01.12.2006 | Betriebsprüfung

Digitale Betriebsprüfung: Typische Konfliktfelder

von RA, FAfStR Dr. Helmut Graf und RA, FAfStR Michael Bisle, Augsburg

Seit 2002 haben die Finanzverwaltungen das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung. Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen enthalten § 146 Abs. 5 AO, § 147 Abs. 2, 5und 6 AO, § 200 Abs. 1 AO sowie § 14 Abs. 3 UStG. Die FÄ nutzen dabei die für diesen Zweck weiter entwickelte Prüfsoftware IDEA, welche die Außenprüfer in die Lage versetzt, auch umfangreiche Datenbestände umfassend untersuchen zu können. 

1. Steuerlich relevante Daten

1.1 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

Mit der Einführung der digitalen Außenprüfung wurden den Prüfern neue Prüfungsmethoden zur Verfügung gestellt, Umfang und Reichweite der Außenprüfung wurden nicht erweitert. Dies gilt insbesondere auch für den Kreis der Unterlagen, die der Außenprüfer einsehen darf. Wie bislang auch, ist der Zugriff des Prüfers zunächst auf Unterlagen beschränkt, die aufbewahrungspflichtig sind. Ein digitaler Datenzugriff ist nach § 147 Abs. 6 AO zudem nur möglich, soweit diese aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören nach § 147 Abs. 1 AO neben den unmittelbar der Buchführung zuzuordnenden Unterlagen (Finanz-, Anlagen und Lohnbuchhaltung, Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Zollunterlagen) auch „sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.“ 

Eine allgemeingültige Definition, was unter „steuerlich relevanten Daten“ zu verstehen ist, fehlt. In der Praxis ist deshalb regelmäßig umstritten, welche Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO i.V. mit § 147 Abs. 6 AO EDV-gestützt überprüft werden dürfen. Die Abgrenzung kann dabei nur im konkreten Einzelfall erfolgen, wobei zu fragen ist, ob die jeweiligen Daten gerade für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. 

1.2 Zweifelsfälle

Danach kann die steuerliche Relevanz von Daten der Kosten- und Leistungsrechnung jedenfalls dann bejaht werden, soweit sie für die Bewertung von Vermögensgegenständen, Rückstellungen oder die Beurteilung von Verrechnungspreisen von Bedeutung sind (FG Münster 22.8.00, EFG 01, 4; Taetzner/Büssow, BB 02, 69, 71). Gleiches gilt für Daten des Warenwirtschafts- und des Materialwirtschaftssystems, da diese für den Bestand und die Bewertung des Vorratsvermögens relevant sind. Sind mit diesen Systemen auch Dokumenten-Management und Archivierungssysteme verbunden, werden deren Daten ebenfalls von § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO erfasst (Taetzner/Büssow, BB 02, 69, 70; Schmitz, StBp 02, 195, 196). Schließlich wird man auch Daten der elektronischen Zeiterfassung der Mitarbeiter sowie Kassenspeicher elektronischer Kassen als steuerlich relevante Daten qualifizieren müssen, da diese Daten Rückschlüsse auf den Personalaufwand bzw. den Kassenbestand zulassen. Demgegenüber besteht u.E. kein Zugriffsrecht auf folgende Daten: 

• Das unternehmensinterne Berichtswesen hat keine steuerliche Relevanz, so dass z.B. Datensysteme des betrieblichen Controllings oder der internen Revision sowie Managementberichte, Aufsichtsratsprotokolle nicht dem Datenzugriff unterliegen (Groß, DStR 02, 1122).

• Auch in die Korrespondenz zwischen dem Steuerpflichtigen und seinem StB /RA besteht kein Einsichtsrecht. Dies gilt auch für steuerliche Gutachten, da diese regelmäßig steuerliche Wertungen und Schlussfolgerungen enthalten, sich aber nicht mit einem bestimmten Geschäftsvorfall beschäftigen (Kromer, DStR 01, 1018; Schaumburg, DStR 02, 833).