04.01.2019 · Fachbeitrag · Datenschutz

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten in der Rechtsanwaltskanzlei

von RA Heike Mareck, externe Datenschutzbeauftragte, Dortmund

| Für eine Kanzlei ist es eine schwierige Aufgabe, ein „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ im Rahmen des Datenschutzes anzulegen. Das liegt zum einen daran, dass kaum jemand weiß, welche Kanzleibereiche eingetragen werden müssen. Zum anderen sagen einem Begriffe wie „Beschreibung der Kategorien personenbezogener Daten“ oder „Kategorien von Empfängern“ wenig. Doch das Verzeichnis zu übergehen, ist gefährlich. Denn Zuwiderhandlungen können nach Art. 83 Abs. 4 Buchst. a DS-GVO sanktioniert werden. Der Beitrag gibt einige Tipps. |

1. In welcher Form am besten führen?

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist wegen Art. 30 Abs. 3 DS-GVO in Textform (§ 126b BGB) oder als elektronisches Dokument zu führen. Damit ist eine einfache Zusammenstellung von internen Hyperlinks nicht tauglich, wohl aber ein Dokument, das auf beigefügte Anlagen verweist. Es empfiehlt sich, das Gesamtverzeichnis in Form einer Excel-Tabelle zu führen. Damit können Ergänzungen eingepflegt bzw. wegfallende Aktivitäten (zum Beispiel Newsletter oder Blog) unkomplizierter erhoben oder gelöscht werden.

2. Wer macht was in der Kanzlei?

Im Gegensatz zum Verfahrensverzeichnis nach dem Bundesdatenschutzgesetz ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nicht an den Datenschutzbeauftragten zu übergeben, sondern unmittelbar vom Verantwortlichen (also dem Kanzleiinhaber) zu führen.