30.01.2020 · Fachbeitrag · Stiftungsorganisation

Geschäftsbriefe: Diese Angaben gehören auf den Briefbogen einer Stiftung

von RA Berthold Theuffel-Werhahn, FAStR/FAHGR, Leiter des Bereichs Stiftungsberatung (bundesweit), PricewaterhouseCoopers GmbH, Kassel

| Viele Stiftungen stehen vor folgender Frage: Welche Angaben gehören auf den Briefbogen einer Stiftung? Welche Angaben sind zwingend auf dem Briefbogen von Geschäftsbriefen notwendig? SB zeigt Ihnen, was Sie beachten sollten, um nicht der Gefahr einer Abmahnung ausgesetzt zu sein. |

Frage: Welche Angaben gehören auf den Briefbogen unserer gemeinnützigen mildtätigen Stiftung? Wir erwirtschafteten Gewinne in verschiedenen Geschäftsbereichen, die für die Erfüllung des Stiftungsgedankens verwendet werden.

Antwort: Für die Gestaltung der Briefbogen von Geschäftsbriefen gelten je nach Ausgestaltung der Stiftung bestimmte Formvorschriften. Zentrale Frage ist, was ein „Geschäftsbrief“ ist und ob es sich bei der Stiftung um eine unternehmenstragende Stiftung handelt.

Was ist ein „Geschäftsbrief“?

Der Begriff „Geschäftsbrief“ wird sehr umfassend verstanden. Er erfasst grundsätzlich alle schriftlichen Mitteilungen an außenstehende Geschäftspartner unabhängig von der Form.

Beispiel

Rundschreiben, Rechnungen (hier gelten Besonderheiten), Mitteilungen an Arbeitnehmer, die das Arbeitsverhältnis selbst betreffen (zum Beispiel eine Kündigung), Schreiben per E-Mail, Telefax oder als Postkarte.

Wichtig | Keine Geschäftsbriefe sind Mitteilungen, die sich nur an Adressaten innerhalb der Stiftung oder an einen unbestimmten Personenkreis außerhalb der Stiftung richten. Das sind z. B. interne Rundschreiben und Memos, Mitteilungen an Stiftungsorgane, Werbeschriften und Postwurfsendungen.

Unternehmenstragende Stiftungen

Betreibt die Stiftung einen Gewerbebetrieb, der nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, und/oder ist sie im Handelsregister eingetragen, ist sie eine „unternehmenstragende Stiftung“. Hierzu kann z. B. auch ‒ abhängig von seiner Größe ‒ ein von einer gemeinnützigen Stiftung betriebenes Krankenhaus oder Alten- und Pflegeheim gehören (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 06.06.2003, Az. 3 Wx 108/03, Abruf-Nr. 212368).

Zwingende Angaben für unternehmenstragende Stiftungen

Handelt es sich also um eine solche Stiftung, wird regelmäßig § 37a HGB direkt angewendet. Diese Vorschrift stellt wesentlich strengere Anforderungen auf als für eine nicht im Handelsregister eingetragene (bzw. einzutragende) Stiftung. Folgende Angaben sind auf allen Geschäftsbriefen der Stiftung zwingend notwendig anzugeben:

Angaben für unternehmenstragende Stiftungen

Die Firma der Stiftung: Gemeint ist der Name, unter dem die Stiftung ihre Geschäfte betreibt und unter der sie klagen und verklagt werden kann, § 17 Abs. 1 und 2 HGB;

Ihre Rechtsform („Stiftung“): § 19 Abs. 1 HGB ist entsprechend auf eine Stiftung als Unternehmensträger anwendbar, es sei denn, sie ist nur Allein- oder Mehrheitsgesellschafterin, also reine „Beteiligungsträgerstiftung“ (Baumbach/Hopt, HGB, 38. Aufl., München 2018, § 19, Rz. 2);

Der Ort und die inländische Geschäftsanschrift: Dies wird meist der Satzungssitz sein, muss es aber nicht. Fallen Satzungssitz und Verwaltungssitz auseinander, wird es regelmäßig auf den Verwaltungssitz als „Ort der Geschäftsleitung“ ankommen;

Das Registergericht des Sitzes der Stiftung und die Nummer, unter der die Stiftung in das Handelsregister eingetragen ist.

Beispiel

Max und Mathilde Müller Stiftung, XY-Straße 100, M-Dorf

Registergericht: AG M-Stadt, Registernummer: HRB1234

Wichtig | Stiftungen, die diesen Pflichten nicht nachkommen, können hierzu von dem Registergericht mit Zwangsgeld gezwungen werden (§ 37a Abs. 4 S. 1 HGB). Das einzelne Zwangsgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen (§ 37a Abs. 4 S. 2 in Verbindung mit § 14 S. 2 HGB).

Freiwillige Angaben für unternehmenstragende Stiftungen

Grundsätzlich nicht analog anwendbar auf eine unternehmenstragende Stiftung sind die Vorschriften für Kapitalgesellschaften als Spezialvorschriften (§ 35a Abs. 1 GmbHG, §§ 125a , 177a HGB, § 7 Abs. 5 PartGG, §§ 80, 268 Abs. 4 AktG, § 25a GenG, § 43 SEAG und § 25 SCEAG). Daher sind zumindest folgende Angaben entbehrlich (Baumbach/Hopt, HGB, 38. Aufl., München 2018, § 37a, Rz. 3):

Die (vertretungsberechtigten) Stiftungsvorstände und,

sofern die Stiftung ein Kontrollgremium im Sinne eines Aufsichtsrates (Stiftungsrat) gebildet und dieses Gremium einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende dieses Kontrollgremiums mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

PRAXISTIPP | Unter Transparenzgesichtspunkten kann die Angabe der (vertretungsberechtigten) Stiftungsvorstände und des Vorsitzenden des Stiftungsrats auf Geschäftsbriefen sinnvoll sein.

Angaben über das Kapital ‒ in diesem Fall: das Stiftungsvermögen ‒ werden selbst durch die Vorschriften für Kapitalgesellschaften nicht vorgeschrieben und sind in der Praxis unüblich (MüKo-GmbHG/Stephan/Tieves, 3. Aufl., München 2019, § 35a, Rz. 25). Davon ist auch bei Stiftungen abzuraten.

Teilweise wird empfohlen, bei einer Stiftung die Aktennummer der Stiftungsaufsichtsbehörde anzugeben (MüKo-HGB/Schmidt, 4. Aufl., München 2016, §125a, Rz. 11). Auch davon ist bei Stiftungen abzuraten.

Keine steuerspezifischen Angaben bei unternehmenstragenden Stiftungen

Auf Geschäftsbriefen einer unternehmenstragenden Stiftung müssen

weder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

noch die Steuernummer

aufgeführt werden.

PRAXISTIPP | Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) sind gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG auf Rechnungen erforderlich, nicht aber auf Geschäftsbriefen.

Sinnvolle (freiwillige) Angaben für unternehmenstragende Stiftungen

Es empfehlen sich regelmäßig folgende freiwilligen Angaben:

Telefon- und Faxnummern,

E-Mail- und Internet-Adressen,

Bankverbindung.

Angaben nichtgewerbetreibender Stiftungen

Stiftungen, die kein Gewerbe betreiben ‒ auch kein steuerbegünstigtes Krankenhaus bei entsprechender Größe ‒, sind keine unternehmenstragenden Stiftungen. Und deshalb fallen sie auch nicht in den Anwendungsbereich des § 37a HGB. Daher sind sie im Grunde recht frei bei der Wahl ihrer Angaben. Sie sollten die Angaben an ihren konkreten praktischen Bedürfnissen ausrichten.

PRAXISTIPP | Unter dem Gesichtspunkt der Transparenz ‒ auch im Hinblick auf die Einwerbung von Spenden und Zustiftungen ‒ sollten Stiftungen zwar nicht mit Angaben „sparen“. Heikle Angaben ‒ die missbraucht werden könnten ‒, wie etwa