Verstärkte Anforderungen an das Fahrtenbuch

Der BFH hat sich jüngst in mehreren Urteilen zu den Voraussetzungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geäußert (s. AStW 06, 317, BFH 9.11.05, VI R 27/05, DB 06, 647, 16.11.05, VI R 64/04, DB 06, 648, 16.3.06, VI R 86/04 und VI R 87/04, BB 06, 977). Danach müssen die Aufzeichnungen vollständig, fortlaufend und zeitnah erfolgen und nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen oder dokumentierbar sein. Hierzu reichen weder lose Zettel noch ein Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel. Zudem fordert R 31 Abs. 9 LStR für dienstliche Fahrten Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit sowie Reiseziel, Reiseroute bei Umwegen, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner anzugeben.  

Der BFH geht aber noch weiter. Nach seiner Ansicht muss das Fahrtenbuch sämtliche Angaben enthalten, die eine dienstliche Veranlassung plausibel und überprüfbar machen. Daher ist auch das Motiv der dienstlichen Fahrt wie beispielsweise ein Kundenbesuch anzugeben. Eine allgemeine Ortsangabe reicht nur dann aus, wenn der aufgesuchte Geschäftspartner sich hieraus zweifelsfrei ergibt oder sich sein Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt. Diese Zusatzbelege dürfen dann aber nicht mehr ergänzungsbedürftig sein. Ausreichend wäre hier eine Kundenliste. Die hilft aber dann nicht weiter, wenn es im aufgezeichneten Ort mehrere Geschäftspartner gibt.  

Werden an einem Tag mehrere Kunden aufgesucht, muss nicht jeder einzelne Teilabschnitt als eigenständige Dienstreise angesehen werden. Insoweit kann von einer einheitlichen beruflichen Fahrt ausgegangen werden, die dann aus mehreren Teilabschnitten besteht. Der Kilometerstand braucht nur zu Beginn und Ende dieser gesamten Reise einmal vermerkt zu werden. Diese Erleichterung gilt aber nur, wenn die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge der Besuche aufgeführt sind.