Aufbewahrungspflichten - Was darf 2010 in den Reißwolf?

Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem letzte Eintragungen gemacht, Abschlüsse festgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Das gilt für Belege, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten auch für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Das betrifft etwa EÜR-Rechner für umsatzsteuerliche Zwecke gem. § 22 UStG oder die in H 18.2 EStH aufgelisteten Aufzeichnungspflichten für Freiberufler.  

2010 können Geschäftsunterlagen vernichtet werden, die 1999 oder früher erstellt wurden. Das gilt etwa für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, Buchungsbelege sowie Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.  

2003 oder früher erstellte Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge können ebenfalls nach dem Jahreswechsel vernichtet werden. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Lohnunterlagen für die Sozialversicherung hingegen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres aufzubewahren.