· Fachbeitrag · Zwischenruf
Gremiensitzungen: Gute Vorbereitung ist A und O
von RA Dr. K. Jan Schiffer, Bonn (www.stiftungsrecht-plus.de)
| Effiziente Gremiensitzungen - sei es im Stiftungsvorstand oder im Stiftungsrat (Kuratorium, Stiftungsbeirat) - mit guten Entscheidungen zu den wesentlichen Themen der Stiftungen sind erstrebenswert. Für die Mitglieder im Stiftungsrat scheint die Verwirklichung besonders schwer. Anders als die Vorstandsmitglieder, die die Geschäfte der Stiftung führen, treffen sie sich doch eher selten. Trotzdem sollen die Mitglieder des Stiftungsrats den Stiftungsvorstand effizient beraten, unterstützen und kontrollieren. |
1. Gefährliche Sitzungen
Wir wissen, dass es vorkommt - vor allem in der Welt des oftmals überlasteten Ehrenamts: Wesentlichen Punkte werden in den Sitzungen kaum oder gar nicht behandelt. Unwichtiges steht im Vordergrund. Probleme werden übergangen. Man kommt nicht „auf den Punkt“. Ab und an fehlt sogar eine Tagesordnung. Solche Sitzungen sind ineffizient (und ermüdend). Ganz häufig geht das in der Praxis dennoch irgendwie gut aus. Die Erfahrung zeigt aber auch immer wieder, dass auf diese Weise wirklich wichtige Entscheidungen unterbleiben oder nur oberflächlich getroffen werden. Da ist dann - auch in einem Ehrenamt - eine Schadenersatzforderung im Einzelfall nicht nur Theorie. Die Grenze der haftungsfreien einfachen Fahrlässigkeit zur haftungsbegründenden groben Fahrlässigkeit (§ 86 BGB i.V. mit § 31a BGB) ist fließend.
2. Was ist zu tun?
Die Antwort ist eigentlich recht simpel und trotzdem richtig: Jedes Stiftungsratsmitglied muss wissen, worauf es im Generellen bei der Stiftung und im Speziellen bei der zur Entscheidung anstehenden Frage ankommt. Es muss ganz einfach informiert sein. Dabei hilft es, wenn der Stiftungsrat durch seinen Vorsitzenden und nach meiner Erfahrung auch durch einzelne Stiftungsratsmitglieder Kontakt zum Vorstand hält. So baut sich zugleich ein konstruktives Vertrauensverhältnis auf, das übrigens nicht mit unkritischer Nähe verwechselt werden sollte. Die Organmitglieder haben in der Tat aus meiner Sicht eine gewisse Informationsholschuld. Vor allem hat aber der Stiftungsvorstand eine Bringschuld. Er muss die Stiftungsratsmitglieder ausreichend und rechtzeitig informieren und das auch mit entsprechenden Unterlagen.
Was heißt das? 14 Tage vor der nächsten Sitzung sollten die Unterlagen und Informationen zu der gegebenenfalls vorher abgestimmten und übermittelten Tagesordnung vorliegen. Da gilt bei Stiftungen nichts anderes als in der Unternehmenswelt. Dann hat das Stiftungsratsmitglied eine Chance, sich mit den Unterlagen vertraut zu machen, eigene Recherchen anzustellen, weitere Unterlagen anzufordern und so die Sitzung vorzubereiten. „Tischvorlagen“ sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig. Wird die Gremiensitzung so vorbereitet, klappt es im Sinne des guten Zwecks in aller Regel auch mit dem Zusammenwirken von Vorstand und Stiftungsrat.
