· Fachbeitrag · Fehlervermeidung
Besonderheiten elektronischer Rechnungen
| Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen gewinnt zunehmend an Bedeutung. Neben der üblichen Papierrechnung per Post oder Telefax können Rechnungen als E-Mail, Anhang zur E-Mail (z.B. im PDF-Format), Web-Download, De-Mail, per SMS/MMS oder Computerfax oder als Datenaustausch per EDI verschickt werden. Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich grundsätzlich gleich behandelt. Für elektronische Rechnungen gelten jedoch folgende Besonderheiten. |
1. Zustimmung des Empfängers
Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung zugestimmt haben (§ 14 Abs. 1 S. 7 UStG). Eine Anerkennung in AGB oder stillschweigende Zustimmung (z.B. durch Rechnungsbezahlung) reicht dabei aus (A 14.4 Abs. 1 S. 2 ff. UStAE).
2. Internes Kontrollverfahren (iKV)
Rechnungen sind nur ordnungsgemäß, wenn die Echtheit der Herkunft (= Identität des Rechnungsausstellers), Unversehrtheit des Inhalts (= keine inhaltliche Veränderung während oder nach der elektronischen Übermittlung) und Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind (§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG). Bei Verwendung einer elektronischen Signatur oder Übermittlung per EDI wird dies qua Gesetz unterstellt (§ 14 Abs. 3 UStG). Für alle anderen elektronischen Übermittlungsformen muss der Unternehmer diese Anforderungen durch ein ‒ beliebiges ‒ iKV gewährleisten. Hieran werden von der Finanzverwaltung keine hohen Anforderungen gestellt ‒ jeder Unternehmer dürfte im eigenen Interesse einen Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung durchführen (Prüfung der Rechnung auf formelle und inhaltliche Richtigkeit, Kontrolle mit der Bestellung/des Auftrags etc.). Jedes eingerichtete Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht, reicht aus (A 14.4 Abs. 6 UStAE). Es besteht keine Dokumentationspflicht. Gleichwohl wird dies aus Sicherheitsgründen empfohlen.
PRAXISHINWEIS | Das iKV dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug, auch wenn sich beide Verfahren sicherlich in großen Bereichen überschneiden (BMF 2.7.12, BStBl. I 12, S. 726). Liegt unstreitig ein Anspruch auf Vorsteuerabzug vor, kann jedoch ein fehlendes iKV im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. |
3. Aufbewahrungspflichten
Elektronische Rechnungen sind zehn Jahre lang im elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG; z.B. nur einmal beschreibbare CD). Die ausschließliche Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist unzulässig. Während der gesamten Zeit müssen die Echtheit der Herkunft, Unversertheit des Inhalts und dauerhafte Wiedergabe der Rechnung sichergestellt sein (§ 14b Abs. 1 S. 2 UStG). Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht des § 14b UStG kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden (§ 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG).
