· Fachbeitrag · Personalrecruiting
Onboarding ‒ Vom ersten Bewerberkontakt bis zum Kennenlerntag in der Kanzlei
von David Scherf, Köln, klein-partner.com
| Onboarding ist ein zentraler Punkt einer erfolgreichen Personalstrategie und bezeichnet die Einarbeitung und Integration von neuen Mitarbeitern durch das Unternehmen. Es führt dazu, dass sich Bewerber und neue Mitarbeiter ab dem ersten Kennenlernen mit dem Unternehmen verbunden fühlen. Onboarding „passiert“ nicht einfach so, sondern bedarf auch in der Kanzlei einer geordneten Struktur, verantwortlicher Personen und ehrlicher Begeisterung. |
1. Schritt: Kontaktaufnahme
Das Onboarding und die Bindung neuer Mitarbeiter beginnt bereits mit dem ersten Kontakt zur Kanzlei (und nicht erst mit dem ersten Arbeitstag), wenn der Interessent/Bewerber Ihre Online-Stellenanzeige, Ihren Post in den sozialen Medien oder Ihre Kanzlei als Suchergebnis in einer der gängigen Online-Suchmaschinen findet. In diesem Moment wird er sich zum ersten (und möglicherweise letzten) Mal näher mit Ihnen beschäftigen! Sie haben dabei nicht viel Zeit. Denn Interesse lässt erfahrungsgemäß schon nach wenigen Sekunden nach, sofern es nicht durch etwas gefesselt wird. Damit beginnt die sog. Candidate Experience. Ein ansprechender Internetauftritt, eine professionelle Karriereseite, ein attraktiver und mit Inhalt gefüllter Auftritt in den sozialen Medien verlängert die Verweildauer Ihres potenziellen neuen Mitarbeiters.
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2. Schritt: Reaktion auf die (Online-)Bewerbung
Falls Bewerbungen bei Ihnen online eingehen, ggf. sogar über eine separate HR-Software oder über ein Bewerberpostfach, sollten Sie unbedingt eine nette, ansprechende und automatisierte Antwort an den Bewerber hinterlegen. In jedem Fall sollten Sie den Erhalt der Bewerbung bestätigen, sich für das Interesse bedanken und eine Frist angeben, innerhalb derer Sie wieder von sich hören lassen.
Falls sich unter den Eingängen eine Bewerbung finden, die Sie auf Anhieb interessiert, zögern Sie nicht lange und rufen Sie den Bewerber an, gern auch noch an demselben Tag. Damit rechnet fast niemand und das kommt immer gut an, wenn Sie es richtig formulieren (i. S. v. „bei so einer tollen Bewerbung wollte ich Sie und mich nicht unnötig weiter warten lassen!“). Dann können Sie zeitnah zum Kennenlernen einladen und Dauer, benötigte Unterlagen, Parkplatzsituation etc. klären. Damit sammeln Sie Pluspunkte, bevor das erste persönliche Kennenlernen überhaupt stattfindet.
3. Schritt: Das eigentliche Bewerbungsgespräch
Im Bewerbungsgespräch punkten Sie, wenn Sie die Perspektive Ihres Gegenübers übernehmen, der nervös ist und positiv aufgeregt zu Ihnen kommt. Fragen Sie sich, was helfen kann, die Nervosität zu lindern und für ein Wohlfühlen zu sorgen. Dann kann das erste persönliche Kennenlernen beginnen. Führen Sie ein wertschätzendes, angenehmes, offenes und zielgerichtetes Bewerbungsgespräch und überzeugen Sie den Bewerber von sich und der Stelle.
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4. Schritt: Der Probetag zum Kennenlernen
Haben Sie das Bewerbungsgespräch „geschafft“, geht Ihr Onboarding auch schon in die nächste wichtige Phase. Es empfiehlt sich ein Kennenlerntag, der wie ein erster Arbeitstag gestaltet werden kann. Dafür sollte sich auch ein verantwortlicher Mitarbeiter Ihrer Kanzlei Zeit nehmen. Der Bewerber kann jetzt sehen, ob die Punkte „stimmen“, die im Bewerbungsgespräch besprochen wurden. Für Sie gilt dies gleichermaßen und Sie können probeweise Tätigkeiten erledigen lassen und schauen, wie der Bewerber diese angeht und löst. Beide Seiten erhalten fundierte Erkenntnisse und können sich entscheiden, ob sie einen Arbeitsvertrag schließen wollen.
Übersicht / Vorteile eines Probetags zum Kennenlernen | |
Für den Bewerber | Für die Kanzlei |
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Beachten Sie | Führen Sie am Ende des Probetags unbedingt ein erneutes Gespräch mit dem Bewerber, geben Sie und holen Sie sich Feedback. Sprechen Sie aber vorher unbedingt mit Ihrem Team oder dem Verantwortlichen des Tages und holen dort eine Meinung ein. Denn das Team muss den Bewerber schließlich später einarbeiten und mit ihm zusammenarbeiten. Zeigen sich schon hier Widerstände, kann sich eine Einstellung gegen den Willen des Teams schnell negativ für die Kanzlei auswirken. Sollten Sie die Zusammenarbeit aber wünschen, machen Sie dies deutlich und klären den Arbeitsvertrag entweder direkt oder senden diesen zeitnah zu.
Wünscht der Bewerber Bedenkzeit, gewähren Sie diese. Fragen Sie aber nach, was ihn noch zweifeln lässt. Meist ist dies eher ein grundsätzliches Thema ‒ viele Bewerber möchten einfach noch „eine Nacht darüber schlafen“ oder Rücksprache mit der Familie halten. Bauen Sie keinen Zeitdruck auf. Denn wenn Sie überzeugt haben, wird sich der Bewerber für Sie entscheiden.
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Die neue Kraft
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5. Nach dem Probetag, vor dem ersten Arbeitstag
Sie brauchen einen Mitarbeiter, der (als Ansprechpartner bzw. Mentor) die Verantwortung für den neuen Kollegen mit Freude, der nötigen Erfahrung, fachlicher und sozialer Kompetenz und dem angemessenen Pflichtbewusstsein übernimmt und sich ab dem ersten Tag die notwendige Zeit freihält. Dem Verantwortlichen müssen Sie zwingend Freiräume zugestehen und erlauben, in der Einarbeitungszeit Aufgaben abzugeben. Das sollten Sie rechtzeitig planen und organisieren.
Zusammen mit dem Verantwortlichen sollten Sie einen Einarbeitungsplan erstellen. Damit kann der neue Mitarbeiter sehen, wer was wann von ihm erwartet ‒ der Verantwortliche kann sich orientieren, vergisst nichts, dokumentiert und hat Struktur in der Einarbeitung. Legen Sie den Einarbeitungsplan in die Begrüßungsmappe, in der die neue Kraft weitere Informationen findet, die für einen reibungslosen Start sorgen.
Weiterführender Hinweis
- Wie es nach dem Kennenlerntag weitergeht, lesen Sie in einer der nächsten AK-Ausgaben.
