28.02.2014 · Fachbeitrag · Personalplanung

Auftraggeber verlangt Leistung innerhalb fester Frist: So vermeiden Sie Wirtschaftlichkeitsrisiken

| Eine wirtschaftliche Büroführung ist nicht zuletzt dadurch geprägt, dass man Personal so einsetzt, dass eine optimale Auslastung erreicht wird. Dieses Ziel wird erschwert, wenn Planungsbüros von Auftraggebern gedrängt werden, sich im Vertrag auf die Einhaltung fester Termine für die Planung und Bauüberwachung zu verpflichten. Weil das Risiko groß ist, dass Sie auch für die Folgen unverschuldeter Terminverzögerungen gerade stehen müssen, gibt es nur eine Devise: Lassen Sie sich darauf nicht ein, bestehen Sie auf fairen Regelungen. |

Schlechte Karten selbst bei unverschuldeter Verzögerung

Was passieren kann, wenn sich nur das Planungsbüro verpflichtet hat, bestimmte Termine einzuhalten, lehrt eine Entscheidung des KG Berlin. Im konkreten Fall waren die Termine verstrichen, ohne dass das Planungsbüro daran schuld gehabt hätte. Um die wirtschaftlichen Auswirkungen so gering wie möglich zu halten, hatte das Büro seine interne Organisation so ausgerichtet, dass andere Aufträge die Lücke füllten, also vorgezogen wurden.

Ungünstige Entscheidung des KG Berlin

Das wollte sich der Auftraggeber, der die Verzögerung verursacht hatte, nicht gefallen lassen. Er forderte das Planungsbüro auf, sich den neuen terminlichen Situationen flexibel anzupassen. Das KG Berlin gab dem Auftraggeber Recht. Ein Auftragnehmer muss trotz der nicht mehr gültigen - ursprünglich vereinbarten - Termine und des formal „vereinbarungslosen Zustands“ die vertraglich geschuldete Leistung ohne Verzögerung fertigstellen (KG Berlin, Urteil vom 18.9.2012, Az. 7 U 227/11; Abruf-Nr. 140644).

Folgen für Planungsbüros bei Terminverzögerungen

Das Urteil betraf zwar einen Bauvertrag. Es ist aufgrund des geltenden Werkvertragsrechts sinngemäß aber auch auf Planungsverträge anwendbar, und hat hier folgende negative Auswirkungen:

Es besteht sozusagen eine ständige Leistungsbereitschaft, um die verzögerten Leistungen irgendwann auf Zuruf des Auftraggebers zügig weiterzuführen.

Die Einsatzplanung im Planungsbüro wird nachhaltig durcheinander gebracht. Das gilt vor allem, wenn die Verzögerungen in mehreren Etappen auftreten.

Unterm Strich führt das dazu, dass bei vielen einzelnen Verzögerungen ständige Umdispositionen angesagt sind. Die Personaleinsatzplanung ist erheblich erschwert. Und letztlich wirkt sich das natürlich auf die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Aufträge aus. Die wird deutlich schlechter.

Tagesgeschäft erfordert faire Vereinbarungen

Das Tagesgeschäft erfordert deshalb faire - für beide Vertragspartner verlässliche - Vereinbarungen. Im Kern geht es darum, beiden Seiten zu ermöglichen, aufgrund neuer terminlicher Situationen verlässliche Personaldispositionen zu treffen.

Eine solche vorsorgliche Vereinbarung sollte bereits in den Planungsvertrag aufgenommen werden. Sie könnte wie folgt aussehen:

§ ... Ablauf der Planung und Bauüberwachung

Treten Verzögerungen des terminlichen Ablaufs ein, die nicht vom Auftragnehmer verursacht wurden und eine Änderung der Vertragstermine gemäß § … dieses Vertrags bewirken, verpflichten sich die Vertragspartner möglichst kurzfristig, eine neue Terminvereinbarung zu treffen. Dabei werden die berechtigten Interessen beider Vertragspartner berücksichtigt. Bis zum Abschluss dieser ersetzenden Terminvereinbarung werden beide Vertragspartner die weiteren Leistungen angemessen fördern und erbringen, jedoch ohne dass dabei konkrete terminliche Verpflichtungen bestehen.

Wichtig | Die Klausel nimmt bei „§...“ Bezug auf die Terminvereinbarungsklauseln aus den Musterverträgen zur HOAI 2013 (siehe unten „Weiterführende Hinweise“). Die Vereinbarung hat das Ziel, im Interesse aller Beteiligten (auch des Auftraggebers) zu regeln, wie die weitere terminliche Abwicklung trotz Verzögerung optimal gefördert werden kann. Insbesondere sollen die Parteien verpflichtet werden, kurzfristig eine neue ausgewogene Terminregelung zu treffen. Es gibt keine „Einbahnstraßenregelung“, sondern eine Regelung, die für alle Beteiligten fair ist.

Im Interesse des Planungsbüros soll aber im Zeitraum bis zum Abschluss der ersetzenden Terminvereinbarung kein übermäßiger künstlicher Termindruck entstehen und damit eine Motivation geschaffen werden, eine neue Regelung möglichst schnell zu treffen.

Weiterführende Hinweise

Konkrete Vorschläge für vertragliche Terminvereinbarungen stehen in den 25 Musterverträgen zur HOAI 2013. Diese finden Sie auf pbp.iww.de unter Downloads → Musterverträge → Architekten-/Ingenieurverträge nach HOAI 2013