09.04.2014 · Nachricht · Fristenkontrolle

Delegieren durch klare Anweisungen

von Rechtsanwaltsfachangestellter Christian Noe B.A., Leipzig

| Sie dürfen die Fristenkontrolle eigenverantwortlich dem Personal überlassen, wenn Sie Ihre Kontroll- und Sorgfaltspflichten einhalten und die aktuelle Rechtsprechung hierzu beachten (Noe, AK 13, 50 ). Enthalten Ihre Anweisungen die Punkte dieser Checkliste? |

Checkliste / Weisen Sie Ihr Personal richtig an

Stellen Sie sicher, dass Ihr Personal nicht eigenmächtig im Fristenkalender eingetragene Fristen ändert oder löscht (BGH 20.9.07, I ZB 108/05; 29.10.13, X ZB 17/12, Abruf-Nr. 133888).

Formulieren Sie klar. Veranlassen Sie Ihr Personal nicht dazu, Vermutungen anzustellen (z.B. nicht: „Sofern Sie der Meinung sind, dass ...“).

Prüfen Sie Rechtsmittelbegründungsfristen eigenverantwortlich, wenn die Akte in Verbindung mit einer fristgebundenen Prozesshandlung vorgelegt wird (BGH 18.2.14, XI ZB 12/13, Abruf-Nr. 140742).

Legen Sie fest, dass bei Unklarheiten eigene Interpretationen der Anweisung nicht zulässig sind. Jeder unklare Sachverhalt ist Ihnen vorzulegen.

Müssen bestehende Anweisungen ergänzt werden, ist die geänderte Fassung allen Mitarbeitern auszuhändigen. Lassen Sie sich die Übergabe und Kenntnisnahme durch Unterzeichnung dokumentieren.

So passen Sie bei Bedarf Ihre Handlungsanweisung an:

Musterformulierung / Ergänzung bestehender Anweisungen

Im Fristen- oder den Anwaltskalendern bereits notierte Fristen dürfen grundsätzlich von keinem Mitarbeiter eigenmächtig geändert oder gelöscht werden.

Sofern Sie bei der täglichen Fristenüberwachung eine Akte bearbeiten, in der eine Frist/Fristenberechnung oder sonstige Tätigkeit nötig ist, auf die keine der vorgenannten Anweisungen zutrifft, ist die betreffende Akte dem sachbearbeitenden Rechtsanwalt mit einem entsprechenden Vermerk vorzulegen.

In derartigen Fällen dürfen Sie keinesfalls eigene Entscheidungen treffen, noch dürfen Sie aus den vorherigen Anweisungen eine individuelle Vorgehensweise ableiten, die Sie bezogen auf diese Akte/diesen Sachverhalt für richtig halten.

Merke | Erfahrung und Routine machen anwaltliche Anweisungen nicht entbehrlich. Zwar werden die Voraussetzungen zum Teil angepasst. So muss etwa der Patentanwalt nicht bei jeder Vorlage der Akte die durch das Personal berechneten und notierten Fristen prüfen. In patentrechtlichen Verfahren kommt es aufgrund der Vielzahl von Patenten häufig zu einer ausgereizten Fristenüberwachung. Dies entbindet ihn aber nicht von der Pflicht, sein Personal anzuweisen, notierte Fristen weder zu ändern noch zu löschen. Für solche Arbeitsanweisungen bietet sich ein Kanzleihandbuch an, in dem alle Arbeitsgänge der Kanzlei individuell festgelegt werden.

Quelle: Ausgabe 04 / 2014 | Seite 59 | ID 42501059