Rechnungsanforderungen - Benötigte Angaben in Belegen über Geschäftsessen

Bei Bewirtungskosten ist zwischen dem Abzug mit 70 v.H. als Betriebsausgabe gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG (R 4.10 Abs. 5 - 9 EStR) und dem vollen Vorsteuerabzug nach § 15 UStG zu unterscheiden. In beiden Fällen sind jedoch formale Voraussetzungen zu beachten. Bei Bewirtungen in Restaurants muss der Nachweis über einen Vordruck erfolgen, der sich in der Regel auf der Rückseite der Gaststättenrechnung befindet. Erforderlich sind darüber hinaus Angaben zum Anlass der Bewirtung, die Namen der teilnehmenden Personen sowie die Unterschrift des Einladenden. Diese Aufstellung ist dann der Gaststättenrechnung beizufügen. Diese muss maschinell erstellt und neben dem Tag der Bewirtung auch eine genaue Bezeichnung der Mahlzeiten enthalten; die übliche allgemeine Angabe „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus. Lediglich bei Kleinbetragsrechnungen bis 100 EUR brutto (ab 2007: 150 EUR) dürfen für den Vorsteuerabzug einige Angaben, z.B. der separate Steuer- ausweis, fehlen.  

Bei höheren Rechnungsbeträgen muss die Endsumme nach Steuersätzen sowie -beträgen detailliert aufgeschlüsselt werden sowie Name und Anschrift des Bewirtenden enthalten. Hierbei reicht eine handschriftliche Ergänzung durch den Gastwirt aus. Sofern der Endbetrag aufgerundet wird, muss dieses nicht maschinell ausgewiesene Trinkgeld zusätzlich auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger abgezeichnet werden. Zu beachten ist zudem, dass Bewirtungskosten einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.  

Ergänzende Hinweise:  

BMF 23.6.05, IV A 5 - S 7303 a - 18/05, BStBl I 05, 816; 29.1.04, IV B 7 - S 7280 - 19/04, BStBl I 04, 258