23.12.2009 | Controlling

Berichtspflichten: Diese Anforderungen muss der Stiftungsvorstand erfüllen

von RAin Gabriele Ritter, FAin für Steuer- und Sozialrecht, BDO Deutsche Warentreuhand AG, Köln

Der Vorstand ist zwingendes Organ der Stiftung. Ihm obliegt die Führung der Geschäfte der Stiftung sowie die Pflicht zur Erhaltung des Stiftungsvermögens. Ohne ein ordnungsgemäßes und strukturiertes Berichtswesen ist die Erfüllung dieser Aufgaben kaum denkbar. Mit dem folgenden Beitrag soll aufgezeigt werden, welche gesetzlichen Anforderungen hieran geknüpft werden und welche weitergehenden Maßnahmen ggf. auf der Ebene des internen Controlling sinnvoll sind.  

1. Funktion des Berichtswesens

Das Berichtswesen dient unterschiedlichen Zielsetzungen. Diese sind wiederum abhängig von dem jeweiligen Adressaten.  

Übersicht: Berichtspflichten des Stiftungsvorstands

• Gegenüber „seiner“ Stiftung hat der Vorstand die Stiftungsgeschäfte mit der erforderlichen Sorgfalt zu führen; man spricht in diesem Zusammenhang auch gerne von dem Leitbild des „prudent man“. Hierüber hat der Vorstand seinen Überwachungsgremien, sofern solche eingerichtet sind, in der Regel Rechenschaft abzugeben. Die Sorgfaltspflicht leitet sich aus dem Spektrum, dem Leistungsfeld und der Größe der Stiftung ab. Im Vordergrund stehen hier die Implementierung eines funktionierenden Risikomanagements und Controllings und eines umfassenden Rechnungswesens.

• Gegenüber staatlichen Behörden bestehen aber auch Berichtspflichten. Dies sind primär die staatliche und ggf. kirchliche Stiftungsaufsicht sowie das Finanzamt. Während die Stiftungsbehörden im Wesentlichen Kontrollfunktionen übernehmen, liegt die Aufgabe des Finanzamts in der Feststellung des Steueraufkommens einerseits, andererseits bei gemeinnützigen Einrichtungen auch in der Überwachung der gewährten Steuerbegünstigung. Die sich hieraus erwachsenen Verpflichtungen sind in Umfang und Ausmaß durch verschiedene Gesetze geregelt. Hierbei wird zwischen

• stiftungsrechtlichen und

• außerstiftungsrechtlichen

Normen unterschieden. Ihre Einhaltung legt damit quasi zugleich auch die Mindestanforderung an die von dem Vorstand intern anzulegende Sorgfalt in der Geschäftsführung fest.

• Durch Satzung oder interne Weisungen (z.B. eines Wohlverhaltenskodexes) vorgegebene Verpflichtungen sind ebenfalls zu beachten.

 

2. Maßgaben der Stiftungsgesetze

Stiftungsrechtliche Normen enthalten das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die jeweiligen Stiftungsgesetze. Gegebenenfalls sind Besonderheiten des Kommunalrechts zu beachten. Die §§ 80 ff. BGB und hier insbesondere § 86 BGB verweisen auf die Rechnungslegungsvorschriften für Vereine. Dabei hat der Verpflichtete, also der Vorstand, eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben zu gewährleisten und ggf. ein Bestandsverzeichnis vorzulegen (§ 259 BGB, § 260 BGB, § 666 BGB, § 27 Abs. 3 BGB). Weitergehende Regelungen enthält das BGB nicht.  

Die Anforderungen der Landesstiftungsgesetze sind konkreter, wenngleich auf die Besonderheiten der jeweiligen Gesetze zu achten ist. In den Grundzügen stimmen sie darin überein, dass über die Verwaltung des Stiftungsvermögens Rechenschaft abzulegen ist. Dazu hat die Stiftung Bücher und Aufzeichnungen zu führen sowie einen Abschluss zu erstellen, der eine Jahresrechnung, eine Vermögensübersicht und einen Bericht über die Erfüllung des Stiftungszwecks beinhaltet. Weitergehende Ausführungen bzw. Erläuterungen enthalten die Landesstiftungsgesetze nicht.  

3. Außerstiftungsrechtliche Normen