Aufbewahrungspflichten - Diese privaten Unterlagen werden 2007 nicht mehr benötigt

Für Privatbelege außerhalb der Gewinneinkünfte, etwa zu Mieteinnahmen, Werbungskosten oder Sonderausgaben, besteht keine Aufbewahrungspflicht i.S.d. § 147 AO. Die Belege werden lediglich für die entsprechende Veranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt. Nach Rückgabe durch das Finanzamt müssen sie aufgrund der erfüllten Beweislast nicht mehr bereitgehalten werden. Dies gilt auch bei Bescheiden unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Steuerpflichtige darauf hingewiesen wird, dass es im Hinblick auf die weiterhin bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren.  

Bei einer Erklärungsabgabe mittels ELSTER gilt hingegen etwas anderes. Hier werden die Betroffenen durch einen Hinweis in der Anlage zur komprimierten Steuererklärung darauf aufmerksam gemacht, dass die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren sind.  

Eine Besonderheit besteht für Empfänger von Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Das betrifft Umsätze, die sich auf die Bebauung, Verwertung, Nutzung, Unterhaltung, Veräußerung oder Erwerb selbst beziehen. Hier sind Privatpersonen nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG verpflichtet, Rechnung, Zahlungsbeleg (Kontoauszug, Quittung) oder andere beweiskräftige Unterlagen (Bauverträge, Abnahmeprotokolle) zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung gilt auch dann, wenn der leistende Unternehmer in der Rechnung hierauf nicht hingewiesen hat oder dies bei einer Kleinbetragsrechnung auch nicht muss. Der vorsätzliche oder leichtfertige Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten ist nach § 26a Abs. 1 Nr. 3 UStG eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 500 EUR geahndet werden kann.