§ 19 EStG - Anpassungen vor dem Jahresende für das Lohnbüro und die Belegschaft

Umstellung auf ELStAM im Laufe von 2013

Ab 2013 beginnt die Umstellung auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM. Für 2012 vorhandene Freibeträge werden nicht automatisch für 2012 berücksichtigt und sollten daher vor Silvester mithilfe des Lohnsteuerermäßigungsantrags neu beim FA beantragt werden. Nur so können diese ab Januar 2013 bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Ausnahmen bestehen für schon 2012 gewährte Behinderten-und Hinterbliebenen-Pauschbeträge sowie antragsabhängige Kinderfreibeträge aufgrund mehrjähriger Berücksichtigung, die bereits für 2013 in der ELStAM-Datenbank enthalten sind.  

Betrieben stehen die ELStAM für ihre Arbeitnehmer seit dem 1.11.2012 maschinell verwertbar zum Abruf zur Verfügung. Diese sind ins Lohnkonto zu übernehmen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer für den Abruf der ELStAM anzumelden und die gebildeten Daten für die darauf folgende nächste Lohnabrechnung abzurufen. Das ist nur möglich, wenn ein Arbeitgebersignal angelegt ist. Anschließend sind die Abzugsmerkmale monatlich abzufragen und in der Gehaltsabrechnung auszuweisen. Der alleinige Arbeitnehmer-Ehegatte erhält Klasse III. Ansonsten erhalten beide Partner automatisch die Klasse IV. Auf Antrag beim Wohnsitzfinanzamt kann die Kombination III/V gewählt werden. Fehlen dem Arbeitgeber Daten, hat er den Steuerabzug nach Klasse VI durchzuführen, etwa wenn der Arbeitnehmer seine Steuer-ID oder Geburtsdatum nicht mitteilt oder den Betrieb zur Übermittlung der ELStAM sperren lässt.  

Die Verwaltung gewährt eine Kulanzfrist bis Ende 2013, innerhalb derer jeder Arbeitgeber entscheiden kann, wann er von Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung auf ELStAM umstellt. Das kann für alle Arbeitnehmer gleichzeitig oder individuell gewählt werden, etwa pro Abteilungen und Betriebsstätte. Spätester Umstieg ist jedoch der Zeitpunkt der Abrechnung für Dezember 2013. Mindestens eine Lohnabrechnung muss nämlich noch im Jahr 2013 mit elektronischen Daten erfolgen. Bis zur Umstellung auf den elektronischen Abruf der Daten der Arbeitnehmer bleibt alles beim Alten. Für die Lohnabrechnung werden die bisher verwendeten Daten über Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung genutzt. Nach dem Datenabruf darf für interne Prüfungen noch bis zu sechs Monate auf die Umstellung verzichtet werden, die folglich dann auch 2014 erfolgen kann.