· Fachbeitrag · Mitarbeiterorganisation
Für jede Kanzlei die richtigen Mitarbeiter
von Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz
| Nachhaltige Veränderungen im Personalbedarf sagt die zum 64. Anwaltstag 2013 erschienene Zukunftsstudie „Der Rechtsdienstleistungsmarkt 2030“ voraus. Kanzleien sollten daher bereits heute die Weichen stellen, um im Wettbewerb zu bestehen. Die Kernfrage dabei: Braucht eine Kanzlei Mitarbeiter und wenn ja, wie viele? |
1. Faktor Kanzleigröße
Ob und wie viele Mitarbeiter für Ihre Kanzlei notwendig sind, hängt vor allem von der Struktur Ihrer Anwaltskanzlei ab. Typischerweise gilt Folgendes:
- Der Berufseinsteiger, der als Einzelkämpfer beginnt, verzichtet meist auf Personal. Zum einen sind Personalkosten ein fester Bestandteil der Fixkosten und werden als dauerhafte Verpflichtung gern beim Businessplan gestrichen. Zu Beginn ist der Arbeitsanfall noch nicht absehbar, Kanzleigründer planen daher oft ab dem dritten Jahr zumindest Aushilfskräfte ein. Junge Anwälte sind zudem technik-affin. Sie setzen vielfach Software zur Administration und Spracherkennung ein, sodass einfache Schreibarbeiten und standardisierte Abläufe ohne Personal bewältigt werden.
- Einzelkanzleien werden vielfach minimalistisch ohne Personal oder ‒ auch häufig anzutreffen ‒ mit einer Mitarbeiterin (95 Prozent des nichtjuristischen Personals sind Frauen) geführt.
- Bürogemeinschaften teilen sich aus Synergieeffekten Personal. Hier sind strikte Regeln notwendig, um Nachteile für einzelne Anwälte (gemeinsamer Telefonanschluss, Mandatsverteilung) zu vermeiden.
- Kleine und mittlere Sozietäten haben oft noch ein Verhältnis von 1:1. Auf einen Anwalt kommt also eine Mitarbeiterin.
- Bei Großkanzleien verändert sich dieses Verhältnis auf 6:1 oder mehr. Sechs oder mehr Anwälte teilen sich also eine Mitarbeiterin.
PRAXISHINWEIS | Definieren Sie zuerst Ihre Arbeitsabläufe. Legen Sie für jeden Arbeitsschritt fest, in welcher Art und Weise er erfolgen soll. Prüfen Sie dann, welche Aufgaben „Chefsache“ sind und welche an Mitarbeiter delegiert werden können. So können Sie in einem ersten Schritt Ihren Personalbedarf ermitteln. |
2. Auszubildende, Fachangestellte oder Quereinsteiger?
Wer sich für Personal entscheidet, hat die Wahl zwischen verschiedenen Qualifikationen, Erfahrungen und auch unterschiedlichem Alter der Mitarbeiter.
a) Auszubildende
Die Ausbildung zur Rechtsanwaltsfachangestellten oder zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten dauert drei Jahre. Sie kann auf Antrag verkürzt werden, wenn Vorkenntnisse oder sehr gute Leistungen dies rechtfertigen.
Anwälte dürfen kraft Zulassung ausbilden, eine Eignungsprüfung ist nicht erforderlich. Der Berufsausbildungsvertrag wird bei der Rechtsanwaltskammer eingetragen. Diese hält auch Mustervordrucke bereit.
Für die Ausbildungsvergütung gelten Mindestsätze, die regional variieren. So empfiehlt die RAK Köln eine Ausbildungsvergütung von 400 EUR im 1. Ausbildungsjahr, 450 EUR im 2. Ausbildungsjahr und 520 EUR im 3. Ausbildungsjahr, jeweils brutto. Die RAK München gibt für ab dem 1.9.13 beginnende Ausbildungsverhältnisse folgende Mindestsätze an: 1. Ausbildungsjahr 600 EUR, 2. Ausbildungsjahr 700 EUR, 3. Ausbildungsjahr 800 EUR. Die RAK Mecklenburg-Vorpommern verweist auf eine Spanne im 1. Ausbildungsjahr von 230 bis 265 EUR, im 2. Ausbildungsjahr von 265 bis 322 EUR und im 3. Ausbildungsjahr von 322 bis 435 EUR. Die RAK Berlin hat zum 1.7.13 die Mindestvergütung auf 500 EUR im 1. Ausbildungsjahr, 580 EUR im 2. Ausbildungsjahr und 650 EUR im 3. Ausbildungsjahr angehoben. Auch der DAV hat ein Merkblatt mit Mindestvergütungssätzen erstellt, das regelmäßig aktualisiert wird.
Bei Auszubildenden, die noch nicht volljährig sind, ist das Jugendarbeitsschutzgesetz zu beachten, insbesondere im Hinblick auf Arbeitszeit und Urlaubsanspruch.
Neben den finanziellen Aufwendungen, die Arbeitgeberanteile, Lohnfortzahlung und die Bereitstellung und Ausstattung des Arbeitsplatzes betreffen, sind die zeitlichen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Es handelt sich um eine duale Ausbildung, die in Kanzlei und Berufsschule durchgeführt wird. In der Regel findet die Berufsschule ein- bis zwei Mal wöchentlich statt, sodass die Auszubildende meist an drei bis vier Tagen in der Kanzlei zur Verfügung steht.
b) Fachangestellte
Fachangestellte in mittleren Kanzleien spezialisieren sich vielfach entweder auf den Anwaltsbereich oder den Notariatsbereich. In kleinen Kanzleien mit Anwaltsnotariat ist ebenso wie beim Anwalt der Generalist gefragt.
PRAXISHINWEIS | Bei Fachangestellten ohne Berufserfahrung sollten Sie im Vorfeld klären, welche Arbeiten selbstständig übernommen werden können. Sonst sind Enttäuschungen vorprogrammiert. |
Fachangestellte mit Berufserfahrung sind rar, da gute Mitarbeiter in der Regel langjährig ihrer Kanzlei treu bleiben. Mitarbeitern mit Berufserfahrung steht als Zusatzqualifikation seit 2001 das staatlich anerkannte Rechtsfachwirtstudium offen. Damit wurde für den sog. „Bürovorsteher“ eine offizielle Aufstiegsmöglichkeit geschaffen. Rechtsfachwirte entlasten den Anwalt im Sachbearbeiterbereich, übernehmen Aufgaben der Kanzleileitung, Personalführung und Buchhaltung.
c) Quereinsteiger
Quereinsteiger aus kaufmännischen Berufen können eine Alternative zu Fachangestellten sein. Erforderlich sind aber klare Organisationsstrukturen. Manko: oft fehlendes Verständnis für die juristische Diktion und das Fehlen von Fachkenntnissen. Kanzleien, die nach Zeitaufwand abrechnen, benötigen jedoch selten tiefgreifende RVG-Kenntnisse. In Großkanzleien sind branchenfremde Office-Manager und Business Development-Manager anzutreffen, die aus den Reihen der Betriebs- oder Kommunikationswirte stammen. Im Office-Bereich kommen Fremdsprachensekretärinnen zum Einsatz. Mitarbeiter aus dem Hotelfach sind beliebt für den Empfangs- und Telefonbereich.
d) Teambuilding
Im Idealfall bilden Berufseinsteiger und erfahrene Fachangestellte ein Tandem. Wenn eine Teilzeittätigkeit ausreicht, bieten sich hierfür z.B. Rückkehrer nach der Elternzeit oder „rüstige Rentner“ an. Die Team-Variante von Berufseinsteiger und Auszubildender hat den Charme, dass man gemeinsam wachsen kann. Fortbildung ist aber beiderseits unerlässlich!
3. Für die Zukunft gerüstet
Die o.g. Zukunftsstudie geht davon aus, dass sich die Anforderungen an Kanzleien verändern. Neben einer fortschreitenden Technologie (Stichwort: Elektronischer Rechtsverkehr) wird der Wettbewerb von Rechtsdienstleistern außerhalb der Anwaltschaft (Rechtsschutzversicherer, Online-Portale) zunehmen. Eine hoch qualifizierte Rechtsdienstleistung unterscheidet sich von einfachen Standardberatungen auch und gerade über die Menschen, die als Anwälte und Mitarbeiter mit den Mandanten in Kontakt stehen. Daher kommt dem Faktor Mensch eine hohe Bedeutung zu. Ein motiviertes Team ist die beste Voraussetzung zur Gewinnung neuer Mandanten und zur Schaffung von langfristiger Mandantenbindung.
PRAXISHINWEIS | So ist es nicht immer erforderlich, dass Mitarbeiter vor Ort in der Kanzlei tätig sind. Elternzeiten können mit Home-Arbeitsplätzen überbrückt werden. So bindet man Mitarbeiter an die Kanzlei und sichert sich die flexible Unterstützung sowie das Know-how des Mitarbeiters und schafft Motivation! |
4. Externe Dienstleister
Unterstützung kann auch durch Schreibbüros, Telefonserviceanbieter oder selbstständige ReNos in Ballungszentren in Anspruch genommen werden. Eine Kombination von Personal vor Ort und externen Dienstleistern kann Spitzen abfangen, entlasten und besseren Service für Mandanten bieten (Schnelligkeit, Erreichbarkeit, Rund-um-Service).
5. Fördermöglichkeiten
Es gibt regionale Arbeitsförderprogramme, die die Einstellung von Jugendlichen, Älteren und Arbeitslosen fördern (z.B. http://www.iww.de/sl321). Informieren Sie sich vor Abschluss des Vertrags, ob Förderprogramme genutzt werden können.
