06.01.2025 · Fachbeitrag · Nebenkosten

Abrechnungsbelege jetzt per E-Mail

von RA Frank-Georg Pfeifer, Düsseldorf

| Art. 14 des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes, BEG-IV, räumt mit Wirkung ab 1.1.25 (BGBI. 2024 l, Nr. 323 v. 29.10.24, S. 10 u. S. 34) durch § 556 Abs. 4 BGB (neu) dem Vermieter das Recht ein, zwecks Einsichtnahme durch den Mieter, Abrechnungsbelege statt in Papierform, wahlweise „elektronisch bereitzustellen“. Zwar wird im Grundsatz das mieterliche Einsichtsrecht in die Original-Belege beibehalten. Dieses Recht wird jedoch dahin eingeschränkt, dass der Vermieter alternativ die Belege „elektronisch bereitstellen“ kann ‒ und zwar ohne, dass eine entsprechende Vereinbarung vorliegen muss. Nicht angesprochen ist in § 556 Abs. 4 BGB (neu) der Datenschutz; insoweit bleibt es bei der bisherigen Rechtslage. |

1. Für elektronische Belege im Zweifel das ZUGFeRD-Format

Erhält der Vermieter seinerseits von einem Dienstleister Belege in einem elektronischen maschinenlesbaren Format, muss bei der elektronischen Bereitstellung darauf geachtet werden, dass die bereitgestellten Belege nicht in (nur) maschinenlesbarer Form, sondern für den Mieter auch in menschenlesbarer Form übermittelt werden. Hier kommt z. B. das hybride ZUGFeRD-Format in Betracht (s. dazu das Schreiben des BMF vom 15.10. 24, III C 2 ‒ S 7287-3/23110001: 007, namentlich S. 10 zu Ziff. 2.3.2; Rn. 30). Zur Verpflichtung, ab dem 1.1.25 nach den gestaffelten Übergangsfristen des Art. 23 Nr. 7 Wachstumschancengesetz (BGBI. 2024 l, Nr. 108, S. 24) elektronische Rechnungen bzw. Belege empfangen oder senden zu können, s. weiter H. J. Beck, GE 24, 687, 689 und 1189.

Weil der durchschnittliche Mieter eine nicht im ZUGFeRD-Format gehaltene, sondern nur rein maschinenlesbare Datei nicht in ein menschenlesbares Format konvertieren kann, wird im Zweifel der Vermieter eine solche Konvertierung vornehmen oder veranlassen müssen ‒ ähnlich auch die amtliche Begründung des BEG-IV (BT-Drucksache 20/11306, S. 99): „In Ausnahmefällen schuldet der Vermieter nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB) die Vorlage von analogen Kopien oder Scans der Belege.“