· Arbeitgeberleistungen
Mitarbeiter anlässlich einer Auswärtstätigkeit bewirten ‒ das gilt für die Lohnversteuerung
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage, www.steuer-webinar.de und Dipl.-Finanzwirt Jan-Philipp Muche, Hameln
| Sie bewirten Ihre Mitarbeiter häufig anlässlich einer Auswärtstätigkeit. In der Lohnabrechnung oder im Rahmen einer Betriebsprüfung wirft dies oft Fragen auf. VVP liefert Ihnen nachfolgend ein Update und bezieht dabei die neueste Rechtsprechung ein. |
Mahlzeitgestellung anlässlich einer Auswärtstätigkeit
Übernehmen Sie die Kosten für die Mahlzeit eines Mitarbeiters während einer auswärtigen Tätigkeit, z. B. einer Fortbildung, so liegt bei den Mitarbeitern grundsätzlich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Maßgebend für die Bewertung der jeweiligen Mahlzeit sind gemäß § 8 Abs. 2 S. 8 i. V. m. S. 6 EStG die jeweils geltenden Sachbezugswerte.
| |
Frühstück | 2,30 Euro |
Mittagessen | 4,40 Euro |
Abendessen | 4,40 Euro |
Für diesen Sachbezug lässt sich die 50-Euro-Freigrenze des § 8 Abs. 2 S. 11 EStG nicht nutzen. Denn der Sachbezug wurde nicht nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG bewertet.
|
Mitarbeiterin F aus dem Vermittlerbetrieb nimmt im Mai 2025 an einer halbtägigen Fortbildungsveranstaltung von neun Uhr bis 14 Uhr teil und bekommt in der Mittagspause eine Mahlzeit gestellt. Diese Mahlzeit ist in der Seminarpauschale, die der Vermittlerbetrieb übernommen hat, enthalten und der Höhe nach üblich.
Ergebnis: Die Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil dar, der mit dem amtlichen Sachbezugswert von 4,40 Euro bewertet wird. Es tritt sofort eine Steuerpflicht ein, da die Sachbezugsfreigrenze nicht anwendbar ist. Besteuert werden kann der Vorteil
|
Zuzahlungen des Mitarbeiters
Leistet Ihr Mitarbeiter eine Zuzahlung für die gestellte Mahlzeit, mindert diese Zuzahlung den geldwerten Vorteil. Übersteigt die Zuzahlung den geldwerten Vorteil (Sachbezugswert), verbleibt kein noch zu versteuernder Vorteil. Der Mitarbeiter kann den Betrag, der den Sachbezugswert übersteigt, auch nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Mahlzeit ‒ ja oder nein?
Der BFH hat im „Brötchenurteil“ entschieden, dass unbelegte Backwaren wie Brötchen und Rosinenbrot nebst Heißgetränken zum sofortigen Verzehr im Betrieb kein Frühstück sind. Dafür bräuchte es zusätzlich eines Aufstrichs oder Belags (BFH, Urteil vom 03.07.2019, Az. VI R 36/17, Abruf-Nr. 211195).
Z. B. kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Stellen Sie diese, ergibt sich kein zu versteuernder Sachbezug.
Übliche Mahlzeit
Um bei einer gestellten Mahlzeit die Sachbezugswerte anwenden zu können, muss der Wert der Mahlzeit üblich sein. Üblich ist eine Mahlzeit, wenn sie den Wert von 60 Euro einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 S. 6 und 8 EStG). Die Grenze von 60 Euro gilt dabei unabhängig davon, ob die Mahlzeit im In- oder Ausland gewährt wird. In den Preis einzubeziehen sind auch die Getränke, die zur Mahlzeit eingenommen werden.
Zuzahlungen des Mitarbeiters sind für die Frage der 60-Euro-Grenze nicht gegenzurechnen (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Az. IV C 5 ‒ S 2353/19/10011 :006, Rz. 63, Abruf-Nr. 219235). Zuzahlungen lassen also die steuerliche Beurteilung des gestellten Essens unberücksichtigt. Bei der nachfolgenden Versteuerung sind die Zuzahlungen hingegen mindernd anzusetzen. Überschreitet die Mahlzeit die 60-Euro-Grenze, ist zudem eine Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 Abs. 2 Nr. 1a EStG ausgeschlossen.
|
Mitarbeiter A und B nehmen an einer Messe teil. Beide verlassen das Haus um sieben Uhr und kommen um 19 Uhr wieder zu Hause an. In der Mittagspause verzehren A und B auf dem Messegelände ein Menü im Wert von je 65 Euro. Die Kosten erstattet der Vermittlerbetrieb.
Ergebnis: Bei der Essensgestellung handelt es sich um eine unübliche und schädliche Kostenübernahme durch den Arbeitgeber. Als Folge muss der Vorteil von je 65 Euro bei A und B mit den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen versteuert werden. Eine Lohnsteuerpauschalierung ist nicht möglich. |
Wichtig | Eine von Ihnen oder auf Ihre Veranlassung von einem Dritten abgegebene Mahlzeit mit einem höheren Preis als 60 Euro ist stets als Arbeitslohn zu erfassen. Das gilt auch dann, wenn der Preis der Mahlzeit zwar nicht offen in Rechnung gestellt, nach dem Gesamtbild der Umstände aber als unüblich i. S. v. § 8 Abs. 2 S. 8 EStG anzusehen ist und ein Wert der Mahlzeit von mehr als 60 Euro unterstellt werden kann. Im Zweifel ist der Wert der Mahlzeit zu schätzen. Dies gilt insbesondere bei Mahlzeiten im Rahmen von Fortbildungsveranstaltungen, wenn ein einheitlicher Preis für Fortbildung inkl. Mahlzeit vereinbart wurde. Es ist nach dem Gesamtbild der Verhältnisse im Einzelfall zu beurteilen, ob es sich um eine „übliche“ Beköstigung i. S. v. § 8 Abs. 2 S. 8 EStG gehandelt hat oder ob ein höherer Wert der Mahlzeit als 60 Euro anzunehmen ist.
Übersteigt der Wert der Mahlzeit den Wert von 60 Euro einschl. Umsatzsteuer, liegt keine übliche Bewirtung mehr vor. Folglich wird diese Bewirtung als Belohnung eingestuft und muss zwingend versteuert werden („Belohnungsessen“). Im Gegenzug dürfen die Mitarbeiter die volle Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen.
|
Die Angestellten A und B zahlen jeweils 30 Euro zum Essen von 65 Euro zu.
Ergebnis: Die Zuzahlung führt dazu, dass sich der zu versteuernde Vorteil von bisher 65 Euro auf 35 Euro reduziert. Die günstigen Sachbezugswerte und die Möglichkeit der Pauschalversteuerung sind nicht anwendbar, weil der reine Wert der Mahlzeit weiter über 60 Euro liegt. Die Zuzahlungen sind nicht gegenzurechnen. Allerdings kann die Mahlzeit in voller Höhe steuerfrei belassen werden, wenn A und B in diesem Monat keine anderen Sachbezüge erhalten haben. Da die Mahlzeit mit ihrem tatsächlichen Wert der Besteuerung unterliegt (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG), ist die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG anwendbar. A und B können zudem eine Verpflegungspauschale von jeweils 14 Euro in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. |
Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung
Stellen Sie (oder auf Ihre Veranlassung ein fremder Dritter) Ihrem Mitarbeiter kostenlos eine Mahlzeit, ist der Sachbezugswert gemäß § 8 Abs. 2 S. 9 EStG nicht als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Mitarbeiter für diesen Tag eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte (§ 9 Abs. 4a S. 1 bis 7 EStG). Im Gegenzug wäre aber seine Verpflegungspauschale um den Wert der erhaltenen Mahlzeit zu kürzen.
Verpflegungspauschalen
Es gelten für Inlandsreisen die folgenden Verpflegungspauschalen:
| |
Für eintägige Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung: Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte > acht Stunden | 14 Euro |
Für An- und Abreise einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung: ohne Prüfung von Abwesenheitszeiten | 14 Euro |
Für Zwischentage einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung: Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 24 Stunden | 28 Euro |
Berechnung des Kürzungsbetrags
Als Kürzungsbetrag für die Verpflegungsmehraufwendungen kann nicht der Wert gemäß Sachbezugsverordnung zugrunde gelegt werden. Vielmehr bestimmt § 9 Abs. 4a S. 8 EStG, dass sich die Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen bei einem dem Mitarbeiter anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit zur Verfügung gestellten Mahlzeit wie folgt berechnet:
- Für ein gestelltes Frühstück um 20 Prozent und
- für ein gestelltes Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent
der jeweiligen Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.
|
Eine Mitarbeiterin des Vermittlerbetriebs besucht im Juni 2025 eine eintägige Fortbildung und ist zehn Stunden von zu Hause abwesend. Während der Mittagspause übernimmt der Arbeitgeber die Kosten des Mittagessens (25 Euro).
Ergebnis: Grundsätzlich müsste der Arbeitgeber das gestellte Mittagessen mit dem Sachbezugswert von 4,40 Euro versteuern (§ 8 Abs. 2 S. 6 und 8 EStG). Auf die Versteuerung wird aber verzichtet, weil die Mitarbeiterin ihrerseits eine Verpflegungspauschale geltend machen kann (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG). Dafür reduziert sich die Verpflegungspauschale von 14 Euro (§ 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 3 EStG) um einen Betrag von 11,20 Euro (28 Euro x 40 Prozent) auf 2,80 Euro (§ 9 Abs. 4a S. 8 EStG). Diese 2,80 Euro kann der Vermittlerbetrieb zusätzlich steuer- und beitragsfrei der Mitarbeiterin erstatten. Leistet der Vermittlerbetrieb keine Erstattung, ist der Betrag bei der Mitarbeiterin als Werbungskosten abzugsfähig. |
Kürzung auch bei Nichteinnahme der Mahlzeiten
Der BFH hat entschieden, dass die Verpflegungspauschalen auch dann zu kürzen sind, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter Mahlzeiten zur Verfügung stellt, die dieser gar nicht einnimmt. Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist unabhängig davon, ob der Mitarbeiter die Mahlzeit auch tatsächlich zu sich nimmt bzw. aus welchen Gründen er die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt (BFH, Urteil vom 07.07.2020, Az. VI R 16/18, Abruf-Nr. 218800).
Kürzung auch bei Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitsstätte
Die Kürzung gilt auch, wenn der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte hat und unentgeltlich Mahlzeiten erhält. Eine Kürzung der Verpflegungspauschale wegen kostenloser Arbeitgeberverpflegung greift also nicht nur, wenn einem Mitarbeiter außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, sondern auch wenn jemand keine erste Tätigkeitsstätte hat (BFH, Urteil vom 12.07.2021, Az. VI R 27/19, Abruf-Nr. 224439).
Wurden einem Mitarbeiter von Ihnen als Arbeitgeber oder auf Ihre Veranlassung von einem Dritten während einer Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, muss im Lohnkonto zwingend der Großbuchstabe „M“ aufgezeichnet und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob aufgrund der gestellten Mahlzeit übrige Spesen gekürzt oder der Sachbezugswert versteuert wurde.
PRAXISTIPP | Das BMF-Schreiben vom 25.11.2020 enthält diverse Berechnungsbeispiele, ob, wann und in welchem Umfang die Verpflegungspauschalen zu kürzen sind, wie Zuzahlungen der Mitarbeiter zu berücksichtigen sind und wie sich Zuzahlungen bei mehrtägig auswärtiger Bewirtung auswirken. |
Besonderheit: Kürzung maximal bis auf null Euro vorzunehmen
In gewissen Konstellationen kann es dazu kommen, dass die Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen höher wäre als die Verpflegungspauschale, die der Mitarbeiter für diesen Tag als Werbungskosten geltend machen könnte. Dies könnte z. B. bei einem Anreisetag bzw. bei einem Abreisetag passieren, wenn mehr als eine Mahlzeit gestellt wird. Denn bei Gestellung von mehreren Mahlzeiten sind die Kürzungsbeträge zu addieren. In diesem Fall ist die Kürzung aber nur bis zu einem Wert der Verpflegungsmehraufwendungen von null Euro vorzunehmen (BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 73).
|
Mitarbeiter C nimmt an einer mehrtägigen Fortbildungsveranstaltung des Arbeitgebers teil. Am Montag reist er um 21 Uhr an und bekommt keine Bewirtung gestellt. Am Dienstag ist er ganztägig abwesend. Abends isst er mit seinem Kollegen ein Abendmenü für 70 Euro pro Person, welches der Vermittlerbetrieb bezahlt. Am Mittwoch bekommt er ein Frühstück und ein Mittagessen gestellt und erreicht seine Wohnung um 17 Uhr.
Ergebnis:
|
Pauschale Versteuerung zulasten des Arbeitgebers
Zahlen Sie zu hohe Verpflegungsmehraufwendungen oder verzichten Sie auf eine Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Mahlzeitengestellung, liegt grundsätzlich ein geldwerter Vorteil und somit Arbeitslohn vor.
- Diesen Arbeitslohn können Sie allerdings pauschal zu Ihren Lasten versteuern, soweit die dem Mitarbeiter zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent überstiegen werden.
- Der pauschale Steuersatz beträgt in dem Fall 25 Prozent (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG).
|
Mitarbeiter M besucht auf Weisung des Vermittlerbetriebs eine eintägige Fortbildung. Er verlässt seine Wohnung um sieben Uhr und kehrt um 17 Uhr nach Hause zurück.
Ergebnis: Der Vermittlerbetrieb kann eine Verpflegungspauschale von 14 Euro (Abwesenheit über acht Stunden) steuerfrei auszahlen. Er kann M weitere 14 Euro zuwenden, wenn er diese zu seinen eigenen Lasten pauschal mit 25 Prozent versteuert. Möchte der Vermittlerbetrieb daneben noch weitere Zahlungen leisten, sind diese Beträge zu den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen zu versteuern. |
|
Dem Mitarbeiter wird während der Fortbildung ein Mittagessen gestellt.
Ergebnis: Das gestellte Mittagessen reduziert die Verpflegungsmehraufwendungen von 14 Euro um 11,20 Euro auf 2,80 Euro (§ 9 Abs. 4a S. 8 Nr. 2 EStG). Der Vermittlerbetrieb hat die Möglichkeit, dem Mitarbeiter neben dem bereits gestellten Mittagessen weitere 2,80 Euro steuerfrei zuzuwenden. Möchte der Vermittlerbetrieb weitere Zahlungen leisten, kann er bis zu 14 Euro leisten und diese zu seinen eigenen Lasten pauschal mit 25 Prozent versteuern. Alle darüber hinaus gehenden Zahlungen unterliegen den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Mitarbeiters. |
Essensmarken bei Auswärtstätigkeiten
Erhält Ihr Mitarbeiter für Tage mit Auswärtstätigkeiten Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), handelt es sich nicht um eine von Ihnen gestellte Mahlzeit, solange die Dreimonatsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das BMF geht davon aus, dass der Mitarbeiter in diesen Fällen die Mahlzeit selbst veranlasst. Die Essensmarke verbilligt die Mahlzeit nur.
Der Wert der Essensmarke kann als Verpflegungszuschuss bis zur Höhe der Verpflegungspauschale von 14 Euro bzw. 28 Euro steuerfrei bleiben. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind die Essensmarken mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Das setzt voraus, dass die übrigen Voraussetzungen vorliegen, unter denen die Essensmarken zu einer Gestellung von arbeitstäglichen Mahlzeiten führen (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 a LStR, BMF, Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 76).
Weiterführender Hinweis
- Beitrag „Mitarbeiter richtig bewirten: Das gilt für die Lohnversteuerung“, VVP 9/2024, Seite 13 → Abruf-Nr. 47716034
