den Schriftsatz und die Anlagen getrennt hoch, da es sich um unterschiedliche Dateitypen handelt.

PRAXISTIPP | Das beA lässt nur noch Dateinamen hochladen, die inklusive der Dateiendung maximal 84 Zeichen lang sind und keine Leerzeichen beinhalten. Legen Sie Regeln fest, wie Dateinamen in Ihrer Kanzlei einheitlich definiert werden. Bisher soll gemäß § 2 Elektronische-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV; siehe iww.de/s2812) der Dateiname den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten. Dies ändert sich zwar zum 1.1.22. Es ist aber aus kanzleiinternen Gründen sinnvoll, einen lesbaren Dateinamen beizubehalten (vgl. OLG Dresden 21.6.21, 4 U 351: das Gericht hatte einen Wiedereinsetzungsantrag abgewiesen, weil offensichtlich der beA-Nachricht falsche Dateien angehängt waren, die als Dateinamen die Bezeichnung „Scan00005872.pdf“ trugen).

Ist der Anwalt selbst in seinem beA eingeloggt, kann er entscheiden, ob er direkt eine neue Signatur (qeS) erstellt oder ob diese zu einem späteren Zeitpunkt angebracht werden soll. Mitarbeitende wählen immer „Keine Signatur verwenden“ aus ‒ auch hier besteht später für den Anwalt die Möglichkeit, das Dokument zu signieren. Falls das Dokument bereits mit einer externen Signatur versehen ist, ist das aus dem Status der Signatur erkennbar und Sie können das Feld „Externe Signaturen verwenden“ auswählen.

Beachten Sie | Sofern der Anhangstyp „Schriftsatz“ ausgewählt wird, lässt sich die Nachricht nicht von einem Mitarbeitenden versenden, solange diese nicht mit einer qeS signiert ist.

Aus dem Feld „Anhänge hochladen“ ergibt sich auch die derzeitige Mengenbegrenzung im ERV: maximal 100 Dateien und derzeit etwas mehr als 60 MB pro Nachricht. Ab dem 1.4.22 soll die Datenmenge auf 100 MB erhöht werden.

Typ des Anhangs: Anlage

Speichern Sie die Anlagen als einzelne Dateien ab. Zwar entfällt zum 1.1.22 die Sollvorschrift aus § 2 Abs. 2 ERVV: „Der Dateiname soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.“ Dennoch empfiehlt es sich, die Dokumente mit einem „lesbaren“ Dateinamen zu versehen, um intern einen Überblick zu behalten und eine Verwechslungsgefahr auszuschließen (vgl. oben: OLG Dresden 21.6.21, 4 U 351; OLG Frankfurt 5.10.2021, 6 U 79/21).

Es ist sinnvoll, die Anlagen mit K1, K2 bzw. B1, B2 etc. zu bezeichnen. In welcher Reihenfolge die Dateien hochgeladen werden, spielt keine Rolle.

Mit einem Klick auf die hinteren Rang-Pfeile können Sie die Reihenfolge von Anlagen und Schriftsatz verschieben.

Beachten Sie | Seit der beA-Version 3.4 sind nur noch Anhänge, die einen korrekten Dateinamen (siehe dort) tragen, hochladbar. Anderenfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Der Meldetext lautet seit der Version 3.8 „Anhänge auswählen“ (statt früher „Anhänge überprüfen“):

Das beA lässt nach wie vor solche Dateien nicht hochladen, die nicht beA-konform oder falsch mit Leerzeichen benannt sind (ein Punkt darf nur zwischen dem Dateinamen und der Endung stehen!). Die Fehlermeldung wurde ergänzt durch die Einfügung „… und Dateien ohne Zeichen vor der Dateiendung …“:

Korrekturen der Meldetexte gibt es auch, wenn der Nutzer das Postfach eines Empfängers bei der Suche im Adressbuch nicht finden konnte. Bisher lautete die Fehlermeldung: „Der gewählte Empfänger konnte nicht im Adressbuch gefunden werden. Entweder besteht aktuell ein Fehler in der Adressbuchsuche, oder der Empfänger wurde zwischenzeitlich aus dem Adressbuch gelöscht.“

Angepasst wurde auch der Hinweis, wenn ein Mitarbeiter versucht, aus der Nachrichtenübersicht im Ordner „Entwürfe“ ein unsigniertes eEB zu versenden. Dieser heißt: „Die ausgewählte Nachricht kann nicht gesendet werden, weil das eEB nicht signiert ist.“

Beim Hochladen von Anhängen erscheint eine Fortschrittsanzeige, die signalisiert, dass das Hochladen noch läuft.

Hierzu gab es nach dem Update 3.7 Rückmeldungen von beA-Nutzern, dass sich diese Anzeige nach dem Anfügen von Anhängen nicht mehr automatisch schließt. Dem können Sie abhelfen, indem Sie Ihren Browsercache leeren (wenn Sie nicht wissen, wie dies konkret für den von Ihnen eingesetzten Browser funktioniert, können Sie dies am besten kurz im Internet recherchieren).

Anwendersupport

Siehe beA-Support (ak.iww.de, Abruf-Nr. 47279645).

Archiv

Je länger das beA genutzt wird, desto mehr Nachrichten sammeln sich im Posteingang an. Aber wie behält man hier den Überblick? Die Antwort ist eigentlich ganz einfach: Weg damit, denn das beA ist kein Archiv. § 27 RAVPV bestimmt, dass Nachrichten im beA 90 Tage nach ihrem Eingang automatisch in den Papierkorb des beA verschoben werden. Im Papierkorb befindliche Nachrichten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Archivieren und exportieren Sie erhaltene und gesendete Nachrichten auf dem eigenen Rechner. Nutzen Sie hierfür in der geöffneten Nachricht den neuen Button (Version 3.2) „Exportieren“. Speichern Sie die komplette ZIP-Datei auf dem eigenen Rechner.

PRAXISTIPP | Sie sollten für Ihre Kanzlei Regeln festlegen, wie Ein- und Ausgänge ‒ außerhalb des beA ‒ archiviert werden und wann, durch wen und wohin der Export erfolgt. Es reicht nicht, die Nachrichten auszudrucken. Denn maschinenlesbare Dateien im Ausdruck verfehlen den gewünschten Zweck.

Sie können hier mit Etiketten arbeiten, damit Sie auf einen Blick erkennen, ob eine Nachricht bereits exportiert wurde. Verwenden Sie dabei einheitliche Etikettenfarben in der gesamten Kanzlei.

Weiterführende Hinweise