08.10.2015 · Fachbeitrag · Praxischeck

Hard- bzw. Software und Internetpräsenz:An diesen Stellen dürfen Sie nicht sparen!

von Michael Germ, Geschäftsführer GeRMCONSULT, [e-mail]

| Fast alle Kanzleien sind zwar für die Elektronische Datenverarbeitung (EDV) ausgestattet ‒ meist mit einer Branchensoftware sowie Windows- und Office-Programmen. Aber was können sie verbessern? Zudem sehen viele Anwälte in einem Web-Auftritt ihrer Kanzlei keinen Vorteil. Zu Recht? Der folgende Praxischeck zeigt, an welcher Stelle Sie nicht sparen sollten. Testen Sie Ihre Kanzlei. |

1. Häufige Schwachstellen

Die häufigsten Schwachstellen der EDV-Ausstattung finden sich bei der fehlenden Mitwirkung der Anwälte, der Datensicherheit und der Vorbereitung der digitalen Akte. Um flüssige Arbeitsabläufe zu gestalten, ist es unerlässlich, dass der Anwalt nicht nur über einen EDV-Arbeitsplatz verfügt, sondern ihn auch nutzt, um Aufträge zu bearbeiten. Die Daten der Kanzlei sollten täglich gesichert und die Sicherungsbänder oder -dateien außerhalb der Kanzlei aufbewahrt werden. Ebenso muss sicher sein, dass verlorene Daten schnell wieder hergestellt werden können. Eine digitale Akte umfasst interne EDV-Daten und externe Daten (z.B. aus eingehenden Nachrichten). Fast sämtliche dieser Daten sind digitalisiert verfügbar. Die Kanzlei muss sich entscheiden, wie sie in der EDV-Akte aufbereitet werden sollen (meist Historie), damit die Daten sinnvoll sortiert und bezeichnet werden. Zuletzt müssen die externen Informationen geordnet, erfasst, zugeordnet und aktenbezogen archiviert werden. Die Aufgabe, die Kanzlei elektronisch auszustatten, wird sich durch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) noch stark verändern. Der Anwalt wird sich mit den Gerichten nur noch digital austauschen können ‒ ebenso mit den Kollegen und später mit anderen Beteiligten. Es müssen Wege gefunden werden, um die Dokumente zu erstellen, zu signieren und zu versenden. Die Abläufe werden sich von den heutigen stark unterscheiden.

Viele Internetauftritte von Kanzleien sind mit Text überfrachtet und senden falsche Botschaften aus. Nicht zielorientiert ist es, Texte mit rechtlichen Fachbegriffen anzubieten. Erfolgreich ist, wer seine Leistungen kurz und präzise beschreibt und konkrete Fragen der Besucher beantwortet. Behandeln Sie das, was der Kunde erwartet. Sprechen Sie unaufgefordert an, dass Ihre Kanzlei die Mandantenbedürfnisse erfüllt (z.B. indem Sie schnell reagieren, erreichbar sind, klare Lösungen empfehlen, den Mandanten einbinden).