§ 5 EStG - Kosten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind rückstellungsfähig

Nach den §§ 257 HGB und 147 AO ist ein Kaufmann verpflichtet, Geschäftsunterlagen sechs bzw. zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahrs, in dem Eintragungen gemacht wurden oder Belege entstanden sind. In Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Die handelsrechtliche Verpflichtung gemäß § 249 Abs. 1 HGB gilt wegen des Maßgeblichkeitsgrundsatzes zwingend auch für die Steuerbilanz. Für die Bewertung sind sämtliche Einzelkosten sowie ein angemessener Teil der Gemeinkosten maßgebend. Hierzu gehören beispielsweise:  

• anteilige Grundstücksaufwendungen wie AfA, Miete, Reinigung und Instandhaltung,

• Gebäudeversicherung, Grundsteuer, Schuldzinsen,

• Betriebsausgaben und AfA für die Einrichtungen im Archiv,

• anteilige Personalkosten für Aufbewahrungsräume und

• interne und externe Kosten für Archivierung, Sicherung und Lesbarmachung der Datenbestände.

Nicht rückstellungsfähig sind dagegen erst künftig anfallende Aufwendungen wie eine Archiverweiterung, der Kauf weiterer Ordner und Regale oder die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Gleiches gilt für Dokumente, die grundsätzlich nicht oder wegen Zeitablauf nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind, aber weiter vorrätig gehalten werden sollen. Insoweit müssen die Kosten aufgeteilt werden.  

Hinweis: Die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen, da die Verpflichtung zur Archivierung mit dem Entstehen der Belege beginnt. Insoweit findet die Vorschrift des § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchstabe e) EStG keine Anwendung.