Geheime Mitarbeiter-Absprachen im Chat - Wie können Unternehmen Compliance sicherstellen?

| Um sich im Berufsalltag über vertrauliche Dinge mit Kollegen und Geschäftspartnern abzustimmen, nutzt mehr als jeder vierte deutsche Arbeitnehmer Chats. Grund hierfür: Derartige Vertraulichkeiten sollen laut den Befragten nicht unbedingt in ihren beruflichen E-Mails auffindbar sein. Dies sind Ergebnisse einer aktuellen Studie unter 1.000 deutschen Arbeitnehmern zum Thema Wirtschaftskriminalität von Recommind, einem führenden Anbieter von E-Discovery-Lösungen und Analyse-Technologien. |

Laut Umfrage findet die Kommunikation im Job vor allem noch über persönliche Gespräche (72 Prozent), Telefon (45 Prozent) und E-Mails (38 Prozent) statt. Im Vergleich dazu ist der Mitarbeiter-Chat ein neuer Kanal, der jedoch zunehmend Akzeptanz erfährt. So nutzt jeder zehnte deutsche Arbeitnehmer laut eigenen Angaben bereits öfter Chat als E-Mail für den Austausch mit Kollegen und Geschäftspartnern - vor allem für brisante Themen (27 Prozent) oder zur Abstimmung für Verabredungen (15 Prozent).

Chat ist das neue E-Mail

Die Umfrage-Ergebnisse geben einen Hinweis darauf, dass der Mitarbeiter-Chat als vergleichsweise neuer Kanal die Gefahr birgt, dass sich Beschäftigte hier unrechtmäßig mit Geschäftspartnern auch über betriebliche Interna austauschen könnten. Mit Hinblick auf die Einhaltung von Compliance-Richtlinien stellt diese Entwicklung Unternehmen vor Herausforderungen.

„Viele Arbeitnehmer sind der Meinung, dass sich Inhalte in Chats gar nicht oder nur schwer nachvollziehen lassen. Dies verleitet dazu, vertrauliche Dinge, von denen der Arbeitgeber nicht unbedingt erfahren soll, mit Kollegen und Geschäftspartnern eher per Chat auszutauschen“, so Hartwig Laute, Geschäftsführer der Recommind GmbH. „Dies wird besonders brisant, wenn sich Angestellte unwissentlich oder wissentlich unerlaubt über Preise und Marktverhältnisse absprechen und so gegen Compliance-Richtlinien oder Kartellrecht verstoßen.“

E-Discovery minimiert Risiken bei Compliance-Verstößen - auch im Chat

Wollen Unternehmen mögliche Verstöße vorzeitig erkennen, müssen Chats ebenso wie E-Mails mittels E-Discovery-Lösungen durchsuchbar gemacht werden. Diese erlauben die IT-gestützte Durchsuchung großer Datenmengen und stellen in Kartellrechtsverfahren ein wichtiges Instrument dar, wenn es um die Schadensminimierung geht. So ist für die Verteidigung im Ernstfall eine schnelle Beweisaufnahme und -sicherung durch die hauseigene Rechtsabteilung - in den meisten Fällen jedoch durch eine externe Kanzlei - notwendig. Um die Informationen beschaffen zu können, die zur schnellen Aufklärung der Lage beitragen und die maximale Kooperation mit der Kartellbehörde ermöglichen, brauchen Unternehmen und Juristen Lösungen, die ihnen dabei helfen, kritische Inhalte zu erfassen.

Axcelerate 5.5 um Suchfunktion für Messaging-Dienst erweitert

Mit der neuen Version 5.5 der renommierten Cloud-basierten E-Discovery-Plattform Axcelerate von Recommind können Unternehmen neben Inhalten aus E-Mails nun ebenfalls Daten aus Instant-Messaging-Diensten wie Skype, Google Chat und Instant Bloomberg filtern und auswerten. Gerade E-Mails und Chats beinhalten große und unstrukturierte Datenmengen sowie Metadaten und sind daher meist nur aufwändig analysierbar. Zudem unterstützt Axcelerate 5.5 dabei, Kommunikationsverhalten, -muster und -intensität zu visualisieren.

Anonymisierung und Pseudonymisierung gewährleistet Datenschutz

Über Anonymisierung oder Pseudonymisierung personenbezogener Informationen lassen sich beim Einsatz von Axcelerate 5.5 Datenbestände zudem so aufbereiten, dass E-Mail-Korrespondenzen auch präventiv überprüft werden können. Bei der Anonymisierung werden alle personenbezogenen Daten, die die Identität der betreffenden Gesprächspartner preisgeben könnten, wie bei einem zensierten Dokument geschwärzt. Erst bei Aufkommen oder Erhärtung eines Verdachtsmoments wird die Identität des Mitarbeiters offengelegt. „E-Discovery-Software trägt deutlich zur Schadensprävention bei. In Kartellrechtsverfahren kann sie den Ausgang maßgeblich beeinflussen und Abläufe innerhalb eines Unternehmens effizienter machen. Präventiv angewendet, hilft die Software Unternehmen dabei, Compliance-konform zu handeln und zwar bevor die Ermittler vor der Tür stehen. Gleichzeitig unterstützt sie dabei, dass Mitarbeiter ihre Rechte gewahrt sehen. Der Datenschutz darf in keinem Fall ignoriert werden, denn das wäre mit erheblichen Rechtsfolgen verbunden“, so Hartwig Laute.