29.10.2023 · Fachbeitrag · Personal

„Ach, du lieber Bot“: Die Auszubildenden- Bewerber kommen!

von Christian Noe B. A., Göttingen

| Haben Sie schon einmal daran gedacht, den cleveren ChatGPT-Chatbot Fragen oder Sachverhalte für Bewerbergespräche mit potenziellen Auszubildenden texten zu lassen? Das KI-Tool kann Ihnen kreative Vorlagen und Ideen liefern, mit denen Sie Bewerber auf die Probe stellen und ihre Talente für die Kanzlei kennenlernen können. Wie können solche passenden Prompts für Sie aussehen? |

1. Gestalten Sie den Status quo kreativ um

Der Wunsch, gutes Personal zu finden, bindet in Kanzleien jede Menge Zeit und Ressourcen. Meistens sind die Bewerbergespräche schon allein aus diesem Grund wenig innovativ und den Kandidaten werden kaum kreative Aufgaben gestellt. Gespräche mit potenziellen Auszubildenden werden vielmehr delegiert oder laufen nach demselben „Schema F“ ab ‒ mit dem Ergebnis, dass Sie auf Standardfragen Standardantworten erhalten.

Doch Sie können ein Bewerbungsgespräch mit Leichtigkeit völlig anders aufziehen. Probieren Sie einmal, wie der potenzielle Auszubildende mit fiktiv beschriebenen Kanzleisituationen umgehen oder neue Impulse für das Marketing anstoßen würde. ChatGPT kann Ihnen Situationen und Fragen für Bewerbergespräche generieren und so lebendig darstellen, dass Sie für eine gelöste Gesprächsatmosphäre sorgen und mehr von den Befragten erfahren.

2. Haken Sie auch bei ChatGPT für die richtigen Prompts nach

Mit diesen Prompts lenken Sie ChatGPT in die gewünschte Richtung, um Ihre potenziellen Auszubildenden zu befragen:

a) Prompt: Bitte erstelle einen Einstellungstest für Auszubildende in einer Anwaltskanzlei. Ein Test mit zehn Fragen, die nicht zu schwer sind. Die Fragen sollen auf das Interesse für den Beruf „Rechtsanwaltsfachangestellte“ eingehen. Es soll auch gefragt werden, ob der Bewerber schon Erfahrung mit Publikumsverkehr hat, über etwas juristisches Wissen verfügt und Bücher, juristische Texte oder Zeitungsartikel über Gerichtsprozesse oder Webseiten mit juristischem Bezug liest.

b) Prompt: Unsere Kanzlei will digital und mit Social Media gut und künftig besser für sich werben. Bitte stelle in dem Test auch die Frage, ob der Auszubildende Ideen und Kenntnisse bezüglich Instagram, Facebook oder Tiktok hat, ob er selbst Videos oder Bilder erstellen kann und Erfahrungen mit Social Media oder Software für Kreativleistungen hat. Bitte frage, welche Grafiken dem Auszubildenden zu den Begriffen „...“ (z. B. „Steuererklärung“, „Kündigung“) einfallen, ob er sich ein Video oder eine Zeichnung dazu vorstellen kann oder andere besondere Ideen dazu hat.

c) Prompt: Formuliere bitte Fragen an den Bewerber, ob er sich vorstellen kann, dem Anwalt bei Präsentationen zu assistieren, und welche Softwarekenntnisse der Bewerber hat. Liste dabei gängige Software oder Anwenderprogramme (auch Bildbearbeitung) mit Titel auf. Frage, ob und welche Präsentationen der Bewerber schon gestaltet hat und wie gut er sich mit Künstliche-Intelligenz-Tools auskennt. Nenne mir außerdem mehrere Künstliche-Intelligenz-Tools und beliebte Software für Grafiken, Videos und Präsentationen, die jüngere Menschen gerne verwenden.

PRAXISTIPP | Wenn Sie ein Thema mit einem Prompt beginnen, steckt der Bot im weiteren Dialogverlauf des Chats im Thema drin. Sie müssen also nicht immer wieder „Bewerbertest“ schreiben, wenn Sie Ihre Ursprungsfrage verfeinern oder erweitern. Sie können auch einfach „Test“ eintippen oder sich Schreibarbeit sparen, indem Sie eingeben: „Oben in Deiner Bewerberfrage 4 war mir ... zu ungenau. Formuliere die Frage bitte um und mache sie verständlicher/füge mehr Beispiele dazu/lasse ... weg. Der Bot „lernt“ im Laufe des Dialogs und verknüpft Informationen innerhalb des Chats.

3. Wenn ChatGPT den Bewerber unter die Lupe nimmt ...

In meinem Test hat ChatGPT eine übersichtlich strukturierte Fragenliste erstellt. Wenn Ihnen Ihr Ergebnis in Einzelfällen nicht präzise genug ist, verbessern Sie die Testfragen, indem Sie nachjustieren, z. B.: „Frage 3 und 5 sind mir zu kompliziert/schwer/schlecht formuliert. Es sollen doch Auszubildende als Bewerber angesprochen werden. Bitte berücksichtige Lebenswelt, Hobbys und typische Interessen von Jugendlichen/jungen Menschen im Alter von ... bis ...“. Folgende Bewerberfragen habe ich auf der Basis von ChatGPT-Antworten ausformuliert:

Allgemeines Interesse: Lesen Sie oft Zeitungsartikel über Gerichtsverhandlungen oder Strafprozesse? Was war das letzte interessante Urteil oder Verfahren, das Sie verfolgt haben? Kennen Sie „FAZ Einspruch“ und erinnern Sie sich an ein Thema darin?

Ergänzende Idee: Drucken Sie einen Artikel von „FAZ Einspruch“ oder einen Auszug daraus aus und lassen Sie den Bewerber diesen mit eigenen Worten zusammenfassen.

Fachbegriffe und Formeln: Haben Sie schon einmal „Grundgesetz“, „Kaufvertrag“ oder „Kündigungsschutz“ gehört? Können Sie zu einem der Begriffe etwas erklären? Welche Probleme könnten Mandanten haben, die wegen eines Vertrags in unsere Kanzlei kommen?

Kommunikation/Fähigkeiten im Kanzleialltag: Ein Mandant ruft an und ist emotional sehr aufgebracht (ihm ist gekündigt worden/er hat seine Wohnung verloren/er wurde bedroht). Wie gehen Sie mit der Situation um? Was sind Ihrer Meinung nach Grenzen dafür, was Sie dürfen und was nicht? Wen würden Sie bei einer Eskalation der Situation einschalten?

Medien und Realität: Kürzlich ging die neue Gerichtsshow .. auf Sendung. Kennen Sie die? Um was ging es dabei und wie viel Realität steckt Ihres Erachtens hinter der Darstellung?

Ergänzende Idee: Sie können auf dem Tablet Ausschnitte aus Sendungen zeigen, die Bewerber nach Einzelheiten fragen oder sie vergleichen lassen.

Organisatorisches: Im Sommer starten bei uns drei neue Auszubildende. Wenn Sie einer davon wären: Wie würden Sie sich untereinander bezüglich Berufsschule und Kanzlei unterstützen, was digitale Vernetzung angeht? Wäre es sinnvoll, die Kanzlei einzubinden und wie könnte das geschehen? Hätten Sie Lust, mit unserer Hilfe eine Präsentation und ein Kurzvideo zu produzieren, in denen Sie als Berufsstarter unsere Kanzlei vorstellen?

PRAXISTIPP | Vergessen Sie nicht, dass es nicht einfach um Azubis im neuen Lehrjahr geht. Junge Menschen sind Ideengeber, oft am Puls der Zeit und stecken versierter in den rasanten Entwicklungssprüngen der digitalen Welt, als vielleicht Sie selbst. In kurzen Bewerbergesprächen lassen sich häufig Fähigkeiten und Talente nicht so schnell erkennen. Schaffen Sie daher Situationen, die breite Antworten, Einschätzungen oder Beschreibungen der Bewerber ermöglichen.

4. ChatGPT-Testfragen indexieren und Varianten erstellen

Sie können bestehende Tests von ChatGPT übersichtlich in Tabellenform vorbereiten lassen, archivieren und jederzeit anpassen. Gelungene Unterhaltungen und Gesprächsleitfäden sollten Sie nicht vergessen, sondern individuell abgewandelt in weiteren Bewerbergesprächen aufgreifen. Stecken in Bewerberantworten interessante, unerwartete oder vielschichtige Gedanken, können Sie diese verschriftlichen und bei ChatGPT eingeben, um sich daraus wiederum Bewerberfragen erstellen zu lassen. Grundsätzlich sind sogar Aufzeichnungen des Gesprächs zulässig. Welchen rechtlichen Rahmen Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in einer der nächsten Ausgaben.