01.10.2007 | Betriebsprüfung

Neue Rechtsprechung zum Datenzugriff

Zwei neue FG-Beschlüsse legen im Gesetz verwendete Begriffe anders aus als das BMF (GDPdU BStBl I 01, 415, und FAQ auf der Internetseite des BMF) – zum Nachteil der Unternehmen (FG Düsseldorf 5.2.07, 16 V 3454/06 A (AO) und 16 V 3457/06 A (AO), Abruf-Nr. 072572).

Sachverhalt und Entscheidungsgründe

Im ersten Fall wehrte sich das Unternehmen gegen das Vorlagebegehren bezüglich handelsrechtlicher Drohverlustrückstellungen, da diese in der Steuerbilanz untersagt seien (§ 5 Abs. 4a EStG). Sie hätten daher auf die Steuerbemessung keine Auswirkung und seien deshalb steuerlich nicht relevant. Dies gelte auch für die nichtabzugsfähigen Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 EStG). Das Gericht sah die steuerliche Relevanz unter dem Gesichtspunkt der Aufbewahrungspflicht von Unterlagen, die nach § 147 AO Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht sei. Wichtig ist also nur, ob die Unterlagen einen Bezug zur Buchführung haben und daher zu deren Verständnis erforderlich sind. Ob sich aus dem jeweiligen Geschäftsvorfall eine konkrete – steuerliche – Gewinnauswirkung ergibt, ist für die Frage des Datenzugriffs unbeachtlich. 

Im zweiten Fall bestritt das Unternehmen das Recht des FA, die Ein- und Ausgangsrechnungen des Prüfungszeitraums, soweit sie in digitalisierter Form vorliegen, aufzurufen und am Bildschirm zu Prüfzwecken einzusehen (Nur-Lesezugriff/Z1-Zugriff). Die Rechnungen waren zuvor eingescannt und archiviert worden. Die Belege seien erst beim Unternehmen digitalisiert worden und erfüllten auch nicht die Voraussetzung der Auswertbarkeit. Das Gericht war der Auffassung, dass auch die eingescannten Belege mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden seien. Im Gegensatz hierzu ist das BMF und die Fachliteratur der Auffassung, der Datenzugriff erstrecke sich nur auf originär digitale Unterlagen. Darunter verstehe man nur die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten. 

Praxishinweis

Entscheidet sich der Steuerpflichtige also, in Papier eingegangene Belege einzuscannen und zu archivieren, so erfüllt er dadurch seine Aufbewahrungspflicht, weshalb es sich um Unterlagen i.S. des § 147 Abs. 6 S. 1 AO handelt, für die grundsätzlich ein Datenzugriffsrecht bestehe.