26.04.2012 · Fachbeitrag · Dezernatswechsel

Vollstreckungsmandate in der Kanzlei: So planen Sie die perfekte Übergabe

von Rechtsanwaltsfachangestellter Christian Noe, B.A., Gelsenkirchen

| Ausscheidende Mitarbeiter, sich in Erziehungszeit verabschiedende Kolleginnen oder längere Reha-Maßnahmen: Zahlreiche Gründe lassen sich nennen, die eine Neuordnung der Vollstreckungsbearbeitung in der Kanzlei notwendig machen, wenn Mitarbeiter ausfallen. Wie dies organisatorisch reibungslos gelingt, erfahren Sie im folgenden Beitrag. |

1. Ausgangssituation und Vorausplanung

Der zeitlich befristete oder dauerhafte Verlust von Mitarbeitern macht eine gezielte und frühzeitige Organisation der Nachfolge notwendig. Die folgende Checkliste fasst zusammen, was in einem ersten Schritt zu berücksichtigen ist.

Checkliste / Die 7 wichtigsten Merkposten zur Vorausplanung

• 1. Klären Sie zügig, ob die betreffenden Tätigkeiten auf mehrere vorhandene Mitarbeiter übertragen werden können oder ob es sinnvoller ist, eine einzelne Vertretung damit zu beauftragen. Gegebenenfalls kann auch eine (zeitlich befristete) Neueinstellung notwendig sein. Nach der Entscheidungsfindung sollten der oder die kanzleiinternen Vertreter in die weitere Organisation einbezogen bzw. die Planungen für eine Stellenausschreibung vorangetrieben werden.

• 2. Soll die Stelle ausgeschrieben werden, müssen Sie rasch entscheiden, welches Medium genutzt werden soll (Online-Stellenmärkte, Zeitungen). Entwerfen Sie zügig einen Inseratstext. Nicht vergessen: Bis zum Erscheinen des Inserats, den Vorstellungsgesprächen und der Einstellung eines Bewerbers kann viel Zeit vergehen.

• 3. Legen Sie so früh wie möglich fest, wann der betreffende Mitarbeiter ausscheidet und ob/wann er zurückkehrt. Tragen Sie die Daten in den Kanzlei- und - wichtig! - Urlaubskalender ein, um Urlaube anderer Mitarbeiter zum Zeitpunkte des Ausscheidens zu vermeiden. Eine Übernahme in die persönlichen Kalender der Rechtsanwälte und eine gesonderte Mitteilung an die Personalabteilung/Buchhaltung empfiehlt sich.

• 4. Verfassen Sie ein kurzes Informationsschreiben an alle Kanzleimitarbeiter mit den wesentlichen Basics: Ausscheide-/Rückkehrdatum, welche Mitarbeiter haben Urlaub kurz vor/nach dem anvisierten Ausscheidedatum? Liegen dieses und der Eintrittszeitpunkt für neu beginnende Auszubildende oder Referendare zeitlich nahe beieinander? Wenn ja, ist eine genaue Koordination erforderlich, damit das Kanzleipersonal nicht durch Ausfälle und Neueintritte unvorbereitet doppelt belastet ist.

• 5. Die das Dezernat übernehmende Person muss sorgfältig ausgewählt werden. Welche Fachkenntnisse bringt sie mit (Nachfrage, welche ZV-Maßnahmen sie bereits bearbeitet hat)? Ist eine vorherige Fortbildung notwendig? Wann findet die Einarbeitung statt und wie lange wird sie voraussichtlich dauern?

• 6. Legen Sie Folgendes fest: Bis wann muss der Neuzugang den notwendigen Kenntnisstand erreicht haben und eigenständig arbeiten können? Wann findet konkret die Dezernatsübergabe statt (dies sollte sinnvollerweise schon ein oder zwei Wochen vor dem Wechsel des Mitarbeiters geschehen)? Empfehlenswert ist ein „gleitender“ Übergang: In den letzten zwei oder drei Wochen sollten die ausscheidende Person und ihr Nachfolger bereits eng zusammenarbeiten bzw. sich erstere schon deutlich zurückziehen und den Kanzleiablauf in anderen Bereichen unterstützen.

• 7. Mit der ausscheidenden Person sollten Sie besprechen, ob sie notfalls in der ersten Woche nach Ausscheiden in dringenden Fällen telefonisch zur Verfügung stehen kann. Die Inanspruchnahme ist auf konkrete Notfälle zu beschränken, wenn Akteninhalt oder ein komplexes Vollstreckungsmandat dies tatsächlich erforderlich machen.