Archivierung - Rechnungen auf CD
Anfragen, insbesondere von Apotheken, ob Lieferanten anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden (Apotheken) erstellen können, sodass die Kunden auf die Aufbewahrung der Tagesrechnungen und ggf. auch Lieferscheine, die ihnen vom Lieferanten zugesandt worden sind, verzichten können, sind zu verneinen.
Rechnungen sind als Handels- oder Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren. Papierrechnungen können auch auf einem Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und die Wiedergabe mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen alle Vermerke auf dem Original (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen) erhalten bleiben. Aufzubewahrende Unterlagen können folglich nur die Rechnung oder der Lieferschein sein, die dem Kunden zeitnah mit der Lieferung im Original zugegangen sind - unabhängig davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich Vermerke angebracht hat. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen der Originalrechnung im Zeitpunkt der Vorsteuerbuchung (BFH 16.4.97, BStBl II 97, 582). Allein mit Aufbewahrung der Archivierungs-CD erfüllt der Kunde seine Aufbewahrungspflichten nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern lediglich Unterlagen eines Dritten (Bayerisches LfSt 13.2.12, S 0317.1.1-5/1 St42).
