· Fachbeitrag · Mitarbeiter motivieren
5 Goldene Regeln für Engagement: Schöpfen Sie das Potenzial Ihrer Kanzleimitarbeiter voll aus
von Malaika Loher, Motivationsexpertin und Coach, Kaufering, www.malaikaloher.de
| Sind die Mitarbeiter in der Kanzlei motiviert, schaffen sie mehr Arbeit in besserer Qualität und weniger Zeit. Die Mandanten sind zufriedener und empfehlen die Kanzlei weiter. Es ist wie ein Funke, der vom Kanzleiinhaber auf den Mitarbeiter und schließlich auf den Mandanten überspringt. Wer die Kunst der Motivation versteht und Demotivation abstellt, kann die Potenziale der Mitarbeiter voll ausschöpfen. |
1. Auf den richtigen Mix kommt es an
Ein Arbeitsvertrag beschreibt i. d. R. die Aufgaben, Rechte und Pflichten eines Mitarbeiters und legt die Entlohnung sowie die Konsequenzen bei Vertragsverstoß fest. Was keinem Mitarbeiter verordnet werden kann, sind Motivation und Leistungsbereitschaft. Grundsätzlich sollte die Freude an der Arbeit von innen heraus kommen. Doch das allein genügt nicht. Motivation kann durchaus durch äußere Faktoren wie Gehalt, Unternehmenskultur, Entwicklungsmöglichkeiten, Führungsstil oder Kommunikation beeinflusst werden. Ein guter Mix aus „intrinsischer“ ‒ also von innen kommender ‒ und „extrinsischer“ ‒ von außen beeinflusster ‒ Motivation ist das Ziel. Die Führungskraft schafft im besten Fall ein Umfeld, das Motivation ermöglicht. Bevor das gelingt, müssen allerdings zunächst die Demotivationsfaktoren abgestellt werden.
2. Regel 1: nicht demotivieren
Mitarbeiter brauchen Respekt, Wertschätzung und Anerkennung. Sie wollen ernst genommen und integriert werden. Achtet der Kanzleiinhaber nicht auf sein positives und klares Verhalten gegenüber den Angestellten, entstehen Unzufriedenheit und Verwirrung. Beides führt zu einer Leistungsminderung und einem kontraproduktiven Umgang mit Mandanten.
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„Unser Chef ist zurzeit dermaßen schlecht drauf. Ich habe überhaupt keine Lust mehr, in die Kanzlei zu gehen. Seine Stimmung ist regelrecht ansteckend,“ sagt eine Familienanwältin bei München. Der Kanzleiinhaber macht seit einem Jahr eine unschöne Scheidung durch und kämpft mit Stimmungsschwankungen. „Ich kann mich selbst kaum motivieren“, meint er frustriert. „Momentan fühle ich mich so deprimiert, dass ich schon Magenschmerzen habe, wenn ich bei Gericht erscheinen muss“, so der Spezialist für schwierige Scheidungsverfahren. |
Demotiviert zu sein, ist für Betroffene eine Qual. Es verbraucht übermäßig Energie und löst massiven inneren Widerstand bis hin zur Arbeitsverweigerung aus. Die Gründe sind so vielfältig wie individuell, z. B.:
- Unklare Absprachen, fehlende Informationen
- Kein Feedback und wenn doch, unsachliche Kritik
- Längerfristige Unterforderung oder Überforderung
- Das Gefühl, unterbezahlt zu sein, bei Beförderungen „übersehen“ zu werden
- Ausgebremst werden bei kreativen Ideen und Plänen
- Zu viele formelle Regeln oder informelle Grenzen
- Demotivierendes Verhalten oder unerfüllbare Erwartungen des Vorgesetzten
- Zeitdruck und permanente Hektik
- Scheidung, Pflege der Eltern, schwierige Kinder, finanzielle Probleme
Um den Zustand des mangelnden Engagements abzustellen, kann der Vorgesetzte einen wesentlichen Beitrag leisten, indem er sein Verhalten überprüft und ändert.
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3. Regel 2: Klarheit durch Vision
Mitarbeiter werden zu unmündigen Zeitabsitzern, die hauptsächlich auf das Wochenende oder den Urlaub hinarbeiten, wenn sie nicht bewusst an einer gemeinsamen Sache mitwirken. Deshalb ist es wichtig, eine mittel- bis langfristige Vision und Strategie für die Kanzlei zu entwickeln, selbst wenn die Terminkalender voll sind. Die meisten Kanzleiinhaber haben zwar Ideen, wie die Zukunft aussehen soll, aber oft zu wenig Zeit, mit den Kollegen Ziele zu vereinbaren. Deshalb empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- 1. Der Inhaber macht sich Gedanken, was er in fünf bis zehn Jahren mit der Kanzlei erreichen möchte, und bezieht persönliche Ziele in die Überlegungen mit ein.
- 2. Er fixiert die Ziele schriftlich.
- 3. Danach bespricht er die geschäftlichen Ziele mit den Mitarbeitern und bindet sie ein.
Im besten Fall haben auch die Mitarbeiter vorab geklärt, was sie für sich erreichen möchten. Auf diese Weise steuern sie möglicherweise spannende Ideen zur Gesamtvision bei, z. B. eine leistungsgerechte Entlohnung oder mehr Arbeitszeitflexibilität. Liegen alle Karten auf dem Tisch, kann eine gemeinsame Vision mit machbarem Aktionsplan erarbeitet werden. Ist jeder Mitarbeiter an Bord, entsteht eine Dynamik, die wie ein Katapult auf die Motivation wirkt.
4. Regel 3: Das Arbeitsumfeld muss stimmen
Manche Faktoren motivieren nicht, wenn sie erfüllt sind, demotivieren aber, wenn sie fehlen. Langsame Computer, verstopfte Drucker, Unordnung, fehlende Materialien oder Sauberkeit etc. behindern die Kreativität und die Produktivität. Das ist die Chance für die Führungskraft, sofort aktiv Zeichen zu setzen. Statt genervt auf diese Dinge zu reagieren, werden sie so schnell wie möglich gelöst. Das führt zwar nicht zu unbändiger Motivation, verhindert jedoch ständigen Ärger und Energieverlust.
5. Regel 4: Kommunikation ist das A und O
Die schwierigste Aufgabe ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Entweder Kanzleiinhaber verbrauchen zu viel Zeit mit Gesprächen oder sie tun es wenig bis gar nicht bzw. nur bei guter Laune.
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Mitarbeiter wollen sich mitteilen und wahrgenommen werden. Deshalb ist ein regelmäßiger Dialog notwendig, um zu motivieren. Ziel der Kommunikation ist nicht nur der Informationsaustausch, sondern auch ein transparentes, wertschätzendes, Vertrauen stiftendes Miteinander. Besprochen werden Themen aus dem Tagesgeschäft, aber auch individuelle Entwicklungspläne und gemeinsame Aktionen im Team.
6. Regel 5: Spaß und Freude
Die Führungskraft darf jede Gelegenheit nutzen, gute Stimmung zu machen. Durch Ausflüge, Veranstaltungen, kleine Freuden und Überraschungen setzt der Chef Akzente. Aber auch im Umgang mit Fehlern oder Problemen ist Humor der bessere Partner gegenüber Ernsthaftigkeit und Strenge. Lachen ist gut fürs Gehirn und die Gesamtstimmung.
7. Motivation unter Veränderungen
Motivationstiefs früh zu erkennen und schnell gegenzusteuern, ist Führungsaufgabe. Manchmal genügen kleine Veränderungen, um große Motivationsschübe zu bewirken. So kann ein Austausch mit Kollegen auf einer Fortbildung zu tollen neuen Ideen für die Kanzlei führen oder die Klärung von teaminternen Konflikten bringt eine Leistungssteigerung. Manchmal braucht es größere Maßnahmen, z. B. organisatorisch, in den Abläufen, bei der Aufgabenverteilung oder strategisch. Motivation zu schaffen ist ein laufender Prozess und die Motive und Ziele ändern sich im Laufe des Lebens. Wird das beachtet und genutzt, kann Leistung langfristig auf einem hohen Level abgerufen werden.
