07.05.2024 · Fachbeitrag · Bilanzierung

Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Das LfSt Niedersachsen hat in einer aktuellen Verfügung ausführlich dazu Stellung genommen, welche steuerlichen Besonderheiten bei der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier oder in digitaler Form zu beachten sind. Danach gilt Folgendes:

Rückstellungspflicht

Sowohl nach Handels- als auch nach Steuerbilanz „ist“ für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, weil dafür eine öffentlich-rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Übersicht /

Rückstellungsfähige Kosten

Nicht rückstellungsfähige Kosten

Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierter Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr

Einmaliger Aufwendungen für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung

Raumkosten (anteilige Miete, Gebäude-Afa, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Nebenkosten etc.)

Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, es sei denn, diese sind bereits vollständig abgeschrieben

Anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume

Zinsanteil aus Leasingraten, wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist

Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern

Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen

Kosten für die Aufbewahrung von Mandantendaten sowie Handakten einer Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft

Beachten Sie | Was nicht in dieser Verfügung steht, in der Praxis bei Betriebsprüfungen aber häufig zu einer bösen Überraschung führt: Sind in der Rückstellung Mieten oder Zinsen enthalten, sind diese nach § 8 Nr. 1 GewStG anteilig dem Gewerbeertrag wieder hinzuzurechnen.

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